淺析對施工技術(shù)文檔進行過程監(jiān)管的必要性

摘 要：施工技術(shù)是國民經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展中的一個重要環(huán)節(jié)和基礎(chǔ)工作，而施工技術(shù)文檔記錄了施工技術(shù)的全過程，是建筑業(yè)發(fā)展的真實寫照，施工文檔的形成和管理，反映了一個地區(qū)建筑技術(shù)管理的水平和施工技術(shù)發(fā)展的趨勢，對國民經(jīng)濟的建設(shè)有著至關(guān)重要的影響。

關(guān)鍵詞：施工技術(shù)；文檔管理

隨著國民經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展的需要，建筑施工企業(yè)必須加強對建設(shè)項目工程的基礎(chǔ)管理，即加強和重視對技術(shù)文檔的管理工作。建筑安裝工程施工技術(shù)文檔的管理，是施工企業(yè)技術(shù)管理的基礎(chǔ)和前提，是確保工程質(zhì)量和完善施工管理的一項重要工作，重視技術(shù)文檔管理，對文檔資料的收集、整理、編制、驗收，建立完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案，是工程項目科學(xué)化、規(guī)范化管理的任務(wù)，是項目部自我完善和提高管理水平的途徑。

1 施工企業(yè)技術(shù)管理中存在的問題

目前對技術(shù)資料的管理已越來越被重視，但是由于其特殊性以及管理的不完善，仍存在許多問題，這些問題嚴(yán)重影響并阻礙了建筑施工企業(yè)的發(fā)展，總結(jié)起來主要有以下幾點；

1.1 工程施工企業(yè)中不重視文檔資料的收集整理工作

施工技術(shù)資料的建立、檢查、收集、整理工作貫穿于施工的全過程中，施工技術(shù)的完善程度體現(xiàn)了一個施工企業(yè)的管理水平，它為確保工程質(zhì)量提供了數(shù)據(jù)分析依據(jù)。資料是反映施工各個環(huán)節(jié)工程質(zhì)量狀況的基本數(shù)據(jù)和原始記錄，反映竣工項目的測試結(jié)果和記錄，為工程項目管理、施工索賠提供了可靠的依據(jù)和數(shù)據(jù)；資料是為應(yīng)付甲方、質(zhì)監(jiān)站等單位用的，與工程本身沒有什么聯(lián)系，資料的好壞并不反映工程質(zhì)量，由此出現(xiàn)了竣工后后補資料、編造資料的問題。在貫徹ISO9002標(biāo)準(zhǔn)后，技術(shù)資料管理被提到一定高度，但傳統(tǒng)的觀念很難在短時間內(nèi)扭轉(zhuǎn)，工程資料仍然沒有被真正重視起來，仍然存在滯后、不真實、不完善等現(xiàn)象，給技術(shù)管理和項目管理帶來了很大麻煩。

1.2 技術(shù)資料收集整理沒有統(tǒng)一模式

現(xiàn)在，市場有很多關(guān)于技術(shù)資料管理方面的書，用來指導(dǎo)資料員的工作，但并沒有一個統(tǒng)一模式，人為因素較多，各省與各省不一樣，許多資料的寫法沒有固定標(biāo)準(zhǔn)，使得資料整理時沒有可靠的依據(jù)，經(jīng)常是誰說的都有道理，資料被改來改去，既浪費時間又給工作帶來不便，還容易出現(xiàn)錯誤。

1.3 技術(shù)文檔管理與項目管理脫節(jié)

沒有充分認(rèn)識到技術(shù)文檔管理與項目管理是密不可分的、技術(shù)文檔管理為項目管理提供了可靠的保證，于是出現(xiàn)只抓項目管理，忽視資料管理的現(xiàn)象，使資料成為項目管理的一個附屬品，從而造成資料管理與項目管理脫節(jié)。

2 資料管理的意義

2.1 資料的收集整理工作為追究責(zé)任提供了保證

施工企業(yè)項目管理如果沒有相應(yīng)文檔資料，缺少施工過程中的原始記錄和各種有說服力的數(shù)據(jù)，發(fā)生問題時不能為查明原因、解決問題，及時、準(zhǔn)確、有條理地提供分析資料和證據(jù)，從而導(dǎo)致各部門這間互相推諉、扯皮，爭執(zhí)得不到及時解決，責(zé)任難以追究。

2.2 資料管理工作，是項目考核的基礎(chǔ)

施工企業(yè)建立以工程項目為核心的生產(chǎn)經(jīng)營管理體制，確定了項目管理目標(biāo)和衡量標(biāo)準(zhǔn)，要使責(zé)任制真正落實下去，約束人們的行為必須有嚴(yán)格的考核制度、完善的監(jiān)督手段、公平的獎罰措施。技術(shù)資料就是制訂這些制度的最根本依據(jù)，是進行考核評比、給項目打分的第一數(shù)據(jù)，最有說服力。通過資料可以知道自開工以來工程進度、質(zhì)量、安全、管理等各方面內(nèi)容，根據(jù)這些對項目進行公正、客觀的考核。若無完善的資料記載工程情況或工程資料不真實，考核人員就不能全面了解工程各方面情況，無法對項目進行全面、客觀的考核。

