創業型大學秘書時間管理存在問題及解決途徑

劉忠實

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）05-000-01

摘 要 創業型大學中秘書工作中存在著工作目標不明確，工作計劃不強，工作任務的延期問題，可以通過提高說話效率，下班前準備，為處理突發事務預留時間，合理利用空余時間。

關鍵詞 創業型大學 秘書時間 問題 途徑

一、創業型大學秘書時間管理存在問題

（一）工作目標不明確

如果不清楚自己的行為目標，那么，要想有效地管理時間是十分困難的。除了一些日常工作，大學中秘書還有很多臨時性的事物要處理，如果沒有明確的工作目標，就好比無頭蒼蠅，整天行得團團轉，還不知道自己在干什么，到頭來一些重要的工作或是應該在某個時段完成的工作沒有完成，影響了下一步工作的開展。

（二）工作計劃性不強

有些秘書的工作計劃性不強，或者說沒有計劃，整天忙于應付，工作起來手忙腳亂，經常被日常工作搞得暈頭轉向，工作效率大打折扣，也會消極地應付工作，自己覺得很忙很累，其實不然。做計劃的則是有意識地支配工作，處于主動的地位、并能提高工作效率。

（三）工作任務的延期

現在社會是一個高速發展的社會，辦公室秘書工作不再是以前人們說的那樣：一杯茶，一張報紙打發時間，而應該高速有效地運轉，注重效能。由于秘書工作任務繁重，有些秘書做事總是拖拖拉拉，把應該馬上做的事情一貫地往后拖延，而每天又會有新的工作任務，新舊任務交織在一起，就可能導致工作雜亂無章，丟三落四。

二、創業型大學秘書時間管理方法

（一）時間表控制法

對于領導來說，時間就是金錢，為更好的配合領導工作，合理安排領導的工作時間，是秘書人員必須具備的能力，那么指定時間表是安排令對方時間的最直觀的方法。時間表是領導進行工作的時間分配，也是避免工作盲目性的有效措施。領導者可以通過秘書擬定的時間表，了解每日的工作完成次序，以順利完成各項工作，贏得寶貴的時間。時間表的制定，就是秘書人員根據領導的職務及工作的忙碌程度，做到三點即：適合、適應、適時。適合，就是適合領導職務的特點，職責的權限；適應，是適應領導工作的需要；而適時，是適合時機的要求。只有符合這三點要求來制定領導的工作時間表，才能提高工作效率，爭取到更多的時間。

（二）統計世間法

所謂的統計時間法就是通過對領導者實際消耗時間的記錄統計，來診斷領導者時間利用效率和有效性，找出浪費時間的因素，提出減少浪費時間的措施，從而達到制訂出合理的時間計劃表，達到科學管理時間的目標。它是通過對時間預訂表一段時期內所消耗的時間記錄的全部數據，或者部分抽樣，以獲取真實數據，再把這些信息反饋到時間預訂表的擬訂過程中去，即時間管理中去，從而使時間預訂表更加接近領導目標。

（三）目標時間法

時間目標，就是期望達到的結果，是時間管理行動的歸宿。時間目標法的前提是目標必須選準，否則會南轅北轍，投入的時間越多，浪費越大。目標時間法的特點是：

1.目標的集中性。集中性是指在制訂時間計劃時必須依一個固定的目標為標準，而不是要在計劃中選用多個目標。在管理中，多個目標是常有的事情，作為領導應在實際的多個目標中進行優化，找出最優目標。一個時期應有一個主要目標，如果要考慮其它目標時，應在“主要目標實踐中”進行必要的時間扣除，但不可影響主要目標的實現。

2.目標的時效性。在“目標時間法”中，目標與時間的關系是高度統一的，隨著時間的不斷消耗，工作日愈趨近于目標。因此，每一段的時間消耗都應出現預期的效果，并要著眼于不失時機地爭取時效。

3.目標時間計劃的循環性。目標世間法是一個動態的方法，是一個不間斷的、反復出現的循環過程。每一過程又分為制訂計劃目標、控制、檢查、成果評價與反饋四個階段，這四個構成一個目標的循環周期，以后周而復始地循環下去，以至目標的實現。

三、提高秘書時間管理的途徑

（一）提高說話效率

秘書人員要提高說話效率應注意以下兩個方面：

1.準備在先。在講話前要盡量使自己有準備，哪怕是會前的幾分鐘，也應該整理一下思路，想一想講話的要點。最好寫上幾條，這樣就不必在講話的同時利用“恩、啊”之類的語氣詞來想下一句應該講什么了，從而節省時間，提高說話效率。

2.言簡意賅。盡量不用“開場白”，單刀直入進入正題，以免添枝加葉地解釋，這也許會使你的講話更吸引人。

言簡意賅的表達不但節約自己的時間，更能夠節約他人的時間。任何場合的啰嗦、離題和無休止的爭執都是大忌。

（二）下班前的準備

秘書上一天的班，工作任務會比較多，為了避免忘記一天工作中要完成的工作任務以及為明天以最佳的狀態迎接一天新的工作，所以秘書人員在下班前的幾分鐘，整理好你的辦公桌，清清爽爽地回家是一天工作中很重要的一項，因為它的好壞直接影響到你第二天的工作效率。

（三）為處理突發事務預留時間

如果所有的時間都排得滿滿的，那么一旦出現意外或臨時性的工作，整個原定計劃就會被打亂，從而使整個工作都不能順利進行。所以，在時間管理的過程中，還需為處理意外的不確定性事件預留時間。

四、結語

秘書是否能掌握好時間的管理能力至關重要，直接影響到秘書個人的工作質量。如果在工作中不懂得怎么去管理時間、利用時間，只知道蠻干，工作中毫無計劃，做起工作只會讓你的工作雜亂無章，看不到你的工作績效，同時也會影響到單位正常工作運行，反而會讓領導認為你是一個擔當不起任何工作的職員。相反，一個會提高自己時間，懂得如何去管理時間的秘書，會把自己的工作做的謹謹有條，在預期的時間內將工作完成，可以為自己營造出更加多的時間去做自己應該做的工作，或在多余的時間里去充實自己的文化知識。