贈書管理工作實踐研究

陳世莉　彭亮

關(guān)鍵詞：高校圖書館；贈書工作；贈書管理

摘要：文章通過對貴州民族大學圖書館贈書數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析及圖書館贈書管理工作現(xiàn)狀的梳理，指出贈書工作的一些問題，提出贈書管理工作的思路及建議。

中圖分類號：G251.5文獻標識碼：A文章編號：1003-1588（2016）07-0091-02

國內(nèi)最早研究贈書的文獻是施士宇在1982年發(fā)表的《美國圖書館的圖書贈送與交換》一文，論文雖是國內(nèi)學者研究國外的贈書工作內(nèi)容，但足以引起學者們對國內(nèi)贈書活動的關(guān)注。1989年，何建新從贈書的來源、分編和典藏三個方面探討了贈書的管理問題。這是較早的對國內(nèi)贈書管理的研究文獻，開啟了學者對國內(nèi)贈書管理的研究之路。

筆者結(jié)合貴州民族大學圖書館贈書管理工作的現(xiàn)狀，從贈書工作的管理內(nèi)容及工作方式、贈書數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析及贈書工作的建議等方面分析貴州民族大學圖書館贈書管理工作中存在的問題，并提出相應的管理設想，希望對圖書館的贈書管理工作起到推動作用，規(guī)范贈書工作。

1 貴州民族大學圖書館的贈書管理工作概述

1.1 貴州民族大學圖書館贈書管理工作內(nèi)容

貴州民族大學圖書館的贈書工作可從其工作內(nèi)容、人員結(jié)構(gòu)與人員管理、信息采集、信息公開、信息宣傳、信息管理制度及工作流程等方面進行概述。

1.1.1 在工作內(nèi)容上。贈書工作的內(nèi)容分為信息登記和編目流通。它涉及兩個部門：一是贈書接收部門，如辦公室，負責接收和登記捐贈的圖書，向捐贈者發(fā)放捐贈證書，對贈書題材進行判定及對館藏文獻進行查重，符合入藏的贈書將其轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)編目環(huán)節(jié)，不符合入藏的贈書則集中管理。二是贈書數(shù)據(jù)處理部門，如文獻資源建設部，負責數(shù)據(jù)編目和入藏流通。

1.1.2 在人員結(jié)構(gòu)與管理上。贈書工作涉及兩個部門相關(guān)人員兼崗，未設置專職部門和專職人員。這種設置容易出現(xiàn)工作內(nèi)容上銜接性差及相關(guān)人員對工作相互推諉的現(xiàn)象。2012年至今，負責贈書工作的人員和部門已經(jīng)過多次調(diào)整。隨著部門職責和工作內(nèi)容的變化，贈書工作常在不同部門之間變動，工作人員產(chǎn)生懈怠思想，使贈書工作受到嚴重影響。

1.1.3 在信息采集上。信息采集包括捐贈者信息及捐贈書目信息，采集信息包括捐贈書名、贈書單位或個人、出版社、ISBN、贈送冊數(shù)、入藏冊數(shù)（館藏查重后的冊數(shù)）、贈書價格、捐贈時間、捐贈方式及捐贈證書發(fā)放等多項內(nèi)容。

1.1.4 在收藏方式上。由專庫收藏變?yōu)槿^流通，由集中管理變?yōu)榉稚⒐芾怼?/p>

1.1.5 在信息公開上。圖書館沒有建立專題網(wǎng)站公布贈書的相關(guān)信息，信息處于不公開狀態(tài)，捐贈者很難了解所贈圖書的狀態(tài)，易使捐贈者在心理上對圖書館產(chǎn)生負面影響。

1.1.6 在信息宣傳上。贈書具有隨機性、不確定性的特點，缺乏宣傳手段和宣傳渠道，贈書工作處于被動狀態(tài)，贈書數(shù)量處于不穩(wěn)定的狀況。

1.1.7 在管理制度上。想要更好地開展贈書工作，就必須建立相關(guān)制度規(guī)范贈書工作。目前，圖書館雖然在贈書工作內(nèi)容上進行分工，但是沒有相關(guān)制度規(guī)范贈書工作。如：沒有制定捐贈圖書的質(zhì)量標準、收藏標準、崗位職責等。

1.2 貴州民族大學圖書館贈書管理工作流程分析

贈書入館后，由接收部門對贈書進行信息登記，并向捐贈者發(fā)放捐贈證書。信息登記包含捐贈者信息與贈書信息。通過檢驗贈書內(nèi)容及館藏查重兩項因素判定贈書是否入藏，符合入藏原則的贈書則轉(zhuǎn)入文獻資源建設部，進行數(shù)據(jù)編目；不符合館藏的贈書集中管理。經(jīng)過數(shù)據(jù)處理的贈書轉(zhuǎn)交讀者服務部相關(guān)書庫，分門別類入藏流通。

2 貴州民族大學圖書館贈書數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析

按照贈書來源劃分，贈書可分為個人贈書和單位贈書。個人贈書是社會人士的個人著作或收藏，如學校教師的著作或收藏。單位贈書主要是校內(nèi)外團體、單位出版的著作和出版社贈送的著作等。出版社贈書主要由文獻資源建設部負責，其復本部分用于公益活動轉(zhuǎn)贈其他單位。

