企業辦公室工作協調藝術分析

楊勇

（中鐵十一局集團城市軌道工程有限公司 湖北武漢 430000）

企業辦公室工作協調藝術分析

楊勇

（中鐵十一局集團城市軌道工程有限公司 湖北武漢 430000）

辦公室協調工作是一門集公共關系和領導藝術于一體的綜合性管理科學，辦公室管理人員的協調工作直接影響企業的發展大局。本文在明確企業辦公室地位和作用的基礎上指出了企業辦公室工作協調的內容、原則及協調藝術，以提高企業辦公室管理水平，更好地服務企業。

企業；辦公室；協調藝術

1 引言

企業辦公室是企業高效運轉的中樞，起著承上啟下、協調左右的中心樞紐作用，而協調工作是辦公室的一項重要職能，辦公室協調工作的好與壞，直接關系著整個企業的發展，企業必須深刻認識到辦公室的地位和作用，鼓勵辦公室人員掌握藝術性的協調技能。

2 企業辦公室工作協調的主要內容

辦公室協調是指對辦公室諸要素和企業員工的各項活動進行協調，以有效地利用各種資源，提升辦公室的行政管理效率，進而最大限度地實現辦公室管理的工作目的。辦公室位于組織的核心地帶，是領導的參謀助手，同時又與企業內部其他部門和基層有著千絲萬縷的聯系，是溝通領導層和下級的橋梁，又是企業向社會開展公共關系活動的窗口，其協調工作范圍廣，內容多，大體上可以概括為三項內容：①協調上下關系。辦公室要協調好領導層和各部門及員工之間的關系，要保證領導層決策能夠及時有效地下達基層，又要保證基層的意見客觀真實的反饋給領導層，保證企業上下統一思想，目標一致。②協調左右關系。左右關系是指與辦公室平級的各部門，辦公室各項工作的順利完成離不開與企業內其他部門的合作，因此，辦公室要與企業內其他部門搞好關系，變個體優勢為整體優勢，最大限度地發揮部門的整體作用，提高工作效率。③協調內外關系。所謂內外是以自身企業為依據，辦公室除了在企業內部與領導層和其他兄弟部門維護好關系，還要與企業的上級領導部門、政府相關部門和其他兄弟企業協調好關系。辦公室是企業的代言人，其辦事風格直接關乎企業的形象，進而直接影響企業的整體利益，辦公室在進行協調工作時要注意尊重其他各方的意見，平等協商，增信釋疑，為企業營造良好的外部環境，保證各項工作平穩順利地進行。

3 協調藝術與企業辦公室工作協調的關系及運用原則

協調藝術，是指辦公室創造性地運用協調方法的技能和技巧，以使協調工作順利有效地進行，實現協調目的。協調藝術是協調方法有效實施的潤滑劑，實踐證明，要想提高辦公室的工作效率及管理水平，必須掌握一定的協調藝術。在運用協調藝術時，注意以下幾個原則：

3.1 大局原則

該原則要求辦公室始終有目標意識，即辦公室協調工作要以組織目標為目標，善于將各種不協調轉化為協調，從而實現企業的整體利益。辦公室在處理上下級關系、左右關系及內外部關系時，要以企業利益為重，顧全大局，當局部利益與企業利益發生沖突時，要把企業的整體利益放在首位，從實現企業目標的高度出發，化解矛盾。

3.2 協商原則

辦公室的協調工作是在領導授權范圍內進行的，因此，辦公室人員只能向協調對象協商說明，并將協商結果及時向領導匯報，而不能擅自發號施令。為了保證領導決策的及時下達，辦公室人員在處理與企業內部各部門及基層關系時要以民主協商的方式進行，在出現矛盾糾紛時，辦公室人員要從企業目標出發，充分利用各種有效的矛盾與沖突疏導機制，及時合理地處理問題，統一雙方目標，這相對于指揮而言，更容易獲得矛盾雙方的理解與支持。這一原則在處理企業外部關系時顯得尤重要。

3.3 原則性與靈活性辯證統一原則

原則性與靈活性辯證統一原則是保證協調工作有效進行的重要原則。所謂原則性，是指辦公室的協調工作時刻要以國家的法律法規和企業的規章制度為原則，并以此作為解決各種矛盾的根本準則，只有這樣才能保證辦公室的協調工作不偏離方向。靈活性是指辦公室人員尤其是辦公室主任在處理上下級矛盾、左右矛盾與內外矛盾時，要在堅持原則性的基礎上講究協調方法的靈活性，具體問題具體分析，掌握正確協調問題的思維方式和工作方法，分清主次，盡量兼顧多方利益，改善雙方關系，化解矛盾，使協調工作有章有序地進行。

