數字化檔案規范管理措施

楊玉峰

【摘要】檔案一般來說是一個公司或者是一個國家的機密性文件，里面記錄了各個公司的發展變遷的歷史，包含了公司發展的重大措施及事件，也包含著公司的核心機密，從中可以分析企業的走向，人員流動情況，以及在不同的時期如何應對不同的問題的方法。因此，這些檔案有很大的參考價值，所以，檔案管理工作成為每個事業單位的一項重要的工作，不容馬虎。而近年來隨著計算機技術的發展，從前的紙質版的檔案的弊端也越來越明顯，無法應對現代社會的信息量大、內容復雜的特點，不能滿足現代公司的需要，所以，數字化檔案管理應運而生，并且迅速發展，但近年來，數字化檔案管理由于缺乏管理規范，導致出現檔案遺失或者被盜等現象，問題十分嚴重。因此，本文主要對目前我國數字化檔案管理中存在的一些問題進行探究，并且針對這些問題提出一些有效的措施，以供有興趣者參考。

【關鍵詞】數字化；檔案；規范管理措施

一、前言

提到數字化檔案管理，大家應該不難猜到，這一工作一定離不開計算機系統，而數字化檔案管理出現的問題又大都表現為計算機方面的問題。就目前來看，我國數字化檔案管理中存在的問題大致有以下幾種：計算機系統的故障、防火墻設計不嚴密、系統更換導致重要檔案丟失等等，在此，本文針對這些問題提出以下幾點對應的解決措施：加強對計算機系統的維修與保護、提高防火墻的安全水平、更換系統時對檔案進行備份。

二、目前我國數字化檔案管理中存在的問題

（一）計算機系統的故障。計算機系統的故障是檔案管理中出現最多的問題，而計算機系統的故障一般可以分為兩種，一種是硬件系統出現故障，另一種是軟件系統出現故障。硬件系統出現故障的原因又分為以下幾種：系統硬盤不夠大不能容納大量的檔案數據、系統的處理器不能滿足超大數據量的運算、系統頻繁運轉時容易崩潰造成死機。軟件系統出現故障的原因一般是計算機系統安裝的檔案處理相關軟件存在設計的缺陷造成的，這種檔案處理軟件的算法可能存在不合理性，或是運算繁瑣會導致系統過熱而死機；另一種情況是相關軟件與系統的匹配不協調，這也會導致計算機系統出現故障，從而導致檔案的丟失。

（二）防火墻設計不嚴密。我們都知道，每臺電腦都應該有防火墻這種裝置，它是用來防止有黑客暗中入侵電腦或者防止電腦中病毒的，對于我們平常人來說，基本上不怎么可能會被黑客襲擊，而且中病毒造成的損失一般也不是很大，但是對企業和國家來說就不一樣了，一旦企業或者國家的網絡被黑客襲擊，導致計算機系統癱瘓或者造成重要信息泄露，那么這一損失是不可估量的，輕則導致企業蒙受巨大損失，重則導致企業破產，對國家來說就更家嚴重了，重要信息的泄露會對國家安全及未來的發展構成巨大威脅。

（三）系統更換導致重要檔案丟失。近年來，隨著科技的不斷發展進步，計算機系統也在不斷地提高中，因此，各個單位為了跟上時代的步伐，同時也為了加快辦公的效率，都對計算機系統進行了更新換代，在更新過程中，有一些檔案管理員可能會因為一時的疏漏而忘記將一些檔案做好備份，從而導致一些重要的檔案在升級系統的過程中不幸丟失。另一種情況是管理人員在升級系統時僅僅在電腦上做出了備份，而沒有將其復制到硬盤中進行保存，在新系統重裝時，電腦出現格式化的情況，這才導致檔案的丟失。除此之外，在計算機系統升級時，有可能會存在升級失敗的情況，即新的系統無法安裝完成，而舊的系統已經卸載，這使計算機有可能會死機，從而有可能導致檔案的丟失。

三、數字化檔案規范管理措施

（一）加強對計算機系統的維護。要想解決計算機系統的故障，就必須加強對計算機系統的維護，針對計算機系統的兩種原因，本文分別進行解決。對于硬件系統的故障，我們不難看出這一問題是比較容易解決的，因為只要更換了足夠良好的硬件就可以了，比如更換更大的系統硬盤，更換更加快速的處理器，這樣就可以使得計算機的硬件系統能夠滿足檔案管理的需求。而軟件系統的問題也是不太難解決的，需要提高成本，購置更加合理適用的檔案管理軟件，另一方面，需要軟件設計公司不斷創新，不斷提高軟件的運行效率及運行的流暢度，同時還要提高軟件與計算機系統的匹配程度，這樣才能使軟件系統運行更流暢，更方便地處理檔案。

（二）提高防火墻的安全水平。防火墻關系到計算機系統的安全，進而關系到公司機密的安全，出現問題的幾率雖然小，但是問題的嚴重性卻是十分的大，其危害上文已經提到過，這里也不再多說，下面就解釋一下應該如何面對這樣的問題。要想提高防火墻的安全水平，系統公司和一些電腦管理軟件公司必須擔起責任，因為用戶的電腦上的防火墻或者是其他殺毒軟件都來源于這里，用戶信任他們的產品，購買并使用，而因為這一防火墻的不安全而造成了損失，這一責任無論如何無法逃脫，而且不僅僅要負責，在負責的同時還要全力改進軟件的功能，修復漏洞，這樣才能使公司信譽不到。

（三）更換系統時對檔案進行備份。在更換系統時進行備份，這應該是一個人們都知道的常識，因為誰希望自己的文件資料都丟失呢？這是一個比較容易解決的問題，但是卻是一個無法肯定其不會發生的問題，因為這與管理人員息息相關，誰能保證管理人員一定不會出現差錯呢？所以要想避免這一問題，可以在電腦中設置程序：當要進行系統更新時，讓電腦自動將所有文件檔案備份下來；備份原來的電腦程序，在系統更新失敗時，自動恢復原系統。這樣就可以避免因系統的更新問題而導致重要檔案的丟失。

四、結語

雖然解決了以上這些問題，但是這不代表就沒有其他問題了，還需要加強的是檔案管理員的安全意識，使得檔案管理員能夠在問題發生前做出規避風險的措施，從而降低檔案遺失或被盜所帶來的損失；另一方面，要加強國民的守法意識，并且要設立法律法規對盜竊檔案的人員給予嚴懲，決不能不聞不問，縱容這些不法分子的惡行，否則，很有可能對國家安全構成威脅。

參考文獻

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