如何完善我單位專業技術人員的檔案管理工作

郭云

摘 要：檔案管理是我單位日常管理工作的一項重要內容，也是學院得以長期穩定發展的重要保障。專業技術人員的檔案管理工作在整個檔案管理工作中占據著重要地位。本文首先分析了專業技術人員檔案的特點，然后根據專業技術人員的檔案管理工作現狀及存在的問題，提出了幾點改進和完善建議。

關鍵詞：專業技術人員；檔案管理；對策

專業技術人員檔案是指在職稱評聘工作中形成的，反映的是專業技術人員業務經歷和工作實績，對于職業技術院校來說，專業技術人員檔案管理主要是對檔案進行規范整理、立卷編目、保管、利用、服務、統計等一系列工作。在日常的管理工作中，學院經常會由于專業技術人員職稱、職務、崗位等的變動而發生檔案上的變化，對相應的人員檔案加強管理有助于保證工作的高效有序進行。本文主要對如何完善我單位專業技術人員檔案管理工作展開了探討，希望能為相關部門和單位提供借鑒。

一、專業技術人員檔案的特點

我單位的檔案管理工作主要是對三校（原昌吉職業技術學院、昌吉衛校、昌吉市職業中專）各類人事檔案進行整理、歸檔、統計、服務等工作，檔案包括干部、專業技術、工人、退休人員等多種類型，其中專業技術人員檔案由于數量較多、內容復雜，是我單位檔案管理的主要對象和內容。專業技術人員檔案具有以下幾個特點：

（一）個體性。專業技術人員檔案是每個具有專業技術職稱的人員從分配到定級開始，從初級職稱評定，到中、高級專業技術職稱晉升，再到日常工作過程中參加的歷次業務學習、專業進修，學術論文發表等活動的真實記錄，具有較強的個體性，必須以個人作為保管單位，每一名專業技術人員的檔案都是一個獨立的整體。

（二）專業性。專業技術人員檔案是針對專業技術人員職稱晉升、科研水平、論文著作發表等與專業相關的主要業務活動進行記錄，檔案內容往往是以專業技術人員在業務活動中自然形成的文件材料為依據的，具有較強的專業性。

（三）動態性。專業技術人員檔案是對個體在職稱晉升、科研活動、進修學習等業務活動過程的記錄，具有動態性的特點，體現的是個人工作能力和業務水平變化提升的一個動態過程。

二、專業技術人員檔案管理現狀及存在的問題

（一）專業技術人員對技術檔案缺乏正確的認識。專業技術人員檔案是動態變化的，技術人員在職稱晉升、業績考核、科研著作發表、進修學習等過程中會不斷產生新的資料，用來記錄自身工作能力和業務水平提升的過程，這些資料會成為專業技術人員檔案記錄生成的重要參考依據。但是長期以來我單位的專業技術人員并沒有意識到檔案的重要性，當檔案部門人員開展檔案管理工作時，專業技術人員不能積極配合，不能根據需要提供必要的材料信息等，個人檔案意識淡薄，導致部分重要的檔案資料不能及時歸檔，造成檔案資料缺失，甚至影響專業技術人員今后對自身檔案資料的查詢和使用，同時也不利于單位整體檔案管理工作效率的提升。

（二）專業技術人員檔案利用率不高。我單位對專業技術人員檔案進行管理時，一般是按照入職順序以及個人的自然發展過程進行檔案資料的收錄歸檔的，每人一檔單獨保管。在傳統的專業技術人員檔案管理工作當中，一直都是以紙質檔案的形式存在，通過手工翻閱查詢的方式來使用檔案，容易造成檔案資料的破損，影響長期保管和使用。而且僅能夠縱向查詢一個人的檔案，橫向查詢機制不完善，導致檔案利用效率降低。

（三）缺乏完善的專業技術人員檔案管理制度。從目前的情況來看，我單位的專業技術人員檔案管理制度還有待完善，主要表現在缺乏對檔案管理過程的監督檢查，沒有根據需要及時做好檔案的修復工作。另外，專業技術人員檔案本就具有較高的復雜性和專業性，單位沒有針對專業技術人員檔案的收集整理、歸檔、查閱等方面做出詳細的規定，很容易造成技術人員檔案管理混亂。

三、完善單位專業技術人員檔案管理工作的對策

（一）提高對專業技術人員檔案管理的重視。根據目前我單位專業技術人員的檔案管理意識薄弱的現狀，首先檔案部門工作人員要加強對檔案管理工作的宣傳，強調專業技術人員檔案管理的重要性，讓專業技術人員充分認識技術檔案的重要性，增強歸檔意識。各部門領導也要樹立必要的檔案管理意識，督促專業技術人員根據自身工作能力和業務水平的變化及時向檔案部門提供相關的證明材料，及時更新自己的檔案。此外，學校還要加大對檔案工作部門在人力、物力、資金等方面的投入力度，從根本上提高單位全體人員對檔案管理工作的重視。

（二）完善專業技術人員檔案管理制度。規范完善的檔案管理制度是保證專業技術人員檔案管理工作能夠有序高效完成的重要保障。我單位應該根據現有檔案管理有關的法規、規定以及技術要求，再結合單位的實際情況制定專門針對專業技術人員檔案管理的制度細則，同時單位還要為檔案管理工作的開展營造良好的條件和環境，使專業技術人員檔案管理工作的開展有章可循，有法可依，能夠有序高效的開展。

（三）優化服務模式。為了切實提高專業技術人員檔案利用效率，更好的為相關人員提供信息咨詢服務，單位還應對服務模式加以改進和優化。2015年我單位在這方面做了很大的努力，主要表現為，檔案個人員根據我院每年教師申報職稱的服務和利用效果，借鑒文書檔案升自治區一級的標準和要求，對我院2012年-2014年689名教師年度業績考核表2256份進行電子掃描，本人協調值周生幫忙編頁碼、排序、打孔，既提高了工作效率，又能為教師的職稱評審提供便利檔案信息服務。

四、小結

綜上所述，專業技術人員檔案管理工作本身就比較復雜，具有個體性、專業性、動態性的特點。針對目前我單位在專業技術人員檔案管理工作中存在的一些問題，需要相關部門和工作人員不斷優化檔案管理工作模式，提高對專業技術人員檔案管理的重視，同時還要完善專業技術人員檔案管理制度，加大力度進行檔案管理信息化建設，進而提高專業技術人員檔案管理工作的整體效率。

參考文獻：

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