信息時代下科技檔案資源的開發與利用

米建功

摘 要：科技檔案產生于社會的科研活動和生產建設活動之中，它記敘和反映了自然界物質現象及其運動的規律，記述和反映了人們認識自然、改造自然的各種活動，是研究科技檔案自身運動規律及其管理工作規律的主要信息資源。科技檔案的管理要求如下：樹立信息觀念；加強檔案管理；做好基礎工作；準備必要的物質條件；提高檔案管理人員的素質。

關鍵詞：科技檔案；信息開發模式；管理理念；合法利用

新世紀已進入信息時代，檔案作為一種信息面臨的是市場經濟所帶來的機遇與挑戰，特別是科技檔案，如何把握機遇，迎接挑戰，在不斷前進的經濟建設中發揮其內在價值和利用價值，是擺在我們檔案工作者面前的重要課題。然而，有的檔案工作忽視了如何更好地提高對科技檔案的利用工作。我們應當審時度勢，不斷探索新的方式，利用新手段，及時開發科技檔案信息，提供優質服務，推動檔案工作不斷發展。面對新形勢、新任務和現代科學技術的挑戰，檔案管理部門應如何充分開發科技檔案信息資源，為建設有中國特色的社會主義現代化服務是當前的一項重要任務，文章就科技產品檔案信息資源的開發利用工作談些認識。

1 科技檔案的特點

科技檔案是指在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄象、錄音等科技文件材料，科技檔案作為檔案的一大門類又有它自身的特點。

（一）科技檔案有專業性的特點

即不同的專業、技術領域產生形成的科技檔案在內容、性質、記錄手段和載體形式上有明顯的區別。電力設計院一般以工程設計檔案為主，包括設計管理文件、設計工程項目文件資料及藍圖、設計工程底圖三部分。

（二）科技檔案具有成套性特點

科技檔案的成套性特點，是由科技生產活動的特點決定的。任何科技生產活動都是以一個獨立的項目或某一特有的現象為對象進行的，在其運轉過程中產生了嚴格的邏輯關系，該關系決定了科技文件的相互聯系性和因果關系。比如一個工程項目的設計和施工，圍繞一個工程項目形成了一系列相關的科技文件，記載和反映了該項目的全部過程和成果，構成了一個反映該項目全部活動的文件整體。

（三）科技檔案具有現實性特點

科技檔案同科技活動的關系極為密切，具有較強的現實使用性。一般來說，其他文件材料歸檔以后，基本上完成了現行功能，多是用來進行歷史查考。科技檔案則不同，歸檔進入科技檔案部門的大多數科技檔案，不僅沒有退出現行使用過程，而且將在較長的時期內發揮現行效用。科技檔案，特別是工程設計檔案，既要真實地記錄科技活動的歷史過程，反映科技活動主體的歷史面貌，還要真實地記錄和反映科技活動主體的現實面貌，它是靜態的、又是動態地記錄和反映科技活動主體的實際情況。

（四）科技檔案具有復用性的特點

科技檔案的復用性是指科技檔案可以重復套用。這就是說有些科技檔案可以最大量的，重復多次地照搬照套于新的科技活動中，這些特點是由科學技術的繼承性特點決定的。

2 科技檔案信息開發的重要性

科技檔案工作的主要內容，是要充分開發科技檔案信息資源將科技檔案中內在的價值轉變為現實生產力，從而更加有效地為我國的經濟建設服務。所以，科技檔案信息的開發利用有利于將檔案信息轉化為現實生產力。隨著全世界科學技術的迅猛發展，科技檔案信息的作用已經滲透到從經濟建設到社會生活的各個方面之中。科技成為了現代社會發展最重要的推動力量之一。它使生產力從數量到質量都產生了巨大的變化。科技檔案信息并不能直接給社會生產力的發展帶來顯著的影響，只有對其進行充分的開發利用，才能夠轉化為現實中的生產力，進而為社會發展貢獻力量。對科技檔案信息資源的開發利用，還有利于科技競爭能力的增強，因為隨著現代各種新的科學技術不斷涌現，使科技的競爭愈加激烈。而在充滿了激烈的競爭與形勢瞬息萬變的信息社會里，企業要想生存與發展，就必須對信息資源進行充分的利用，使其能夠又快又好地轉化為現實生產力。對信息這種豐富的資源的開發利用程度，儼然已經成為現代社會科技信息技術利用的發達與否的重要標志。所以，對檔案信息資源進行充分的開發和利用已經成為了社會發展的大勢所趨。