2.1 捐贈單位分析

贈書捐贈單位統(tǒng)計主要反映本館贈書的來源。2013年全年及2014年上半年圖書館接收個人贈書的數(shù)量是61人次共計484冊圖書，主要有校內(nèi)教師、個人著作。單位贈書的數(shù)量為44個單位共計454冊圖書，在單位贈書中以本校水書文化研究院贈書數(shù)量最多，達到166冊。從統(tǒng)計結(jié)果來看，以贈書單位的角度，個人贈書多于單位贈書，而在贈書數(shù)量的角度上，個人贈書明顯少于單位贈書的數(shù)量。從上述數(shù)據(jù)可以看出，主動聯(lián)系校內(nèi)研究院，加大宣傳力度，是獲取更多具有本校特色學科文獻或著作的基礎（見表1）。

2.2 捐贈渠道分析

捐贈渠道有4種，分別為郵寄、轉(zhuǎn)贈、攜帶及主動提取服務。個人攜帶贈送為175種，587冊；個人郵寄數(shù)量141種，221冊；他人轉(zhuǎn)贈數(shù)量為72種130冊；圖書館主動提取數(shù)量為1種840套小說（考慮到單個人贈書840套小說只是個案，不能更好地反映出捐贈方式的比重，在表中并沒有計入總量統(tǒng)計），具體內(nèi)容見表2。

從表中數(shù)據(jù)可以看出，目前，圖書館贈書渠道中“個人攜帶贈送”在書籍種類及數(shù)量上占據(jù)較大比重，這種渠道在時間或人力上比較符合個人捐贈的條件，也是贈書最普遍、最直接的一種渠道；因地域的限制而產(chǎn)生的“個人郵寄”的方式，比較適合全國各地的捐贈者；“他人轉(zhuǎn)贈”是作者把自己的著作交由他人代為捐贈的一種方式，為捐贈者提供了便捷；為捐贈者提供主動服務是圖書館的服務宗旨，“主動服務”能將贈書工作從“被動等待”轉(zhuǎn)為“主動聯(lián)系”的狀態(tài)，最大限度地吸收閑置文獻，補充缺藏，更好地發(fā)揮資源共享、文獻共有的作用。另外，目前貴州民族大學圖書館尚未開展接收外文贈書的工作，為豐富外文文獻資源，可指定專人與相關(guān)的機構(gòu)開展聯(lián)系，爭取獲得更多的有價值的外文資源。

2.3 捐贈質(zhì)量分析

贈書質(zhì)量好壞取決于贈書入藏的數(shù)量。2013全年及2014上半年贈書總量為388種，938冊，其中根據(jù)館藏復本量檢測后入藏贈書有719冊，占贈書總量的76.65%，未入藏贈書數(shù)量是219冊，占比為23.35%。從入藏數(shù)量分析得出這一時段的有效贈書數(shù)量較高，的確起到了彌補館藏數(shù)量不足的作用。

3 建立相關(guān)制度，完善贈書工作

筆者通過對贈書工作現(xiàn)狀的分析發(fā)現(xiàn)贈書工作存在一些問題。為了提高贈書工作質(zhì)量，必須理清贈書工作思路，規(guī)范工作內(nèi)容，建立贈書管理的體系及制度，包括贈書捐贈辦法及工作管理辦法等，使贈書工作有章可循，更利于規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學化地管理贈書工作。

①統(tǒng)一工作內(nèi)容。制定崗位職責與工作內(nèi)容，不因工作人員的變化而變化，工作方式因人而異，只有確定了工作內(nèi)容與職責，才能加強對人的工作方式的管理。②加強部門結(jié)構(gòu)與人員管理。贈書是補充館藏文獻資源的一個部分，雖具有零散性、不穩(wěn)定性的特點，不能因其非常態(tài)的特點不列入其常規(guī)工作中。作為一項常規(guī)性工作，應加強對工作人員的管理。③完善信息采集。開發(fā)信息采集登記系統(tǒng)，加強信息數(shù)據(jù)的管理，使數(shù)據(jù)有據(jù)可查。④規(guī)范信息公開，加強信息宣傳。開發(fā)捐贈網(wǎng)站，建立贈書數(shù)據(jù)庫，公布贈書的相關(guān)信息，管理信息及數(shù)據(jù)發(fā)布。⑤制定管理制度。根據(jù)圖書館資源建設目標，制定相關(guān)的捐贈書入藏標準、崗位職責制度。針對現(xiàn)有工作模式產(chǎn)生的問題，圖書館應建立一套完備的管理體系及問題解決方案，由此贈書管理才能向系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學化的方向發(fā)展。

參考文獻：

[1] 肖乃菲.國內(nèi)贈書管理工作的研究現(xiàn)狀與分析[J].圖書館，2014（5）：124-127.

[2] 李娜，李文蘭.完善贈書管理激發(fā)捐贈熱情[J].圖書館工作與研究，2011（3）：61-66.

[3] 劉鐵.圖書館贈書質(zhì)量談[J].圖書館工作與研究，2009（1）：53-54.

（編校：馬懷云）