高校學生檔案管理模式探析

■廖穎

高校學生檔案管理模式探析

■廖穎

本文從管理主體、管理客體和管理手段等方面探討高校學生檔案管理模式，指出了高校檔案機構的最佳管理主體、明確了管理客體，并提出了有效管理的手段。

高等學校檔案管理學生檔案管理模式

由于行業標準的缺失，我國高校學生檔案工作在總體上呈現出比較混亂的狀態，管理主體多種多樣，管理客體五花八門，檔案材料不齊全、手續不完備、檔案丟失等情況時有發生，致使學生的合法權益得不到保障。探索切實可行的高校學生檔案管理模式，是高校檔案管理工作中一個值得研究的課題。

一、高校檔案管理主體

目前，高校學生檔案的管理主體主要有三種：學生管理部門（如學生處、研究生處）、檔案機構（含檔案館和綜合檔案室）和院系。在這幾種管理主體中，筆者認為，高校檔案機構是管理學生檔案的最佳主體，理由如下：

1.其他部門管理學生檔案存在的問題

長期以來，高校普遍沿用分散模式管理學生檔案，“即招生時從地方招辦統一接收學生高考檔案，然后束之于學生工作處或院系等相關部門，至學生畢業前夕再集中突擊整理大學期間的材料，最終于學生離校后不久成批轉遞至用人單位，這種檔案管理方式是統分統包政策的產物。”［1］毋庸置疑，這種由學生管理部門或院系負責管理學生檔案的分散管理模式在計劃經濟時代確實發揮了重要的作用，但隨著高校擴招而帶來的學生檔案數量的增多，這種模式逐漸顯露出了一些難以克服的弊端。

其一，在保管條件方面，分散管理模式普遍缺乏專門的檔案庫房，學生檔案保存于相關工作人員辦公室，這樣的保管條件存在很大的安全隱患。在各高校辦學規模不斷擴大的背景下，學生檔案的數量也相應地增多，將大批量學生檔案放置于一般的辦公場所，實非保險之舉。

其二，不管是學生管理部門還是院系，相關工作人員絕大多數是兼管學生檔案工作，在時間和精力上往往都無法得到保障，從而導致學生檔案管理工作不到位。有學者如此分析：“除檔案館之外，無論哪個部門管理，學生檔案工作都是‘附屬品’，都無專人負責。”［2］由非檔案機構負責管理學生檔案，在管理過程中往往“較注重學生檔案的行政化管理，業務管理方面較薄弱，學校又缺乏監督檢查和業務指導，這就造成了學生檔案歸檔不齊全、材料不符合歸檔要求、檔案材料的利用價值不高等一系列問題。”［3］

2.檔案機構作為學生檔案的管理主體的優勢

集中統一管理原則是建國以來我國檔案管理的基本原則，高校學生檔案作為國家檔案的重要組成部分，理應貫徹這一原則。由高校檔案機構負責管理學生檔案，正是堅持了集中統一管理的原則，順應了國家對檔案工作的總體要求。

由高校檔案機構管理學生檔案，是依法治檔的具體體現。2008年9月1日起施行的《高等學校檔案管理辦法》（簡稱27號令）在文件材料的歸檔范圍中增設了“學生類”檔案，首次將學生檔案納入高校檔案管理體系。27號令明確規定，高校檔案機構（包括檔案館和綜合檔案室）是保存和提供利用學校檔案的專門機構。［4］作為高校檔案重要組成部分的學生檔案也理應劃歸高校檔案機構管理。將學生檔案劃歸高校檔案機構管理，是對27號令的貫徹實施，是依法治檔在高校層面的具體體現。依法（即27號令）確定由高校檔案機構管理學生檔案，從根本上解決了高校學生檔案的管理體制問題，這將為高校學生檔案工作的依法開展奠定重要的基礎。

由高校檔案機構管理學生檔案，有利于實現學生檔案的專業化管理。高校檔案機構是專門管理學校檔案的機構，不僅設有專用的檔案庫房，同時還配備了專門的檔案工作人員，這為實現學生檔案的專業化管理提供了有利條件。有學者如此評析，將學生檔案納入高校檔案綜合管理范圍，“是集中優勢資源，進行專業化管理，是學生檔案實現規范化管理的有效途徑。”［5］

二、高校檔案管理客體

由于宏觀層面規范標準的缺失，高校學生檔案具體應包含哪些材料并沒有統一的規定。在具體實踐中，各高校往往是按照慣例來收集學生檔案材料，而不成文的慣例則通常帶有一定的隨意性，其導致的后果之一就是本該歸檔的材料沒有歸檔，而沒必要歸檔的材料卻歸檔了。筆者認為，高校有必要參照干部檔案的歸檔范圍與要求收集學生檔案材料。

