高校檔案館微信公眾平臺調查分析

■　李園園

高校檔案館微信公眾平臺調查分析

■李園園

本文對我國高校檔案館微信公眾平臺的現狀進行了調查，分析存在的問題，進而提出發展建議，旨在為以后高校檔案館微信公眾平臺的發展與完善提供借鑒。

高校檔案館微信公眾平臺分析

新技術的發展擴大了人們的信息獲取范圍，也改變著信息獲取方式，促使信息服務渠道廣闊化、模式多元化。微信公眾平臺具有服務主動、資源廣泛、利用及時等優點，高校檔案館開始嘗試利用這一平臺擴大檔案服務渠道，豐富檔案信息呈現方式，提升用戶檔案服務體驗。

一、高校檔案館微信公眾平臺產生的背景

1.信息技術的發展，催生了微信公眾平臺

隨著移動互聯網、4G通信技術、智能手機等新媒體的不斷涌現，與之相應的檔案館服務平臺應運而生。

微信公眾平臺是騰訊公司在2012年8月推出的一項服務，個人和機構可以申請開通公眾賬號，設置二維碼，通過圖、文、音、視頻等形式推送信息。它的開發接近零成本，對用戶技術要求不高，服務面廣，信息推送及時豐富，用戶可在線互動交流，在信息推送和服務方面頗具優勢，一些高校檔案館開始抓住時機，借此發布檔案信息和提供利用服務。

2.公眾對檔案利用服務需求的多元化

新媒體時代，被動的信息利用方式受地域和時間限制的弊端越發彰顯，無法滿足用戶快捷、高效利用檔案信息的需求，更多用戶轉向數字檔案平臺獲取信息。檔案館秉承“我有什么就提供什么”的工作思路，缺乏與用戶溝通，提供的服務局限于文字信息，在檔案的文化宣傳和資源開發利用方面比較匱乏，很少主動挖掘用戶的潛在需求，無法滿足用戶多元化的信息渴求。

檔案微信公眾平臺集文字、語音、視頻、社交等功能于一體，用戶足不出戶，只需手機掃描二維碼圖標即可關注檔案館，隨時隨地了解相關信息，可以有效改善檔案服務互動性差的缺陷，提高服務的共享性和智能化水平，豐富檔案文化宣傳途徑。

3.受眾的特點，使得微信公眾平臺易于接受

CuriosityChina制作的《2015微信用戶數據報告》顯示：86.2%的微信用戶在18-36歲之間，學生用戶占據19.7%，近80%的用戶關注微信公眾號，41.1%的用戶用來獲取資訊，13.7%的用戶用來學習知識。［1］

在實踐工作中，檔案利用服務的對象主要為在校師生及畢業的校友，這類群體文化程度較高，年輕且思維活躍，接受新生事物快，對微信平臺的認可度和使用度也比較高，傾向于動動手指就能解決問題。基于這類用戶群體，高校檔案館應抓住微信平臺方便快捷的優勢來拓展服務領域。

二、高校檔案館微信公眾平臺調研數據

為了解高校檔案館微信公眾平臺的建設現狀，筆者在微信平臺添加公眾號環節，輸入“檔案”檢索，經數據篩選及核實，截至2016年3月19日，我國高校共有18所檔案館（同濟大學檔案館有2個公眾號，推測“同濟檔案館”后被舍棄）開通微信公眾平臺。

我國高校檔案館微信公眾平臺調查情況見表1，統計時間截至2016年3月19日。

三、高校檔案館微信公眾平臺建設現狀分析

表2　相關檔案法律法規對檔案開放的規定

1.尚處于起步探索階段，有待深入和拓展

據統計，國內僅有18所高校檔案館開啟微信公眾平臺服務，數量極少，起步較晚，11所檔案館在2015年后才開啟此項服務，而微信公眾平臺早在2012年就已推出使用，高校檔案館對微信公眾平臺的運用明顯滯后。

目前，它處于探索階段，一些微信公眾平臺一邊服務，一邊建設。如東北農業大學檔案館僅開設“查檔預約”功能；中南大學檔案館的“在線辦理”、“工作動態”、“校史檔案”模塊正在建設。由于開發不可能一步到位，高校檔案館應合理規劃平臺建設，在實踐中不斷改進和創新，逐步加大微信公眾平臺的信息含量，深化服務內容，逐步擴大檔案館的影響力。

