探討高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問(wèn)題

李宇欣承德護(hù)理職業(yè)學(xué)院

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探討高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問(wèn)題

李宇欣
承德護(hù)理職業(yè)學(xué)院

摘要：高校的檔案涉及其整個(gè)學(xué)校的發(fā)展歷史，詳細(xì)的記錄了學(xué)校在不同時(shí)期不同發(fā)展階段面臨的問(wèn)題以及相應(yīng)的解決方法，對(duì)于后人有著重要的借鑒和啟迪作用，同時(shí)也是一個(gè)學(xué)校歷史悠久，獲得榮譽(yù)的象征。高校的檔案同時(shí)記錄著其每一個(gè)學(xué)生，教師的詳細(xì)信息，工作內(nèi)容，是對(duì)相應(yīng)人員最真實(shí)的評(píng)價(jià)。檔案管理的創(chuàng)新和數(shù)字化改革有利于其更有序的存放和更便捷的調(diào)取。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；創(chuàng)新；數(shù)字化

一、前言

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字化的發(fā)展和普及在整個(gè)社會(huì)中占據(jù)了十分重要的地位，其一方面可以更有序的整理復(fù)雜繁瑣的資料，且不易丟失。另一方面，數(shù)字化的普及為相應(yīng)資料的查找和備份提供了便捷的方法，便利了人們的工作和生活。高校的檔案資料涉及學(xué)校歷史，教師檔案和學(xué)生信息等諸多方面，因此內(nèi)容復(fù)雜繁瑣，數(shù)字化的普及對(duì)于有序的整理檔案資料，高效的查閱和調(diào)取有十分重要的作用。

二、高校檔案管理存在的問(wèn)題

1.網(wǎng)絡(luò)化水平低

對(duì)于現(xiàn)在高校的檔案館來(lái)說(shuō)，存在的最大問(wèn)題就是其網(wǎng)絡(luò)化水平低，即相關(guān)學(xué)校或是相關(guān)單位進(jìn)行某人員的檔案調(diào)取，或是檔案信息的查詢時(shí)，往往需要繁瑣的步驟，涉及到異地檔案的調(diào)取時(shí)，往往不能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)操作直接進(jìn)行驗(yàn)證和調(diào)取，而需要相關(guān)人員親自到相關(guān)地區(qū)辦理手續(xù)。這種檔案館自給自足，封閉式的管理方式不利于資源的共享和交流，浪費(fèi)大量的人力物力，影響了我國(guó)檔案館整體標(biāo)準(zhǔn)化，自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展進(jìn)程。

2.數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)漏洞多

相應(yīng)檔案館數(shù)字化的建設(shè)依賴于其強(qiáng)大完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，多數(shù)高校的檔案館已經(jīng)在逐步進(jìn)行數(shù)字化的建設(shè)，但是現(xiàn)在的情況是數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的漏洞仍然較多。一方面，數(shù)據(jù)庫(kù)中以往資料和最新資料的更新不及時(shí)，對(duì)于十分古老的檔案資料多數(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)仍不能保證完整的進(jìn)行錄入，同時(shí)對(duì)于近期較新的檔案資料，更新速度也令人堪憂，這將直接導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)的不完整，和相關(guān)檢索結(jié)果的不可靠。另一方面，大多數(shù)高校的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)并不完善，即數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)的規(guī)模較小，多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)之間的并行使用也不完善，在實(shí)際的使用中，雖然也與Internet進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，但仍然無(wú)法達(dá)到實(shí)質(zhì)上的資源共享，大大減少檢索結(jié)果的可靠性。

3.經(jīng)費(fèi)預(yù)留較少

高校檔案館系統(tǒng)的建設(shè)，使用和保養(yǎng)需要大筆的經(jīng)費(fèi)，一方面對(duì)于軟件支持需要配備相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行維修和建設(shè)，已經(jīng)隨著新技術(shù)的開(kāi)發(fā)和使用，系統(tǒng)也要及時(shí)更新。另一方面，硬件的購(gòu)買和保養(yǎng)也十分重要，好的軟件條件需要相應(yīng)的硬件進(jìn)行支持，定期維修和相應(yīng)先進(jìn)設(shè)備的購(gòu)買都十分必要。綜上，現(xiàn)行的檔案館往往面臨經(jīng)費(fèi)預(yù)留較少，進(jìn)而導(dǎo)致其不能更好的建設(shè)的問(wèn)題。