一方面，高校學生檔案與干部檔案是一脈相承的。隨著時間的推移和檔案相對人身份的改變，高校學生檔案在學生畢業步入社會之后會演變為干部檔案或其他類型檔案。高校學生檔案參照干部檔案的歸檔范圍進行材料收集，有利于日后干部檔案的齊全與規范。另一方面，我國干部檔案工作發展至今已經比較成熟。“建國以來，干部檔案是我國人事檔案的主體和核心，很受重視。”［6］為規范全國干部檔案工作，中共中央組織部等相關部門先后出臺了《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細則》和《干部人事檔案材料收集歸檔規定》等法規性文件，并結合實際工作需要對其中部分文件進行了修訂。一系列配套的相關政策法規和規章制度，加上多年的實踐探索，使得我國干部檔案工作已經趨于成型。干部檔案工作的經驗值得高校學生檔案借鑒和學習。

反之，如果高校不按照干部檔案的歸檔范圍開展學生檔案材料的收集歸檔工作，則極有可能使高校學生檔案工作與干部檔案工作出現脫節，并因此留下不少的“后遺癥”。這些“后遺癥”會在日后的干部檔案工作階段凸顯出來。目前正在全國范圍內開展的干部人事檔案專項審核工作所發現的一個比較突出的問題就是干部的學習經歷材料不齊全、不規范，如報考登記表、學生登記表、成績和其他材料缺失，或報考登記表、畢業生登記表等材料缺少單位公章。而這些問題的根源就在于高校沒有按照干部檔案的相關標準開展學生檔案工作。在目前從嚴管理干部及其檔案的環境下，相關檔案材料的缺失或不規范都極有可能影響到干部本人的利益。

因此，為了實現高校學生檔案工作與干部檔案工作的有效銜接，確保學生個人的合法權益得到保障，高校應按照干部檔案的歸檔范圍收集學生檔案材料，保證學生在校期間形成的檔案材料齊全、規范。具體來講，根據干部檔案工作的現實需要，高校學生檔案一般應包含以下幾個方面的材料：（1）學歷學位材料。主要包含報考登記表、學生（學員、學籍）登記表、學習成績、畢業生登記表和授予學位的材料等共性材料。此外，根據培養層次和類別的不同，還應包含專家推薦信、黨校學歷證明、選拔留學生審查登記表等特性材料。（2）入黨團材料。比較常見的有中國共產主義青年團入團志愿書、入團申請書；中國共產黨入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書；與黨建有關的其他材料。（3）獎勵材料。含縣處級以上黨政機關、人民團體等予以的獎勵材料，如高校優秀畢業生登記表、優秀學生干部登記表、三好學生登記表、先進人物登記（推薦、審批）表、獎學金申請表等。（4）處分材料。包括處分決定、免予處分的意見、上級批復、調查報告及主要依據與證明材料、本人對處分決定的意見及情況說明材料；解除（變更、撤銷）處分的材料；其他涉及違法違紀問題相關的處理決定材料。（5）其他材料。包括自傳、學習鑒定、政審材料、應征入伍登記表、畢業生就業報到證、反映嚴重慢性病或身體殘疾的體檢表等材料。

在具體實踐中，各高校可結合本校學生工作實際，對照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的要求，將屬于高校形成的材料列入具體的歸檔范圍，從而真正明確高校學生檔案工作的管理客體。

三、高校檔案管理手段

1.搭建高校學生檔案工作網絡

高校學生檔案具有明顯的動態性和流動性特征，在不同的階段都有可能產生不同的檔案材料，并由此引發相關檔案材料的移交或轉遞行為。這其中就涉及到檔案材料形成部門和學生檔案管理部門雙方的職責分工問題。為確保高校學生檔案管理工作的有效運作，有必要搭建高校學生檔案工作網絡，將各相關部門納入其中。搭建的學生檔案工作網絡要實現全面覆蓋，將學生檔案工作的各項業務環節納入相關工作中，如將新生建檔工作納入招生工作中，將檔案材料的收集工作納入學生培養工作中，將檔案材料的歸檔與轉遞工作納入畢業與就業工作中。在該網絡中，檔案機構作為學生檔案的直接管理主體，主要承擔對相關院系和職能部門進行業務指導的任務，而院系及相關職能部門則以歸檔單位的身份扮演著學生檔案間接管理主體的角色，側重于對學生檔案材料的收集與歸檔工作。其中，涉及到檔案材料交接的環節，如學生檔案材料的移交與轉遞，要做好相應的登記簽收工作，確保每一卷檔案、每一份材料的去向都要有明確的記錄，一旦出現問題，都有據可查。