3 如何對檔案信息技術進行開發利用

科技檔案信息只有被社會所利用才能夠被轉化成現實的生產力并帶來經濟效益。充分重視檔案信息資源的開發，大力擴展信息來源，利用多種途徑來得到同企業發展具有密切關聯的種種信息，使企業的檔案信息開發能夠適應不斷發展的新形勢，使企業檔案的需求獲得最大限度的滿足，這對企業來說是一種極為艱巨和重要的工作。結合多年的檔案管理工作，認為應該從以下幾個方面來著手實施對科技檔案信息的開發與利用。

（一）擴展收集范圍，建立全方位的檔案庫

產品檔案作為企業一個重要的信息來源，可以是從生產中產生并服務于生產的。對科技檔案信息進行管理的是為了將之應用與生產。因此只有完整而準確的檔案信息才有助于企業提高生產效率。

所以，想要建立完整的歸檔制度，就一定要做到有章可循和有據可依，這是做好檔案信息工作的保證。在這個過程中，檔案部門應首先將所收集并內容進行整理和復印，然后發到相關的科技人員手中，使產品檔案管理從材料的形成積累到整理審核乃至更改補充都列入到檔案開發工作人員的職責之中，并使之成為考核的項目之一，使工程技術人員能夠按照規定的時間和內容上交材料。檔案管理部門要將被動工作變為主動工作，擴展收集的范圍、豐富收集內容，對企業的生產經營等各項活積極都進行積極的參與，主動對被收集產品的生產與銷售情況進行了解。

（二）對收集來的產品信息進行充分的研發

企業檔案部門通過擴大收集范圍所收集到的豐富內容，使其具有了完整而系統的產品信息資源。一定要以加強對自身檔案信息管理的能力，做好基礎性的利用工作，同時還要對編研工作進行重點的加強。例如將庫藏檔案分別收錄于各種檢索詞條中，建立成簡明而易查的二次信息，使檔案信息從原始材料演變為信息產品，把簡單的利用進化成綜合性的開發。不僅要編撰年鑒和產品簡介，還需呀根據領導和基層的需要，結合實際的生產經營，來尋找出檔案信息開發同企業發展的結合點，編寫出對企業發展有所幫助的綜合分析材料。

（三）加大科技檔案信息人才的培養

大力培養檔案信息的開發人才，為提高企業的經濟效益打下堅實的基礎。對產品檔案信息進行開發的關鍵在于人才。因此培養信息開發人才，是做好企業產品檔案信息與提升企業經濟效益的迫切需求。優秀的檔案信息開發人才，不僅需要具備信息加工的能力和水平，還要能夠參與市場經濟的運作，其中包括建立檔案信息市場和保護企業知識產權、能夠及時準確地幫助企業開發出市場所急需的產品，并為產品進入和占領市場提供信息支持。在現在的知識經濟時代，信息的作用越來越明顯，企業對信息的依賴也越來越迫切，檔案信息的開發利用工作也將會在經濟發展與社會進步中起到更有效的作用。

4 結語

總之，科技檔案管理人員只有通過服務，做好科技檔案的提供利用工作，才能把科技管理工作與社會的發展緊密地聯系在一起，把科技檔案信息資源轉化為現實生產力，才能檢驗科技檔案管理工作，促進科技檔案各項業務工作的改進和提高。所以科技檔案管理部門應把提高科技檔案的開發利用工作擺在當前工作的中心位置上，使之更好地在社會經濟發展與科學研究中發揮自己的價值與作用。

參考文獻

[1]焦德.試論知識經濟時代科技檔案信息資源的開發與利用[J].科協論壇（下半月），2013（12）.

[2]閏莉書.加強高校檔案工作，開發檔案信息資源[J].蘭臺世界，2012（23）.

[3]姚曉蓮，索麗娜，崔薇.科技檔案信息，資源科學開發和有效利用的探討[J].內蒙古民族大學學報，2013（05）.