基于工作流的數字檔案管理系統在云平臺上的設計與實現*

楊芳萍，門瑞

（隴東學院信息工程學院，甘肅慶陽745000）

基于工作流的數字檔案管理系統在云平臺上的設計與實現*

楊芳萍，門瑞

（隴東學院信息工程學院，甘肅慶陽745000）

摘要：該系統將云計算和基于工作流的技術引入到數字檔案管理平臺建設中，將解決省內數字檔案管理系統中市縣級平臺資源的重建、各檔案管理機構資源共享程度低、無法滿足使用者個性化需求等問題。它不僅滿足了用戶對數字檔案資料管理的需求，提高了工作質量，實現對龐大檔案數字資源的高效管理，而且也推進了我國檔案管理事業的發展。

關鍵詞：工作流；數字檔案；云平臺

DOI10.3969/j.issn.1672-6375.2016.03.003

1　概述

1.1研究目的

通過閱讀大量相關文獻發現，省內數字檔案管理系統建設普遍存在以下問題：（1）平臺重復建設，資金重復投入；（2）硬件資源使用率低，設備閑置多；（3）各檔案管理機構資源共享壁壘，導致檔案資源共享程度低，形成“信息孤島”；（4）大多檔案資源共享平臺由于缺乏專業維護人員，資源陳舊，更新周期長，使用者已對其失去興趣，利用率低；（5）檔案資源平臺大多是低質量檔案資源的堆積，無法滿足使用者個性化的需求。為解決省內數字檔案管理平臺中存在的以上問題，筆者嘗試將云計算和基于工作流的技術引入到數字檔案管理平臺建設中，該平臺的建設既可滿足用戶對數字檔案資料管理的需求，有助于提高工作質量，推進我國檔案管理事業的發展；也可推廣到其他應用領域，實現對龐大資源數據文件的高效管理，具有一定的通用性。

1.2國內外研究現狀

在上世紀80年代，西方發達國家就開始從工作流程的角度對數字檔案系統的功能進行設計并應用，并被大多數設計單位和部門認可。但由于國內外在管理體系和管理模式上的不同，國內的相關部門和單位在使用國外的軟件系統時存在很大問題。在國內，隨著數字檔案管理工作的信息化改造不斷深入，基于工作流的檔案全生命周期管理已經成為管理部門尤為迫切和重要的需求［1］。陳康明的《云計算在檔案管理中的應用》（云南檔案，2012（5）），針對云計算的特點來探討其在檔案管理中應用的可行性及相關策略，并分析推廣過程中可能遇到的問題和挑戰。在探討數字檔案館建設云模式方面比較典型的是薛四新、陶水龍和崔偉的《數字檔案館云計算建設模式的思考——以北京市區域性數字檔案館為例》（檔案學研究，2012（3）），結合數字檔案館建設的難點，以北京市區域性數字檔案館建設為例，分析云計算模式下數字檔案館的構建特征，指出區域性集約化建設模式是我國數字檔案館的發展趨勢。Lawrence W.Serewicz在《New tech reshaping record keeping：Retrievingrecords gets easier as social networking，cloud computing converge》中指出云計算提供的無限云存儲空間給電子文件、數字檔案資源的存儲方面帶來前所未有的的重大機遇。Jim Ericson在《New Ideas for Old Information；Software/service providers area natural fit for a growing archival headache；for many or－ganizations，thecloud looks like the best answer》中提出云計算為檔案信息的存儲提供了新的解決方案，云計算能實現檔案服務的低成本、高效率，并在云環境中從收費服務的角度拓展檔案服務工作模式。

2　基于工作流的數字檔案管理系統在云平臺上的設計

2.1系統功能模塊介紹

系統功能模塊見圖1所示。

圖1　系統功能模塊劃分

2.1.1檔案錄入模塊

在該管理系統中，最基本的功能是錄入檔案管理人員的基本信息，通過對檔案管理人才的錄入管理，把數字檔案的具體信息錄入到系統中，以便對后續的數字檔案的輸入、輸出及閱覽的審批流程提供重要的依據。

2.1.2檔案輸出模塊

對檔案管理人員的基本信息錄入完成后，針對不同用戶對數字檔案的不同要求的調出情況做統一的管理。主要是當檔案單位的工作人員提出調出申請，在工作流的驅動下，經相關部門領導給出批復后，并將審批的數據信息存儲到數據庫中，與此同時也把相關領導批復的信息反饋給工作人員。這樣，不僅有效地提高了檔案調出的速度，而且也保證了人才檔案調出管理功能的有效性［2］。