2.接受本校干部檔案部門的業務指導

在高校中，不管是綜合檔案還是干部檔案，均有明確的業務指導機構，而學生檔案目前在業務指導上依然面臨尷尬的境地。一方面，27號令將學生檔案納入高校檔案體系，就歸口而言，其業務理應接受檔案行政管理部門的監督和指導，但現實情況是，檔案行政管理部門對高校檔案的業務指導主要集中在綜合檔案上，幾乎還未涉及到學生檔案。另一方面，學生檔案雖屬于人事檔案的范疇，但其業務卻不屬于組織人事部門的監督和指導范圍。組織人事部門主要是對干部檔案業務負有監督、檢查和指導的責任，而不對學生檔案負有直接的責任。因此，高校學生檔案的業務指導可謂“兩頭不著邊”。鑒于以上現實情況，筆者認為，在現有條件下，高校的干部檔案部門應承擔起對本校學生檔案進行業務指導的責任。

如前文所述，高校學生檔案和干部檔案有著密切的聯系，今天的學生檔案是明天干部檔案的重要組成部分。從某種意義上來說，學校干部檔案部門對學生檔案進行業務指導是前端控制原則在高校干部檔案工作中的深層體現，這樣做不僅有助于提高學生檔案工作的質量，同時還能從源頭上確保未來干部檔案的質量。作為全國干部檔案工作的重要組成部分，高校干部檔案工作已經相當規范，高校干部檔案部門完全具備指導學生檔案工作的條件和實力。

3.制定學校層面的規章制度

宏觀層面的法律法規具有普遍適用性，具體到某一單位而言，最直接、最有效的還是微觀層面的“土政策”。因此，針對高校學生檔案工作最直接有效的依然是高校層面的規章制度。將學生檔案工作實踐中切實有效的經驗和做法以規章制度的形式固定下來，有利于高校學生檔案工作的延續性和穩定性。反之，以規章制度為依據布置高校學生檔案的各項相關工作，更能有效保證各方的執行力。因此，高校有必要在已有法律法規的基礎上制定本校的學生檔案管理規章制度，從微觀層面規范本校的學生檔案工作。

制定學校層面的規章制度，有宏觀層面的針對性法律法規作為參考依據固然重要，但它卻不是必備條件。在缺乏直接針對高校學生檔案工作的相關法律法規的情況下，西南政法大學根據《干部檔案工作條例》和《高等學校檔案管理辦法》等有關法規，結合學校實際制定了《西南政法大學學生檔案管理辦法》，明確規定要“嚴格按照《干部檔案工作條例》管理學生人事檔案。”［7］而四川大學則根據省級的相關法規《四川省〈高等學校檔案管理辦法〉實施細則（試行）》和《四川省普通高等學校學生檔案管理辦法》（試行）等文件制定了本校的規章制度《四川大學學生檔案管理實施細則（試行）》。［8］

針對學生檔案工作制定的學校層面的規章制度，不僅是高校貫徹實施國家相關法律法規的具體體現，同時也是學生檔案管理主體開展相關工作的最直接、最有利的依據。因此，學校層面制定的規章制度，要全面而細致，盡可能地涵蓋所有責任主體和工作環節，對各相關部門、人員的職責范圍、工作流程及要求等作出具體的、明確的規定。

[1]汪小琴.綜合化社會化高校檔案管理發展脈絡和趨向[J].檔案時空；2010(2):31.

[2]王偉.高校學生檔案管理現狀及對策研究[J].北京檔案；2009(5):25.

[3]徐靜娟.貫徹27號令；完善高校學生檔案管理工作[J].檔案與建設；2010(8):54.

[4]《高等學校檔案管理辦法》；中華人民共和國教育部、國家檔案局令第27號；2008年8月20日.

[5]彭勁.高校學生檔案采用納入式管理模式再探[J].蘭臺世界2012(2)月中旬:49.

[6]朱玉媛；周耀林.人事檔案管理原理與方法[M].武漢:武漢大學出版社；2011:19.

[7]西南政法大學學生檔案管理辦法[EB/OL]. [2015-12-10].http://www.swupl.edu.cn/dangan guan/News_View.asp?NewsID=103.

[8]四川大學學生檔案管理實施細則（試行）[EB/OL].[2015-12-16].http://archives.scu.edu.cn/ detail.asp?id=2185.

作者單位：上海理工大學檔案館