淺論電子檔案安全管理的有效策略

潘鑫江蘇省鹽城市黃沙港閘管理所

淺論電子檔案安全管理的有效策略

潘鑫
江蘇省鹽城市黃沙港閘管理所

摘要：在如今的信息時代，科學技術的不斷突破，信息技術設施的普遍應用，極大的提升檔案管理的水平。為了提高檔案管理工作的效率，電子檔案的使用范圍越來越廣。加強電子檔案的安全管理，確保檔案管理更好的為社會主義建設事業(yè)服務，需要加強宏觀監(jiān)督管理，設置專職的檔案管理部門機構，配備專業(yè)的檔案管理人員，增強人們的安全意識，完善電子檔案管理系統(tǒng)的功能，健全檔案的安全應用管理制度，應用先進安全的技術等，確保檔案管理的安全性。

關鍵詞：電子檔案；檔案管理；安全性；策略

檔案是很多具有特殊用途、極具保存價值的文件資料，在安全性方面具有很高的要求。在當前數字化、智能化的信息時代，當前社會各個領域的快速發(fā)展，信息資料越來越多，紙質檔案的人工管理模式已經明顯的落后于時代，檔案管理方式和手段也不斷創(chuàng)新，利用了很多先進的器械設備和信息技術，檔案管理也逐漸實現了由傳統(tǒng)紙質檔案向電子檔案的轉變。提升電子檔案管理的安全性，確保檔案管理事業(yè)的健康良好發(fā)展，才能更好的發(fā)揮檔案管理的服務功能。結合當前電子檔案管理的現狀，提升電子檔案管理的安全系數的具體做法如下。

一、加強宏觀監(jiān)督管理，設置專職檔案管理的部門機構

檔案管理是社會管理工作的重要組成部分，電子檔案是當前數字化時代的產物，也是現代檔案管理中至關重要的內容，做好電子檔案的安全管理工作，是時代進步和社會發(fā)展的必然要求。盡管當前我國已經基本上建立層次分明的檔案管理機構，但是，相對來說，有關電子檔案安全管理工作的落實和監(jiān)管仍然存在著很多不到位的情況，對于電子檔案管理的安全性方面留下了一些隱患，造成了不利的影響。為了更好的做好檔案管理工作，發(fā)揮電子檔案的應用價值，首先需要國家政府對于檔案管理工作高度重視，以檔案安全管理的先進理念指導當前的檔案管理實踐，更好的履行政府機關部門的管理監(jiān)督職能，設置專門進行檔案管理的組織機構，明確工作職責，完善各種功能，對于檔案管理的網絡系統(tǒng)進行科學的規(guī)劃、系統(tǒng)的設計，加強有關檔案管理方面的理論研究，學習借鑒先進的電子檔案管理經驗，出臺有關政策文件，做好各級各類電子檔案安全管理工作的指導，加大宏觀方面的教育引導，為做到電子檔案的安全管理打造一個有利的外部環(huán)境。

二、建立專業(yè)人才隊伍，增強檔案管理人員的安全意識

檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)水平、信息技術基礎，以及職業(yè)道德等各個方面都會直接影響從業(yè)人員的工作態(tài)度、行為和效果，成為干擾電子檔案全安管理的重要因素。目前來看，現有檔案管理人員還沒有從思想上真正認識到電子檔案安全管理的重要性，整體安全意識還比較薄弱，現在的檔案管理人員的專業(yè)知識、技能普遍比較薄弱，人員的流動性也比較強，導致這些從業(yè)人員的工作態(tài)度不夠端正，在工作中存在著敷衍了事的情況，以及不按照規(guī)范進行隨意操作的問題，對于電子檔案的安全造成了一定威脅。所以，為了實現電子檔案的安全管理，還需要重視檔案管理人員的因素，加強思想教育，轉變工作態(tài)度，豐富檔案管理的專業(yè)知識，提升專業(yè)技能，增強檔案管理人員的責任感，強化其安全意識另外，做好檔案管理人員的職業(yè)道德教育，樹立從業(yè)人員的職業(yè)理想，培養(yǎng)愛崗敬業(yè)的精神，從而自覺嚴格的遵守各種檔案管理制度和流程，把各種電子檔案管理工作落到實處。

三、規(guī)范電子檔案操作，健全電子檔案管理的安全制度

電子檔案的安全管理涉及到人員、技術、平臺、系統(tǒng)等各個方面，是一項比較復雜而繁瑣的工作，只有建立了簡便易行的操作流程，按照嚴謹細致的操作步驟，制定出科學合理的管理規(guī)制，讓電子檔案管理可以規(guī)范操作，避免人為操作過程中的各種疏漏，才能確保電子檔案的安全管理有章可循，有規(guī)范標準可以參照。因此，除了國家方面需要加強電子檔案安全管理方面的立法、執(zhí)法工作之外，還需要結合當前電子檔案安全管理的實際情況，針對已經存在的和可能存在的各種問題，在參考國家相關政策、法律的基礎上，建立健全各種進行電子檔案安全管理的規(guī)章制度，對于電子檔案的管理和應用行為進行約束，嚴格的按照檔案管理的操作權限，做好電子檔案的安全管理，以及電子檔案管理信息系統(tǒng)的合規(guī)操作。另外，為了避免電子檔案信息的泄漏、丟失和損壞等情況，還需要嚴格的落實電子檔案信息應用的登記管理規(guī)定，做好檔案調取、查閱和應用的詳細記錄，規(guī)避造成電子檔案信息的不安全因素。

四、應用先進管理技術，提升檔案管理系統(tǒng)的安全性能

在現代科技領域，信息技術的發(fā)展一直都是走在最前列。各種新技術、新設備層出不窮，為實現檔案管理的電子化、信息化提供了可能。不容否認，在信息技術不斷突破的同時，各種技術方面的不安全因素也一直存在，也成為影響電子檔案管理安全性的重要原因。所以，為了提升電子檔案的安全管理水平，也需要不斷應用先進的技術，提高技術標準，更新各種電子檔案管理軟件和系統(tǒng)，增強電子檔案管理系統(tǒng)的安全性，有效的防范病毒侵害、黑客攻擊。在日常電子檔案管理工作中，做好各種病毒查殺、系統(tǒng)更新等防范措施，有效的維護電子檔案管理系統(tǒng)的安全。同時，通過分析各種電子檔案管理系統(tǒng)的安全性問題，找出原因，提出對策，制定出切實可行的預案，增強預防電子檔案管理系統(tǒng)的安全風險的效果。

綜上所述，檔案管理的安全性問題是一個老生常談的問題，尤其在當前知識經濟時代，信息技術手段也被應用于檔案管理工作中，電子檔案的安全管理顯得更加重要，也引起了社會各界日益廣泛的關注。通過提升電子檔案管理的硬件水平，優(yōu)化各種軟件，制定各種檔案安全管理制度，增強檔案管理人員的安全意識和綜合素質，有效的防范各種不安全因素，讓電子檔案管理具有更好的安全性，實現檔案管理事業(yè)的更好發(fā)展。

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