三、高校檔案管理創(chuàng)新及數(shù)字化實(shí)現(xiàn)的方案

加快實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的創(chuàng)新和數(shù)字化方案，對(duì)于促進(jìn)多個(gè)檔案館之間的互相交流，檔案資料的快速準(zhǔn)確調(diào)取，減少相關(guān)管理人員的工作量，相關(guān)資料的有序，長(zhǎng)期存儲(chǔ)等都有十分重要的作用。本章節(jié)將針對(duì)高校檔案管理創(chuàng)新及數(shù)字化實(shí)現(xiàn)的方案進(jìn)行詳細(xì)討論。

1.提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

高校檔案管理數(shù)字化的建設(shè)中，需要使用到較為先進(jìn)的信息技術(shù)和管理理念及方法，因此相關(guān)工作人員的技術(shù)水平，專業(yè)素養(yǎng)能否達(dá)到要求十分重要。高校檔案管理數(shù)字化的建設(shè)中，先行的一步就是要通過(guò)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，專業(yè)技術(shù)教學(xué)，以及相應(yīng)專業(yè)人才的引進(jìn)，加強(qiáng)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，使其具備管理，運(yùn)行，維護(hù)一個(gè)檔案館的基本能力。同時(shí)，相應(yīng)人員應(yīng)具有現(xiàn)代化的思維模式和現(xiàn)代化的管理理念，追求新的技術(shù)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，在現(xiàn)有檔案館數(shù)字化的建設(shè)基礎(chǔ)上，可以進(jìn)行更新和進(jìn)一步發(fā)展。

2.保證高校檔案管理的安全

高校的檔案資料涉及學(xué)校的發(fā)展歷史，學(xué)校的基本資料，相應(yīng)的科研數(shù)據(jù)及成果，以及相應(yīng)工作人員和學(xué)生的個(gè)人信息，因此保證其檔案的安全性十分重要。傳統(tǒng)的檔案館管理模式雖然過(guò)于閉塞和局限，不利于互相交流，但是交流減少對(duì)于保證其信息的安全性也起到一定作用，因此在管理模式的創(chuàng)新和數(shù)字化的改革進(jìn)行階段，應(yīng)把保證高效檔案的安全放在首位，一切的發(fā)展都應(yīng)以安全作為前提。一方面，通過(guò)相應(yīng)的信息處理和技術(shù)手段加強(qiáng)信息調(diào)取的難度，注意調(diào)取檔案者的身份驗(yàn)證和管理，通過(guò)技術(shù)支持提高檔案管理和交流的安全性。另一方面，提高相關(guān)管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，在進(jìn)行檔案調(diào)取時(shí)做到管理嚴(yán)格，工作認(rèn)真，盡量不產(chǎn)生相應(yīng)漏洞，謹(jǐn)防信息丟失等問(wèn)題的發(fā)生。

3.檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和軟件開(kāi)發(fā)

對(duì)于檔案館的數(shù)字化管理中，數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和相關(guān)軟件的開(kāi)發(fā)十分重要。高校可以通過(guò)聘請(qǐng)相關(guān)專業(yè)人員的方式，成立相應(yīng)的工作部門或小組，進(jìn)行檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和完善，保證數(shù)據(jù)的全面和更新的技術(shù)，同時(shí)可以進(jìn)行相關(guān)軟件的開(kāi)發(fā)，以簡(jiǎn)化使用方法和管理難度。

四、結(jié)束語(yǔ)

高校檔案館涉及的資料眾多，一方面在時(shí)間上跨度較大，另一方面資料的重要性較高，因此保證其檔案資料的安全保存，準(zhǔn)確高效率的調(diào)取成為高校檔案館建設(shè)的重要部分，檔案館數(shù)字化的建設(shè)可以在一定程度上完善其管理體制，通過(guò)相關(guān)人員的專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，安全系統(tǒng)的保障，以及相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和軟件開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)其檔案館管理的數(shù)字化，提高工作效率和準(zhǔn)確性。

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作者簡(jiǎn)介：李宇欣（1981-），女，河北豐寧人，承德護(hù)理職業(yè)學(xué)院，科員，本科，檔案管理。