2.3 資料管理是目標(biāo)控制的基礎(chǔ)

由于工程施工受外部環(huán)境以及各協(xié)作部門和單位的影響，常使工程實施過程偏離目標(biāo)要求，因此必須對工程實施過程進行目標(biāo)控制。要進行目標(biāo)控制，首先必須依據(jù)目標(biāo)要求確定各計劃，并按計劃進行工程施工；其次必須全面了解工程實施的實際情況，根據(jù)實際情況與目標(biāo)要求的對比，判定目標(biāo)偏離程序，制定相應(yīng)對策，實現(xiàn)目標(biāo)控制。工程文檔資料可以全面反映工程情況，如各分項工程進度、各種材料進場檢驗情況、質(zhì)量檢查驗收記錄、試驗報告等，若對工程實施過程中文檔資料不及時準(zhǔn)確收集、整理、分析，則項目經(jīng)理、企業(yè)負(fù)責(zé)人無法全面了解工程實際情況，難以判定目標(biāo)是否偏離程序，及時采取調(diào)整措施。缺乏根據(jù)文檔資料及時全面的分析，掌握工程實際情況的手段，項目管理中常用開會、匯報的方式了解工程情況，而這種了解往往帶有主觀性和片面性，對項目管理缺乏全面性和預(yù)見性，造成施工現(xiàn)場混亂，工程成本增加。

3 講究工作方法，做好資料管理

資料管理是一項很重要的工作，也是很繁瑣的工作，整理起來有一些難度，通過幾年的檔案管理工作，通過對施工單位檔案資料的指導(dǎo)與管理，在此筆者談一些看法；

3.1 編制工作程序

熟悉了程序規(guī)定后，就應(yīng)該根據(jù)實際情況編制工作程序了，編制時主要考慮有哪些資料，這些資料由哪些部門編寫，怎樣進行傳遞，時間要求等，根據(jù)這些編出具體程序，發(fā)到相關(guān)部門以指導(dǎo)工作，并督促其按此執(zhí)行。這是非常重要的一環(huán)，缺少了這一環(huán)，各部門這間不能很好的配合，也不知有關(guān)順序，以致于影響工作。

3.2 以計劃為龍頭

計劃在生產(chǎn)中很重要，其實在資料中也是必不可少的，只是很少有人重視罷了，在工作中，要重視計劃，發(fā)下的圖紙仔細看一遍，按分部分著看，先看基礎(chǔ)有幾個分項，每個分項工程的具體做法，為此設(shè)計一張表，把各分項依次列出，然后根據(jù)分項應(yīng)有哪些資料在其下用鉛筆畫鉤，依次類推將每一個分部都這樣做。然后對每一項應(yīng)有的資料進行畫線，如承臺鋼筋這個分項需有技術(shù)交底、驗評、隱蔽，就在這項下面畫橫線，這樣做有兩個好處：1、能夠知道有哪些分項，用哪些表格，提前準(zhǔn)備好；2、避免丟項、落項。

3.3 以日志為主線

日志就像一件上衣的衣領(lǐng)，要拿衣服先提衣領(lǐng)，要保證資料的真實性與及時性得先看日志，日志是一條主線。在做資料文檔時先看日志，把每一分項開始的時間用鉛筆寫在提前做出的計劃表上，將材料進場、驗收等情況簡單寫在備注欄中，這樣就可以一目了然地看出干了哪些話，什么時間開始干的，進場材料有哪些等，以此來控制資料時間，查看有沒有與日志不符的。

3.4 以試驗為中心

這是重要的一步，這一環(huán)牽扯的資料較多，也比較麻煩。一般情況下，先將原材料報告和合格證登記，內(nèi)容包括：進場時間、數(shù)量、編號、檢驗日期、結(jié)果等；將配比、強度報告等也進行登記，登記時按編號先后順序排列，登記前先檢查本報告是否有問題，數(shù)據(jù)是否正確，因為比較多，可以將其整理在一起打印出來，以便于查找。一般先從砼施工記錄開始，由砼施工記錄追溯到砼配合比，由配合比追溯到原材料；在查驗評時，可以追溯原材料的使用情況、批次、數(shù)量等。這樣依次追溯下去，既可以使資料相吻合，又可以提高工作效率。

以上觀點，是筆者通過自身多年的檔案管理工作，通過與施工單位的多次接觸，發(fā)現(xiàn)施工單位資料管理工作有待提高、改進，經(jīng)過與多家施工單位資料管理人員共同探討、研究而提出的。其實，施工單位資料管理工作規(guī)范化、科學(xué)化后，建筑檔案管理部門文檔資料管理工作也相應(yīng)得到了提高，有利于建筑檔案管理部門與施工單位的工作協(xié)調(diào)，能夠更好、更及時的將單位工程的文檔資料進行存檔、備案。

作者簡介

周曉敏（1962-），女，云南省昆明市，本科，漢族，昆明一建建設(shè)集團有限公司，館員，研究方向：工程技術(shù)檔案管理。