2.微信公眾號名稱及Logo不規范

微信公眾號（以下統稱“公眾號”）是唯一且不可修改的，規范的名稱便于用戶檢索并關注訂閱。調查發現，“東師檔案”等4個中文公眾號使用簡稱，不易查找使用，有必要規范名稱；而英文公眾號或英文拼寫（6個），或漢語拼音首字母拼寫（5個），或沒有英文公眾號（7個），建議統一采用檔案館漢語拼音首字母拼寫，既符合大眾思維，又便于檢索。

微信公眾平臺圖標是檔案館的形象標識和文化標簽，也是用戶訪問微信平臺最為形象的視覺指引。［2］經調查，有10個公眾號采用了檔案館Logo，3個采用學校Logo，其他使用庫房照片、檔案館照片（2個）、“檔”、圖書館圖片，無法彰顯檔案館品牌形象，建議統一采用檔案館Logo，凸顯本校檔案館品牌的辨識度。

3.功能設置參差不齊，服務深度不夠

合理的功能設置可最大程度的發揮微信公眾平臺的優勢，功能設置不全或者缺少維護，都會降低用戶的使用率和關注度。

微信公眾平臺通過對話方式、自定義菜單和信息發布來提供服務。據悉，上海交大檔案館采用對話界面；中山大學檔案館等9個公眾號開設三個一級菜單，下分若干二級菜單；東南大學檔案館等3個公眾號開設一到兩個一級菜單；中國石油大學檔案館等5個公眾號既無菜單設置，也無對話功能，幾乎不提供服務。因此，要完善功能設置，需將對話方式、自定義菜單和信息發布三者有效結合起來，全方位提供服務。

在利用服務方面，僅有西北工業大學檔案館校史館等7個公眾號提供在線提交、查詢、檢索和預約功能；福州大學檔案館等5個公眾號仍停留在提供服務指南上，用戶辦理具體事項仍需去檔案館。作為“指尖上的檔案館”，微信公眾平臺理應承擔網站的大部分功能，而在實際應用中，它提供的服務深度不夠，主要集中于館況介紹、服務指南、新聞資訊、校史文化等方面，在線利用服務方面尚待開拓，檔案館急需拓寬在線服務范圍，提高服務質量。

4.信息推送不主動，內容不夠豐富

微信公眾平臺最大的優勢就是向用戶推送消息，發布動態資訊，信息推送的頻率和質量接關系到公眾利用服務的深度。

一方面，檔案微信公眾平臺推送信息不主動，更新率較低。經調查，僅有7個公眾號推送的消息高于10條。其中，福州大學檔案館等3個公眾號推送0條消息；重慶大學和上海大學的公眾號推送1條消息；沈陽工學院圖書與檔案館微信號有2條消息；中國計量學院檔案館在2014到2015年期間僅更新1條消息。因此，高校檔案館要及時更新內容，提高公眾號的關注度，以免被公眾遺忘。

另一方面，推送的信息內容單一，大多數集中在館內工作動態及館藏資料方面，檔案館應充分挖掘檔案資源，豐富推送內容。在這方面，西北工業大學檔案館校史館值得借鑒，它推送的信息圖文并茂，除發布工作動態外，還涉及到行業前沿，檔案知識，工大故事等內容，新穎有趣，吸人眼球。

5.互動服務差強人意，用戶體驗有待提升

微信公眾平臺設置自動回復和人工回復來實時互動，回復用戶咨詢。筆者以查詢本科成績為由，逐一與公眾號互動，僅有8個給予自動答復，其余公眾號在48小時內沒有響應。另外，回復內容缺乏針對性，有1個回復“收到消息”，其他回復聯系方式或服務指南，僅中國計量學院檔案館回復“攜身份證到檔案館辦理”。針對這種情況，我們可以嘗試將用戶關心的共性問題設為自動回復程序，有條件的檔案館可以提供人工回復。