2.1.3檔案閱覽模塊

要實現該模塊的功能，應從檔案資料的借出和歸還兩個方面實現它的流程設計。經符合檔案資料借閱資格的人員提出申請，按照檔案管理系統預先設定的工作流程。首先，經檔案單位的工作人員把該申請提交給相關部門領導審批，領導審批通過后就完成了檔案資料的借閱流程。當申請人完成檔案借閱后，申請人要進行檔案的歸還工作。當檔案完成借出后，系統還要標記出該檔案目前的信息及檔案等待歸還狀態，這樣才能實現對數字檔案的精細化管理的功能。

2.1.4檔案統計模塊

為了能有效實現數字檔案統計的功能，該模塊應從已有的數據出發，實現對人才檔案信息的統計、檔案調入調出的統計、檔案借閱歸還的統計以及客戶信息的統計等功能。主要是通過查詢語句SQL實現，根據指定的條件檢索數據庫中的數據，然后把查詢結果反饋到操作平臺。

2.1.5檔案系統設置模塊

該模塊的權限只針對系統管理員，主要的功能是對人才檔案管理系統的基本信息進行初始化，也可設置功能權限與角色信息，維護用戶信息等功能。

2.2數字檔案管理系統在云平臺上的模型設計

2003年，開放檔案信息系統參考模型OAIS（Reference Model of Open Archival Information System）正式成為一項新的國際標準（IS014721：2003），該參考模型定義和規范了數字資源長期保存系統的功能和結構，為數字資源的長期保存提供了國際范圍內可以遵循的標準，適用于圖書館、檔案館等機構、政府部門、私有機構。將依據OAIS參考模型來設計服務型數字檔案館的環境模型［2］［3］，見圖2所示。

圖2　基于云計算的數字檔案館環境模型

3　系統實現

依據服務類型可將云計算劃分為三種：（1）基礎架構即服務；（2）平臺即服務；（3）軟件即服務，據此并結合數字檔案館資源共享實際需求，該平臺設計架構分為5個層級：最底層是基礎設施層，由各市縣級的基礎網絡設備、服務器、數據庫等組成，它是整個平臺的基礎。第二層是虛擬資源服務層，是利用虛擬化技術對底層硬件資源設施進行虛擬管理，構造一個虛擬硬件資源池，資源池向上提供計算服務、數據存儲和網絡通訊等虛擬資源服務，即IaaS。第三層是平臺服務層，構建在虛擬資源服務層之上，為軟件開發人員開發各類基于云計算的數字檔案應用軟件提供開發與測試環境與接口，即PaaS。第四層是軟件服務層，提供數字檔案資源庫應用軟件服務，即SaaS。第五層是用戶接入層，主要是各類用戶根據使用協議和權限，使用各種終端設備、通過信息門戶登錄數字檔案資源服務平臺，該層根據用戶的具體情況進行個性化推薦服務，見圖3所示［1］［2］。

圖3　數字檔案管理系統在云平臺上的實現

4　結束語

該系統在云平臺的環境下，利用工作流技術對省內數字檔案管理系統的功能進行了詳細的設計和開發，實現了工作流技術與省內檔案管理業務流程的融合，將切實提高檔案管理工作人員的工作效率，實現IT資源的統一建設、多方利用，避免重復建設，降低運維成本；實現各類檔案數字資源的整合共享，提升檔案服務能力，滿足民生需求，但該系統的實施卻是一項長期且艱難的任務。

參考文獻：

［1］婁玉壘.基于工作流的檔案管理系統設計與實現［D］.濟南：山東大學，2013.

［2］吳驪.基于云計算的數字檔案館建設與服務研究［D］.蘇州：蘇州大學，2014.

［3］程克非，羅江華，蘭文富.云計算基礎教程［M］.北京：人民郵電出版社，2013.

［4］芬加（美）.云計算——21世紀的商業平臺［M］.北京：電子工業出版社，2009.

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［6］趙海峰.檔案館應用云計算技術的可行性分析［J］.蘭臺世界，2012（20）：23-24.

［7］卞昭玲，張玥，謝海洋.基于ASP模式的數字檔案館運營管理與服務研究［J］.北京檔案，2012（06）：20-23.

［8］劉慧婷.人事檔案數字管理系統設計與實現［D］.成都：電子科技大學，2011.

［9］譚浩強.C++面向對象程序設計［M］.北京：清華大學出版社，2012.

［10］劉溫聚.基于工作流的檔案管理管理系統的設計與實現［D］.成都：電子科技大學，2012.

中圖分類號：G270.7

文獻標識碼：A

收稿日期：2016-1-25 項目基金：甘肅省檔案科技項目（2014-07）。

作者簡介：楊芳萍（1977-），女，漢族，甘肅甘谷人，副教授，主要從事計算機的研究和教學工作。