探析實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理電子化與信息化的必要性

王芹海陽(yáng)市環(huán)境衛(wèi)生管理處

探析實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理電子化與信息化的必要性

王芹
海陽(yáng)市環(huán)境衛(wèi)生管理處

摘要：實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理的電子化與信息化是社會(huì)發(fā)展、拓展服務(wù)領(lǐng)域、提高工作效率、與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接軌以及實(shí)現(xiàn)信息資源共享的必然要求，需要多措并舉：樹(shù)立創(chuàng)新理念，提高工作人員的素質(zhì)和技術(shù)水平，完善制度體系。

關(guān)鍵詞：環(huán)境檔案；電子化；信息化；必要性

傳統(tǒng)的環(huán)境檔案管理存在諸多不足，面對(duì)信息技術(shù)不斷更新的形勢(shì)，其必將向電子化、信息化的方向發(fā)展。本文將結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)環(huán)境檔案管理電子化與信息化的必要性這一問(wèn)題進(jìn)行探究。

一、檔案管理面臨的問(wèn)題

1.1對(duì)檔案管理信息化、電子化的認(rèn)識(shí)水平低

也許在很多人看來(lái)，檔案的電子化、信息化只是將各種文檔存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)及電子設(shè)備中，這種想法是再簡(jiǎn)單不過(guò)的淺層次認(rèn)識(shí)；甚至還有人認(rèn)識(shí)程度不夠，對(duì)檔案管理的電子化、信息化持懷疑態(tài)度，不覺(jué)得這種做法能起到便利作用；大家習(xí)慣于以往的紙質(zhì)檔案管理，并不太接受新時(shí)期的檔案管理的電子化、信息化。由于以上問(wèn)題的長(zhǎng)期存在，人們的思想認(rèn)識(shí)得不到更新，從而滯后了檔案管理的電子化發(fā)展。

1.2檔案管理人員的工作水平不夠

在環(huán)境檔案的管理工作中，要想實(shí)現(xiàn)電子化、信息化的程度，就必須具備高水平的技術(shù)人員。只會(huì)簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)操作，是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還應(yīng)同時(shí)具備高層次的知識(shí)水平與超強(qiáng)的技術(shù)水平。就目前的社會(huì)現(xiàn)狀來(lái)看，在檔案管理方面，技術(shù)人員的素質(zhì)能力是達(dá)不到高水平標(biāo)準(zhǔn)的，更缺乏檔案、信息處理方面的復(fù)合型人才。可以說(shuō)，技術(shù)人員水平的參差不齊，直接導(dǎo)致了環(huán)境檔案管理的電子化、信息化水平較為低下。

1.3缺乏規(guī)范性的管理

任何一個(gè)部門的管理都離不開(kāi)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)條例，就檔案管理而言，為了促進(jìn)電子化、信息化的管理，需要具備規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的管理工作。在歷史原因的影響下，分門別類的檔案在著錄細(xì)則上存在著不能相容的特點(diǎn)，系統(tǒng)軟件的移植性不強(qiáng)，檔案的管理電子化缺乏管理的標(biāo)準(zhǔn)，這就制約了環(huán)境檔案管理的電子化建設(shè)。

二、環(huán)境檔案管理電子化、信息化的必要性

2.1社會(huì)發(fā)展的需要

隨著當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也得到空前的進(jìn)步，辦公自動(dòng)化的進(jìn)程也在加快，環(huán)境檔案管理迎合發(fā)展，也要提高電子化、信息化的進(jìn)程。傳統(tǒng)的手工操作和人工管理，紙質(zhì)存檔的形式不再適合社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)代化的管理模式、查詢系統(tǒng)在信息技術(shù)的發(fā)展下，其存在性具有很大的意義。信息技術(shù)的覆蓋面越來(lái)越廣，環(huán)境檔案管理的電子化、信息化符合社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。

2.2拓寬服務(wù)領(lǐng)域

環(huán)境檔案管理的電子化、信息化，可以為信息社會(huì)提供大量、可靠的基礎(chǔ)性公共原生信息。在這個(gè)信息共享的社會(huì)，滿足了人們對(duì)信息的需求，促進(jìn)了信息的社會(huì)化。在對(duì)信息技術(shù)的開(kāi)發(fā)利用條件下，環(huán)境檔案管理產(chǎn)生了巨大的社會(huì)效益，拓寬了檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域。