另外，所調查的公眾號都不支持語音對話服務，無法充分利用微信語音服務的優勢，這些都使得用戶的體驗滿意度不高，這個問題要引起我們重視。

四、高校檔案館微信公眾平臺的發展建議

1.結合自身需求，逐步發展

微信公眾平臺的開通給檔案利用者帶來了全新體驗，不少高校檔案館開始嘗試借此拓寬服務方式。但在調查中有5個公眾號幾乎處于閑置狀態，檔案館不可只圖一時新鮮，盲目跟進，一經開通，就需要定期更新維護，其中的人力物力及技術成本都要考慮進去。

檔案館應該根據業務需求，緊繞中心工作，結合自身條件，通過問卷調查、用戶采訪、分析利用數據等方式，發掘用戶利用檔案的特點，研究分析微信公眾平臺究竟要發揮什么作用，提供什么內容。根據實際工作動態，逐步增設新界面，反映檔案工作發展狀況，打造“一信知檔案”的互動平臺。

2.參考其他檔案館微信平臺，廣泛借鑒

相對于省市區地方檔案館（公眾號有117個，統計時間截至2016年3月19日）來說，高校檔案館微信平臺建設處于起步階段，有必要參考并借鑒其他微信平臺。

例如，廈門市檔案局在開通微信平臺之初，關注了所能找到的檔案館公眾號，并重點搜索副省級以上單位的綜合檔案館，逐個進行學習觀摩。當前，西北工業大學檔案館校史館、遼師微檔案功能完善，內容豐富，我們可以借鑒學習。

3.聯合建設微信平臺，打造品牌效應

一直以來，高校檔案館處于邊緣化部門，我們要提升形象，升級服務，就要善借外力，強強聯合。

例如，“檔案那些事兒”，依托中國人民大學信息資源管理學院與北京市檔案局的學者和專家團隊共同建立而成。其中，“探秘傳承”和“親歷傳真”模塊主要由檔案局負責，“學術信息”模塊主要由學校負責。它的“國際視野”和“學術新知”等欄目廣受歡迎，已形成品牌效應，在公眾號的排名中比較靠前。

鑒于此，對于開設檔案專業的高校來說，檔案館可與學院聯合建設微信公眾平臺。以上海大學為例，已有“上海大學圖書情報檔案系”公眾號，而檔案館的公眾號幾乎閑置。我們可以嘗試聯合建設，依托學術特色，提升服務質量。檔案學生可以針對平微信臺功能建設提出更專業的建議；他們接觸最新的學術動態，可以發布學術信息；也可聘用學生負責微信平臺的互動交流，解疑答惑，確保回復的及時性。

4.搞好特色，提供個性化服務

公眾號是檔案館的名片，不應局限于提供工作動態、校史文化等，應該搞好特色，提高辨識度。

微信公眾平臺畢竟是個微平臺，不必也不可能面面俱到，高校檔案館可根據自身業務和館藏特色，將核心工作和公眾利用的常見問題搬到手機上，不僅方便利用，也可緩解線下工作的壓力。

例如，西北工業大學檔案館校史館可進行校史館預約、服務評價、在線留言；東北農業大學可預約查檔；東南大學檔案館可全文檢索館藏檔案、學位論文；東北師范大學檔案館提供在線申請研究生試題郵寄服務；上海交大檔案館可微信上傳寶貝，并不定期展示。

結語

微信公眾平臺開啟了檔案利用的新時代，目前仍處于起步探索階段。高校檔案館要主動適應新媒體環境，豐富微信平臺內容，完善欄目構架，積極探索微信公眾平臺的開發與建設，為用戶提供無微不至的服務。

［1］C uri os i t yC hi na：2015年微信用戶數據報告ht t p：//new s.i t t i m e.com.cn/new s/new s_4840.s ht m l

［2］張小蘭.新媒體時代檔案館微信公眾服務平臺構建及運營研究 ［J］.浙江檔案，2015（12）：20-21.

［3］程衛華.“廈門檔案”微信平臺的創建［J］.中國檔案，2012（6）：34-35.

［4］劉子俠.微信在高校檔案利用服務中的應用探析［J］.山西檔案，2015（5）：112-115.

［5］賀冰花，呂建輝.基于微信的高校檔案信息服務探析［J］.情報工作研究，2015（25）：135-137.

［6］宋鑫娜.檔案公眾微信平臺應用模式探析［J］.中國檔案，2014（11）：34-35.

