關于做好檔案日常管理的幾點思考

張秀梅

【摘要】檔案日常管理工作屬于單位內部管理的基礎性、輔助性、服務性工作，一些單位對檔案工作認識不足、重視不夠，檔案日常管理工作中存在一些問題。針對這些問題，需要認真研究，如何提高檔案意識、完善管理、加強管控、改進管理手段，做好檔案日常管理工作，使檔案管理規范有序，充分發揮檔案的作用和價值，進而促進檔案事業的健康發展。

【關鍵詞】檔案；日常管理；思考

一、引言

做好檔案日常管理，對收集、保管好檔案資料，完善內部管理，提高檔案利用效能，促進事業發展都具有重要意義。檔案日常管理工作環節較多、內容瑣碎，且不直接產生效益，一些單位檔案意識不強，對檔案日常管理不夠重視，還存在一些問題。如何充分認識檔案日常管理工作的重要性，針對容易出現的問題，做好檔案日常管理工作，需要檔案工作者的認真思考和研究。

二、提高檔案意識，重視檔案日常管理工作

因檔案工作處于業務邊緣，一些單位檔案意識薄弱，不重視檔案日常管理，沒有把檔案工作納入考核范圍，有的單位沒有設置專門的檔案管理崗位。而一些檔案工作人員尤其是兼職人員對檔案的日常管理也不夠重視，通常只在年度或階段性工作結束時集中處理一下，檔案的日常管理工作不夠規范嚴謹。一些業務部門也對檔案認識不足，在工作中不注意及時收集、移交檔案資料。針對檔案意識薄弱的問題，一是要加強宣傳教育，使單位領導、各部門和檔案工作人員都加深對檔案的理解，充分認識檔案日常管理的重要性；二是設置專門崗位和人員，明確崗位職責，把檔案日常管理工作納入考核范圍，并加強監督檢查；三是業務部門要在日常工作中注意對應歸檔的資料及時收集、移交歸檔；四是檔案工作人員要樹立正確的檔案觀念和嚴謹的工作作風，認真作好檔案日常管理工作。

三、完善管理體系，落實檔案日常管理制度

1987年第六屆全國人大常委會通過了《檔案法》，并經1996年第八屆全國人大常委會通過修正，把檔案管理工作提高到法律層面。國家技術監督局、國家檔案局也發布多項規定，對檔案管理的具體工作做了明確規定。各單位應當按照國家有關規定，建立健全本單位的檔案管理制度規范。但在實際工作中，一些單位制度不完善，或者雖然建立制度但沒有認真落實，管理松懈。針對檔案日常管理體系不完善的問題，一是要完善管理制度，建立健全有關檔案日常管理的規章制度，建立崗位責任制和監督檢查機制，把檔案日常管理工作納入年度工作計劃和目標考核；二是要落實制度，加強監管，在檔案工作各環節加強日常管理、過程管理和監督檢查，使制度規范都能落到實處；三是建立動態檔案管理機制，對歸檔材料定期檢查、及時更新維護；四是對檔案工作出現的問題適時追責。總之要使檔案日常管理工作有章可循、落實到位、規范有序。

四、加強環節管控，保障檔案完整安全

檔案日常管理是一個連續性工作，其環節可分為：收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用，各環節之間相互聯系，構成整體。對任一環節管控松懈，都可能出現問題，導致檔案不完整，甚至遺失缺漏。針對檔案日常管理環節松懈的問題，一是要注重檔案工作，使各部門都了解檔案工作環節，明確應歸檔材料范圍，保證應歸檔材料都被收集歸檔；二是在檔案日常管理的各環節加強管理和監督檢查；三是檔案工作人員要與業務部門做好交接；四是歸檔資料要做好合理分類、編目索引、歸檔立卷、妥善保管；五是在保障檔案完整、安全、不缺失泄密的基礎上，對檔案進行合理利用。

五、改進管理手段，提高檔案日常管理水平

目前檔案日常管理仍多以手工操作紙質檔案為主，相對于當前社會發展和科技的進步，檔案日常管理工作手段陳舊、基礎薄弱、管理水平較為落后。針對檔案日常管理水平較低的問題，一是要增加對檔案日常管理工作的投入，包括人員、經費、設施的投入；二是要加強基礎設施建設，改善檔案保管環境，如：設置專門的檔案室，配齊安防設施，并定期巡檢、及時維護；三是推進檔案數字化，應用現代信息技術，改進管理手段，提高工作效率，整體提高檔案管理水平，如：配置軟、硬件設施，建設檔案管理應用系統、網絡化管理平臺和電子檔案數據庫。

六、促進檔案應用，充分發揮檔案作用價值

檔案也是一種信息資源，我國社會現已進入大數據時代，對信息資源的整合應用已成為廣泛需求。目前很多檔案被一存了之，沒有發揮其應有的作用和價值，也是一種資源浪費。針對當前檔案開發應用落后的問題，一是要充分利用檔案數字化和檔案數據庫，使檔案資料能夠更加方便快捷的檢索、查閱和應用；二是利用網絡化信息系統和管理平臺，促進信息資源共享，既可在單位內部各部門間促進資源共享，也可促進跨單位、跨領域的信息共享；三是對歷史檔案資料、數據進行分類匯總、統計分析和數據挖掘，促進檔案資源綜合開發利用。

七、強化隊伍建設，提高檔案工作人員素質

檔案工作人員的素質和業務工作能力直接影響檔案管理工作水平。檔案管理不屬于主要業務，一些單位沒有設置專門的檔案管理崗位和專職檔案工作人員，或者雖然設置檔案管理崗位，但沒有配備檔案專業人員，工作人員缺乏檔案專業知識，工作不規范、效率低。而檔案日常管理又是一項較為繁瑣的工作，重復性較強，需要認真嚴謹，但缺乏業績激勵，工作人員對檔案日常管理工作缺乏積極主動性。要提高檔案工作人員素質，打造一支具有良好職業道德、高度的責任感、扎實的理論知識和專業技能的隊伍，一是要設置專門的檔案工作崗位并配備專門的人員，專職負責檔案的日常管理工作；二是引進檔案專業人才，提高檔案管理工作專業水平；三是加強對檔案管理工作人員的培訓和教育，包括理論培訓和業務培訓，全面提高檔案管理工作人員的業務能力和專業素質，培養復合型人才；四是檔案管理工作人員要端正態度、加強學習，充分理解和認識檔案日常管理工作的重要性和意義，積極學習崗位技能，掌握檔案管理的專業知識，全面提升自身素質、工作能力和業務水平。

參考文獻

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