4 企業辦公室工作的協調藝術

企業辦公室要做好協調工作，除了掌握以上三項協調原則外，還必須掌握和靈活運用協調的藝術，以達到事半功倍的效果。

4.1 善于進行溝通

溝通是協調的前提，協調是溝通的結果，能否做到有效的溝通，將決定此次協調的成敗。①要注意觀察。在整個溝通過程中，辦公室人員要時刻注意對方的言談舉止，通過觀察，洞察對方的談判態度和談判底線。②語言要幽默，切忌自始至終的嚴肅面孔，這不僅會讓人緊張而且還會使氣氛尷尬。溝通過程中適當的幽默（如段子、案例、俏皮話、反語等）將會緩解雙方的緊張情緒，尤其是在協商進入關鍵階段的時候，從而沖淡或者消除彼此的對立狀態，將重點回歸到協商中來。

對于被協調者之間產生的矛盾糾紛，我們可以考慮以下兩種解決辦法：①勸說。勸說的前提還是要善于傾聽，在充分了解雙方矛盾的焦點后，為了防止事態擴大和激化，采取勸說的方式，在中間積極斡旋。注意勸說講究的是以理服人，“理”不僅僅指的是道理，還可以是交情、雙方的共同點等，協調者要善于運用這些勸說技巧，使雙方化干戈為玉帛。②保持中庸態度。中庸絕不是不說話，站在一旁看笑話。中庸的本意是指待人接物所采取的不偏不倚、調和折中的態度，在被協調者相持不下的時候，協調者可以提出一個雙方都能接受的方案，有條件的妥協不也是解決沖突很好的方法嗎？當然，這是在協調者了解對方的心理需求的基礎上提出的解決方案，所以，觀察和傾聽是一切協調的前提。

4.2 善于控制局面

要想達成令自己滿意的協調結果，善于控制局面是必要的。有效的控制是協調藝術不可分割的一部分，若在協調過程中，一味地被對方牽著鼻子走，自己毫無話語權，那么，可想而知，協調結果肯定是自己內心不滿意的。所謂善于控制局面，就是指協調過程中的捕捉時機、把握環境和留有余地等。①捕捉時機。協調是一種動態的管理過程，辦公室人員要善于發現并利用對自己有利的時機，這就需要辦公室工作人員有強烈的時機意識和敏銳的判斷能力。②把握環境。環境是協調活動賴以存在和發展的空間條件，大凡成功的協調都離不開協調者對環境的把握。把握協調環境有三層含義：a.要熟悉背景，如熟悉協調對象的組織概況、協調活動的社會動向和協調中可能發生的變化；b.要創造氣氛，如強化信息溝通、增強感情投資和運用輿論導向等，使協調活動朝向對自己有利的方向發展；c.要因地制宜，根據不同的對象，采取不同的辦法。③要留有余地。在協調過程中，很有可能會出現雙方未曾遇見過的情況，即非常規性協調，這時的協調毫無經驗可循，這種情況下切忌協調的盲目性。協調者可以制定多種備選方案，包括最壞結果的方案，以應付協調環境的意外變化。

4.3 善于隨機應變

如上文所述，協調是一種動態的管理過程，這就要求辦公室人員要具備隨機應變的能力，堅持原則性與靈活性辯證統一的原則，根據變化的情況，從實際出發，隨時協調內容、程序、目的和方式等，做出非原則性的變動，以促進協調的成功。

5 結束語

協調在企業辦公室工作具有不可替代的地位和作用，辦公室協調能力的強弱，直接關系到整個企業的發展，這就要求辦公室人員必須加強自身修養，在協調過程中，科學地選擇協調方式方法，促進企業的各項管理工作，實現企業的和諧發展。

[1]王華宇.淺談如何做好企業辦公室工作[J].辦公室業務，2014（4）：129～131.

[2]吳嘉昀.新形勢下企業辦公室工作的若干思考[J].理論研究，2016（1）：10～12.

C931.4

A

1004-7344（2016）09-0006-02

2016-3-10

楊勇（1982-），男，助理工程師，本科，從事地鐵施工工作。