［7］王雪艷，王芹.檔案館微信公眾平臺應用現狀及改進研究：以江蘇省為例［J］.浙江檔案，2015（8）：15-17.

［8］李茂茂，王玉斌.國內檔案館領域微信應用現狀的調查與思考［J］.檔案學研究，2015（6）：62-68.

［9］張妍，張璐陽，方雪，張曉清，王芳.檔案館微信應用現狀調查［J］.中國檔案，2015（5）：40-41.

作者單位：成都中醫藥大學檔案館

干部任免

省檔案局黨組研究決定：

陳建東任業務指導一處處長，免去辦公室主任職務；

周知勇任老干部工作辦公室主任，免去業務指導一處處長職務；

蘇曉霞任辦公室副主任（主持工作），免去法規宣傳教育處副處長職務；

張云輝任辦公室副主任，免去業務指導二處副處長職務；

楊文軍任業務指導一處副處長；

邵海燕任業務指導二處副處長，免去電子檔案管理處副處長職務；

張鳳剛任電子檔案管理處副處長，免去接收整理處副處長職務；

梁雪花任征集整理處副處長，免去業務指導一處副處長職務；

范煒任接收整理處副處長，免去電子檔案管理處副處長職務；

孫立徽任老干部工作辦公室調研員，免去老干部工作辦公室主任職務；

史家菊任電子檔案管理處副調研員；

賈云任接收整理處副調研員；

馬云免去備份管理處調研員職務，退休；

琚暉免去備份管理處調研員職務，退休；

任佩免去管理保護處副調研員職務，退休；

李海川免去辦公室副主任職務，調出；

陳鶯免去接收整理處主任科員職務，調出。

6月3日至4日，省檔案局副局長、省檔案學會理事長劉海巖率全省檔案系統代表團一行35人赴江西南昌，參加了由《檔案學通訊》雜志社與中國檔案學會聯合主辦的“第五屆中國檔案職業發展論壇”，論壇圍繞“檔案職業：傳承與變革”主題開展學術交流。我省檔案學會共組織提交論壇論文14篇，經組委會專家評審，獲優秀論文二等獎1篇、三等獎11篇、優秀獎1篇。會上，省檔案局梁瑩、保山學院寸常興同志分別代表云南進行了交流發言。

省檔案局鄧琳

近日，經國家檔案局審定，我省《機關文書通用歸檔方法研究》及《大數據及數字化背景下民國檔案整理及文件級目錄著錄方法研究》等2個科技項目列入2016年度國家檔案局科技項目計劃。

省檔案局顏野

近期，保山市檔案局組織2名駐村工作隊員配合掛鉤村——施甸縣何元鄉王家莊村做好換屆選舉工作，并按照檔案歸檔要求，及時開展文件歸檔整理工作，形成換屆選舉檔案3盒。

保山市檔案局李冬梅楊麗華

近日，迪慶州檔案局依法接收了州委“群眾路線辦”和“四群教育”辦的檔案文書267盒7361件，照片1卷85張，目錄7冊。

迪慶州檔案局李莉

6月3日，云南能源職業技術學院2016級文秘專業的在校學生共60余人到麒麟區檔案館參觀學習。區檔案館工作人員介紹了檔案館基本情況，并帶領學生們參觀了檔案整理現場、檔案目錄室、監控室、檔案數字化加工成果、麒麟區愛國主義教育基地，了解檔案整理工具的使用，學習檔案收集、整理、分類、保管、統計、開放、利用等工作的相關知識。

麒麟區檔案局戴勇

近日，鎮康縣檔案局接收縣外事辦文書檔案數字化加工原文掃描圖片光盤3張共13.61GB，其內容包含1962年至2000年永久72卷、1961年至2000年長期35卷、2001年至2008年永久285件、長期（30年）598件共27126頁幅。

鎮康縣檔案局 曾 福

近日，元謀縣檔案局舉辦了鄉鎮檔案業務知識培訓班，全縣10個鄉鎮檔案工作分管領導及專（兼）職檔案員29人參加了培訓。培訓采取理論講解與實踐操作相結合的方式進行，培訓班上重點講解了檔案相關法律法規及檔案基礎業務知識。