2.3提高工作效率

在信息化社會(huì)的發(fā)展下，原來(lái)傳統(tǒng)的檔案管理方式太過(guò)于繁瑣，而且很不方便，但是在環(huán)境檔案電子化、信息化管理后，大大的提高了管理工作的效率，促進(jìn)了工作的有序進(jìn)行。環(huán)境檔案管理的工作人員，運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)，直接通過(guò)電子設(shè)備將信息錄入到檔案庫(kù)當(dāng)中，其自動(dòng)生成的時(shí)間相對(duì)與傳統(tǒng)的手工錄入減少了很大的工作量，縮短了檔案形成和利用的周期，在提高工作效率的同時(shí)，也能促進(jìn)環(huán)境檔案管理的電子化與現(xiàn)代化發(fā)展。

2.4與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接軌

數(shù)字時(shí)代下，信息技術(shù)在不斷的發(fā)展。在現(xiàn)代社會(huì)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)環(huán)境管理檔案的信息化、電子化，可以促進(jìn)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的全面接軌。在接受了辦公自動(dòng)化工程中形成的信息后，直接儲(chǔ)存為數(shù)字檔案，這樣環(huán)境檔案對(duì)其進(jìn)行有效的管理，達(dá)到優(yōu)化檔案信息資源的作用。

2.5實(shí)現(xiàn)信息資源共享

電子化、信息化的環(huán)境檔案管理，可以使檔案跨越時(shí)間、地點(diǎn)、空間的限制，使得信息無(wú)縫的進(jìn)行傳播，信息的利用也更為便利，這樣就實(shí)現(xiàn)了信息的資源共享，在技術(shù)的發(fā)展層面上，發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，降低了檔案信息管理的成本，以及方便了大家對(duì)檔案信息的查閱和使用。

三、環(huán)境檔案管理的電子化、信息化的完善工作

3.1樹(shù)立創(chuàng)新理念

在信息化不斷發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，環(huán)境檔案管理工作也要投入到數(shù)字化的發(fā)展隊(duì)伍中。運(yùn)用智能的數(shù)據(jù)采集技術(shù)，以檔案管理系統(tǒng)的為基礎(chǔ)，發(fā)展電子化、信息化的環(huán)境檔案管理制度。與此同時(shí)，最重要的是加強(qiáng)對(duì)檔案管理電子化、信息化的重視程度，提高認(rèn)識(shí)水平，改變傳統(tǒng)的思維方式，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，增強(qiáng)自身的使命感和責(zé)任感，提高環(huán)境檔案管理的水平。

3.2提高工作人員的素質(zhì)和技術(shù)水平

在環(huán)境檔案的管理過(guò)程中，工作人員的技術(shù)水平具有很大的重要性，只有具備現(xiàn)代化的管理理念，超強(qiáng)的技術(shù)水平才能保證環(huán)境檔案管理的順利進(jìn)行。因此一定要提高工作人員的素質(zhì)，提升技術(shù)水平。在環(huán)境檔案管理人員的招聘過(guò)程中，首先選擇那些具備高素質(zhì)高技能的管理人才，這樣可以為檔案管理隊(duì)伍注入新鮮的血液，帶來(lái)新的技術(shù)和思想。當(dāng)然在已經(jīng)在職的工作人員上，要注重培訓(xùn)工作，深入貫徹落實(shí)管理層面的新思想，增強(qiáng)他們的技術(shù)水平，促進(jìn)發(fā)展。

3.3完善制度體系

一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理團(tuán)隊(duì)，必須具備完善的管理制度體系，以此來(lái)規(guī)范檔案管理的日常工作。雖然我們現(xiàn)在的檔案管理方式不再是傳統(tǒng)的，而是信息化、電子化的管理方式，其規(guī)范性還是占重要地位的。在檔案的制作、收集和歸檔方面都要做到遵守規(guī)范。要妥善保管，不得暴露檔案的任何信息，更不能擅自利用檔案信息。另外，要將檔案信息整合到辦公自動(dòng)化的體系當(dāng)中，整合資源實(shí)現(xiàn)信息的共享性。最后，要對(duì)環(huán)境檔案的管理在電子化、信息化發(fā)展進(jìn)行深入的探究，研究出最合適的發(fā)展模式和管理方式。

總之，環(huán)境檔案的電子化、信息化是迎合時(shí)代發(fā)展進(jìn)行的改善，這是一項(xiàng)重要的管理工作，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理的重要舉措。因此，我們一定要立足當(dāng)前的形勢(shì)，結(jié)合相應(yīng)的現(xiàn)代化技術(shù)，大力發(fā)展檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)其電子化及信息化發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：王芹（1978-），女，山東海陽(yáng)人，本科，館員，現(xiàn)在海陽(yáng)市環(huán)境衛(wèi)生管理處工作，研究方向：城建、環(huán)衛(wèi)檔案管理。