關于加強中職學校檔案信息化建設工作的思考

孟淑娟

【摘要】當前我國處于信息化時代，信息技術開始在各行各業中廣泛應用。在當前中職學校檔案工作中，通過將信息化技術在中職學校檔案工作中進行有效應用，能夠有效的提高中職學校檔案管理的開放性和便捷性，更好的發掘出檔案的價值，使檔案能夠更好地服務于廣大師生，為中職學校各項工作順利開展提供優質的服務。文中分析了中職學校檔案信息化建設的重要性，并進一步對加強中職學校檔案信息化建設的措施進行了具體的闡述。

【關鍵詞】中職學校；檔案；信息化建設；措施

檔案信息化主要將網絡化、數字化和規范化集合為一體，在檔案信息化建設中會涉及到檔案管理、電子信息和網絡技術等專業性技術。目前信息技術的廣泛應用，電子檔案出現并開始取代紙質檔案，這對檔案管理工作帶來了新的挑戰。學校檔案管理作為學校最基礎性的工作，直接關系到學校管理的質量。在當前中職學校檔案管理工作中還存在許多不足之處，因此需要努力提高中職學校檔案管理水平，加快推進中職學校檔案信息化建設，更好的促進中職學校檔案的開發利用。

一、中職學校檔案信息化建設的重要性

當前我國處于信息時代，人們對信息的需求量不斷增加，檔案作為最大的信息庫，需要做好搜集、精煉、儲存、分享及管理費等工作，通過強化檔案的管理，能夠更好的為人們提供所需要的信息，使人們善用知識，更好的解決信息不足的問題。中職學校作為培養專業技術型人才的重要基地，在學校發展過程中所形成的各種信息構成了學校檔案，學校檔案不僅是學校發展歷史的重要見證，同時也是對學校發展歷程的真實記錄，具有重要的憑證參考作用。長期以來我國中職學校檔案在學校發展過程中一直得不到有效的重視，檔案重管輕用。這在當前對信息需求量不斷增長的新形勢下，傳統的檔案管理模式越來越無法滿足當前學校發展的需要。

因此需要加強中職學校檔案信息化建設工作，更直觀的體現出檔案信息化的優勢。加快檔案信息數字化的實現，構建完善的數據庫，為檔案信息的查詢帶來更多的便利。中職學校檔案信息化建設是在檔案管理活動中，利用現代信息技術來對檔案信息資源進行處置和管理，并提供相應的信息資源利用服務。在當前中職教學活動越來越多樣化的情況下，檔案管理工作也更為復雜，這也使檔案信息化建設已成檔案管理的必然趨勢。充分的利用現代信息技術強大、完善的功能性更滿足中職學校檔案建設的基本需求，實現檔案管理手段的轉變，這是當前中職學校檔案發展的重要變革。

二、加強中職學校檔案信息化建設的措施

（一）制定并完善中職學校檔案信息化建設制度。在中職學校檔案信息化建設過程中，需要有統一的標準和制度作為約束，利用制度來約束和規范建設行為，這是中職學校檔案信息化建設的重要的保障。中職學校檔案管理人員需要嚴格控遵守國家檔案管理制度，并在此基礎上與本學校的實際情況有效的結合，制定一部適宜本學校的檔案管理制度，從而更好的開展檔案信息資源的收集、整理、錄入、保存和查詢等工作，并進一步完善與信息時代相適應的具體檔案操作制度，加快推動中職學校檔案工作的制度、規范化和科學化發展進程。

（二）加強學校檔案信息化基礎設施建設。檔案信息基礎設施主要包括計算機軟硬件設備、基礎網絡和各類輔助設施，它是檔案信息化建設中非常重要的基本保障條件。根據檔案信息采集的需要，配備檔案室相應的計算機、掃描儀、光盤刻錄機和檔案信息管理系統軟件等設施。建立電子目錄和電子檔案錄入接收中心，實現目錄數據和電子文件的采集工作。檔案信息管理系統軟件要能涵蓋對電子文件采集、存儲、歸檔、整理、編目、檢索、利用等服務功能，具備同其他數據庫進行連接和交換數據的能力，保證校園網和檔案系統管理網絡之間的檔案信息存儲、交換的順利進行。要推進檔案管理信息化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。首先，要有統一的上網目錄標準。其次，建立規章制度。學校檔案具有保密性。充分體現檔案信息化管理的管理規劃、管理方法和質量要求。

（三）創新學校檔案服務手段。隨著檔案數字化程度不斷提高，檔案利用的方式也發生了改變，利用者通過網絡、計算機等現代化手段利用檔案，使得傳統的檔案管理工作方法和行為方式將隨之而發生改變，檔案管理模式也在從傳統的實體管理模式向著信息管理、知識管理、數字化管理模式轉變，因此，檔案部門必須用創新的服務方式、服務內容和服務手段實現由傳統的手工操作管理模式向現代化管理模式轉變。提高認識，加強領導，強化檔案管理意識，建立健全檔案管理制度。提高和增強學校全體師生對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。我們要按《檔案法》要求，規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。同時，學校在人才使用上要把好關，引進一些檔案專業和計算機管理方面的專業人員，也要注重檔案人員的培訓和深造，鼓勵他們繼續學習，提供機會讓他們參加上級檔案部門舉辦的各種培訓。

（四）構建完善的學校檔案信息安全保障體系。在中職學校檔案信息化建設過程中，需要有效的保證檔案信息的安全，檔案管理人員需要將檔案信息安全放在檔案管理工作的首要位置，強化檔案信息管理系統和硬件設備的管理，做好檔案信息數據庫的備份工作，有效的提高檔案數據的安全性和可靠性，采取有效的措施來防范檔案信息失密、丟失等情況，制定完善的電子檔案信息安全責任制，根據人員的級別來設置工作和查詢權限，以此保障檔案信息的安全。

三、結束語

檔案在中職學校發展中發揮著非常重要的作用，其不僅是學校領導各項決策的重要依據，同時也是學校優化管理的重要參考，因此需要努力提高中職學校檔案信息化管理水平，加快推動中職學校檔案信息化建設，深入挖掘中職學校檔案的價值和潛力，使其更好地服務于學校的各項工作，為中職學校的健康、有序發展奠定良好的基礎。

參考文獻

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