元謀縣檔案局 國正琴

6月1日，宜良縣委書記應亥宗到縣綜合檔案館調研，縣政府副縣長馬麗波陪同。在實地查看縣綜合檔案館新館和聽取工作情況匯報后，應亥宗書記對縣檔案局提出：加快檔案館搬遷，抓好全縣檔案隊伍及檔案信息化建設工作，加強檔案文化宣傳工作。

宜良縣檔案局 夏學章

5月19日，省檔案局黃鳳平局長、市檔案局李蔚局長一行到嵩明縣調研檔案工作，實地查看了我縣綜合檔案館建設情況，老檔案館使用情況，聽取了關于新館建設項目面臨的困難及問題的匯報。縣委、縣政府主要領導、分管領導、縣人大聯系檔案工作的領導參加調研。

嵩明縣檔案局

近日，思茅區檔案局創新培訓方式，把傳統的以講解為主的培訓方式轉變為實際動手操作，取得了較好效果。培訓以2015年的材料為例，培訓人員全程參與檔案的分類、鑒定等所有環節，并進行檔案管理軟件系統錄入。此次培訓，共有14家單位參加，共整理檔案4989件。

思茅區檔案局

5月26日，麒麟區檔案局對新成立的太和街道及各社區專兼職檔案人員進行了系統的業務培訓，內容包括街道、社區文件材料歸檔范圍、保管期限、分類組件、檔案管理軟件使用等相關內容，并要求各社區自帶2015年的材料到培訓現場，在檔案局業務人員的指導下現場進行歸檔。

麒麟區檔案局 戴勇

近日，景東縣檔案局接收了全縣3鄉10鎮涉及農村土地承包經營權證登記簿的農戶75986戶，檔案2279盒。

景東縣檔案局

近日，魯甸縣檔案局與縣人力資源辦聯系，聘請昆明科普學校專家對掛鉤茨院鄉田合村精準扶貧建檔立卡戶中的74人開展了為期15天的電工技能培訓。通過培訓，使受訓人員掌握了電工操作技能，并取得了相應的勞動技能等級證書。

魯甸縣檔案局 馬波瓊 王盛忠

6月3日，景谷縣檔案局局長勾祥林同志為全體干部職工講了一堂題為“發揮黨員干部模范作用，認真做好檔案工作”的黨課。圍繞著為什么黨員干部要發揮好模范帶頭作用和如何發揮好模范帶頭作用兩個主題，與大家一起分享了自己多年來積累的工作方法和經驗。

景谷縣檔案局

為保護好館藏珍貴資料，石林縣檔案局請北京中央民族大學中國少數民族語言與古籍研究所協助修復館藏彝文古籍和地籍資料，經過近一年半時間的努力，共完成修復彝文古籍18冊1327頁，地籍資料20冊1553頁。

石林縣檔案局

6月1日，西山區檔案局開展專題黨課學習活動，黨支部書記羅翠紅同志為全體檔案干部同志講授了一次“兩學一做”學習教育的專題黨課，學習了《黨章》。檔案局局長吳秀梅同志要求把開展“兩學一做”學習教育作為重要的政治任務抓好抓實，在融入經常、融入日常上下功夫，要把學習教育與學習黨的歷史結合起來，要把學習教育同中心工作結合起來，同落實本單位各項任務結合起來。

西山區檔案局

5月18日，省、市檔案局領導到東川區調研東川區國家綜合檔案館建設工作，調研組由省檔案局黃鳳平局長、市檔案局李蔚局長等一行7人組成，區委常委、副區長朱紹彬全程陪同。

東川區檔案局

5月20日，師宗縣檔案局會同縣農業局經營管理站對彩云鎮農村土地承包經營權確權登記頒證歸檔文件整理檔案業務進行指導、督察。通過聽取工作情況介紹、實地查看相關文件資料的收集、整理、歸檔、保管等情況，指出存在的問題，提出下一步的工作重點建議。

師宗縣檔案局楊靜濤

截至今年6月1日，陸良縣檔案局共接待利用者1929人次，比去年同期增長了約300%；提供利用檔案2140件，比去年同期增長了73%，其中，婚姻檔案的查閱人次占總人次的62%。為廣大群眾解決土地、山林權屬爭議、企業下崗人員辦理社保、職工實工齡、干部任免情況、婚姻家庭財產糾紛等，提供了詳實的憑證依據。

陸良縣檔案局 胡蝶