加強檔案信息化建設 提升檔案工作質量

摘 要：信息化建設是檔案管理確定的發展方向。檔案信息化是國家信息化戰略在檔案領域的具體體現，是檔案事業發展的戰略目標。作為檔案管理者，務必要樹立起強烈的職業創新意識，以信息化建設推動科技檔案管理工作，采用現代化信息技術改造傳統檔案業務，不斷適應數字環境下檔案活動的發展變化、提升檔案管理水平和服務效率，最大限度地滿足社會檔案需求。

關鍵詞：信息化；檔案信息化工程建設

1 關于檔案信息化

檔案信息化是通過運用現代信息技術實現檔案信息資源的規范管理和有效共享、開發與利用。具體而言，是以擴大檔案信息資源開發利用為目的，以檔案信息資源建設為核心，以檔案網絡建設為平臺，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程。檔案信息化是網絡化、數字化、規范化的總成，涉及檔案管理、電子信息、網絡技術等專業綜合技術。反思我們的檔案信息化工作，我們深感：在進行檔案信息化建設中必須注重軟硬件工程建設并舉；注重檔案科技發展規劃和實現規劃措施的落實；加強檔案科技發展工作、促進檔案事業發展和騰飛，需要大力加強電子信息資源及信息化建設管理復合型人才培養，建設高素質檔案管理隊伍。檔案事業的發展和騰飛，既要依靠科學技術的發展進步，又要依靠高素質管理的人才隊伍。

2 檔案信息化建設勢在必行

檔案管理是機關事業單位信息化建設和發展的重要環節 檔案信息化發展的技術環境已經具備。計算機網絡的普及促進了信息化的進程，網絡技術、數據庫技術、數據存儲等各種信息技術的迅猛發展，為檔案信息資源的科學保管和開發利用創造了前所未有的技術條件，網絡基礎設施不斷改進完善也為檔案信息化建設創造了良好的硬件環境；同時實現檔案信息資源共享，為社會提供全面、準確、快速、方便的檔案信息服務提供保障。

目前，雖然在檔案學術與科研領域對檔案信息化學術研究的論文、專著和科研成果很多，但大多研究還只是停留在實踐方法與技術應用層面，系統的檔案信息化理論體系尚未形成，檔案信息化建設與理論探討還處在“摸石頭過河”階段。這幾年的檔案學術研究及其成果已為檔案信息化系統理論體系構建提供了豐富的內容，這些研究涉及電子文件管理、數字檔案館建設、檔案網站建設、檔案信息安全體系建設、檔案信息資源整合、檔案數字化等諸多方面，而且在實踐方面也取得重大進展，為檔案信息化的發展提供了科學的依據。

當今社會正步入一個新的技術革命新時代，這些高新技術廣泛應用于生產，應用于社會之中，勢必帶來社會生產力的飛躍，同樣也會引起社會生活的深刻變化，尤其是計算機和通信技術的迅速發展和廣泛應用，信息已成為人類生存和發展的重要資源，是現代科學技術的支柱之一。信息資源的利用就是人類知識和智慧的利用，科學信息的交流、利用必將推動科技生產力的不斷發展，機關事業單位檔案信息化管理勢在必行。

3 推進檔案信息化建設

檔案信息化建設要以促進、完善信息化和提升檔案管理水平為總目標。應將檔案信息化建設納入整體信息化建設的規劃和方案，檔案信息化建設要適應事業單位信息化管理的要求，建立科學適用的文件歸檔、保管和利用管理系統，正確處理循序漸進與整體提升的關系，保證檔案信息化建設健康有序發展。

大力推進基礎設施建設。繼續推進運用計算機管理檔案，提高各級各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。加強檔案目錄數據庫建設。充分利用計算機技術，加快檔案目錄數據庫建設，提高檔案檢索利用服務質量。

依據國家有關檔案信息化建設的規定、規范，檔案管理軟件應具備適應多種文件存儲格式、支持實時瀏覽、具有互聯網及內聯網檢索功能，能夠實現收集整理、數據存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權限控制、統計報表、鑒定銷毀、數據輸入（輸出）及格式轉換的控制與管理，滿足文檔一體化管理、業務流程管理和信息資源開發利用的需要。

4.積極推進檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設。有條件的應該通過接收電子檔案、對各種類型的檔案進行數字化等方法，積極建設相關的全文數據庫和多媒體數據庫。積極推進檔案信息標準化和規范化建設。各級檔案行政管理部門和檔案部門應積極組織貫徹落實國家檔案信息化相關標準和規章；結合檔案信息化建設的實際情況，適時制定相關電子文件、電子檔案管理的標準與規范及其實施細則。

5.加強檔案信息化管理人才隊伍建設。加強檔案業務人員培訓工作。堅持各級檔案部門領導干部進修制度，把檔案信息化建設相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識等列入指導性教學計劃；加強對檔案業務人員應用新技術、新設備、新方法的培訓，普及信息技術知識，提高檔案業務人員掌握和運用現代化技術的技能。

6.加強網絡安全保障組織建設。建立檔案信息安全保障體系框架，逐步完善檔案信息安全管理體制。各級檔案部門要加強對計算機檔案管理系統的管理，確保檔案數據庫安全；加強對電子文件歸檔工作的監督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效；檔案部門的內部局域網要切實與一切外網實行物理隔離，加強身份認證和密鑰管理，確保檔案信息網絡傳輸的安全。各級檔案部門在開發利用檔案信息資源和網絡系統建設工作中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生。檔案信息的鑒定、評估能力。把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作著的一項基本職責，也是利用者評價檔案部門信息服務質量的一個重要標準。網絡環境下，信息量十分巨大，內容十分龐雜，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關的部分，為利用者提供優質的服務。

檔案信息的加工、提煉能力。信息社會，利用者需求的是“精要”信息，提供“原件”已遠遠無法滿足利用者各類復雜的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價值，從不同角度進行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產生出新的檔案信息產品。從而實現檔案信息的滲透增值能力，達到高效利用的目的。

4 結語

總之，檔案管理工作是一門深奧的學問，檔案工作的發展探索是無止境的，檔案信息化建設也是一個循序漸進和不斷探索的過程。檔案人員只有不斷提高素質，不斷探索新路，才能夠使檔案事業不斷向前邁進，不斷促進檔案管理的信息化建設。

參考文獻

[1]沈運青，提高檔案意識發展檔案事業[J].龍巖師專學報（社會科學版）第15卷第2期.

作者簡介

倪佩瑩（1986-），女，浙江省紹興人，本科，畢業于浙江工業大學，初級政工師；研究方向：檔案管理。