探析信息技術在檔案管理工作的應用

崔暖

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2016）17-0083-02

隨著信息技術的迅速發(fā)展，信息資源數(shù)字化、網絡化的進程進一步加快，檔案管理的建設與研究成為檔案界關注的熱點。檔案的本質是信息，信息對企事業(yè)來說至關重要。隨著檔案信息化建設的逐步展開，人們越來越多地意識到，檔案信息化建設不僅涉及大量管理問題，還涉及許多從未碰到過的技術問題。對絕大多數(shù)檔案管理部門，在實踐中單純依靠其過去的管理模式很難順利進行有關信息化內容的建設。據調查，目前已經或正在進行檔案網站與數(shù)字檔案館建設和檔案數(shù)字化轉換的單位，都不同程度實現(xiàn)了檔案管理的信息化、數(shù)字化和網絡化。可以認為，各級檔案管理部門在檔案信息化建設中利用計算機技術將成為一種普遍性的做法。從表面看，這是一個技術問題，但實質上它是計算機技術和管理策略整合的問題。

在現(xiàn)代的社會化大生產中，勞動密集型的發(fā)展模式已不能滿足于大機器生產的需求，而技術集約型發(fā)展則成為主導。在此過程中，計算機信息技術將扮演重要的角色。目前，計算機技術廣泛應用于生產管理活動的各個領域。人們利用計算機技術可進行產品的輔助設計（CAD）和輔助制造（CAM），計算機可參與管理系統(tǒng)的文件制作、統(tǒng)計和數(shù)據處理，進而發(fā)展成為把集合3C的產品數(shù)據管理系統(tǒng)（PDM）與有關人、財、物、產、供、銷的管理信息系統(tǒng)（MIS）和制造資源計劃系統(tǒng)（MRP）等組合在一起的現(xiàn)代信息集成系統(tǒng)。

在信息集成系統(tǒng)中，計算機信息技術的應用給檔案管理工作帶來了巨大的變化，具體表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.檔案載體的轉變

在實現(xiàn)計算機全程管理后，適時實現(xiàn)了信息數(shù)據的共享和處理。在進行的各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦文速度度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以無可比擬的優(yōu)勢取代手工制作。借助計算機輔助設計的產品圖紙的存儲、查詢和修改變得既快捷又方便。例如，生產或開發(fā)一項較大項目的產品就需設計制作大量的圖紙，其中許多產品是在現(xiàn)代產品設計的基礎上進行優(yōu)化和改善而開發(fā)出來的，在此情況下，電子圖紙比紙質圖紙顯示出旺盛的生命力和廣闊發(fā)展前景，另外，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力，具有較大的經濟意義。

2.實現(xiàn)了集中統(tǒng)一管理

實現(xiàn)了集中統(tǒng)一管理便于保持檔案之間的有機聯(lián)系，發(fā)揮其整體優(yōu)勢，有利于檔案的保管和利用。這種“集中統(tǒng)一”是個相對概念，強調的是在總體上和制度上要管住檔案目錄，并不是把全部檔案集中到一起，保管在一處庫房里，而是在統(tǒng)一領導、統(tǒng)一制度的前提下，分級負責，分庫保存檔案實體。這樣做有兩個前提條件：一是便于保管，二是便于利用，兩者缺一不可。這樣既有利于維護檔案的完整與安全，又有利于進行科學決策，有助于強化管理，便于檔案的有效利用。

3.檔案的分類變化

過去的耽誤單位關于文書檔案、科技檔案、產品檔案、基建檔案、會計檔案和人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之的是在信息集成系統(tǒng)中對各個管理模塊和流程的設置。一份完整詳實的檔案信息被放置在各個管理模塊中，計算機依照規(guī)定指令根據工作需求隨時設立和調整類目。各檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是在計算機管理過程中檔案分類更能貼近經營和管理等各方面狀況，分類也將更詳細、更科學、更規(guī)范。

4.檔案和情報資料的“一體化”管理發(fā)揮了信息的整體作用

檔案和情報資料“一體化”管理是指將檔案和情報資料納入總的信息管理體制中，以實現(xiàn)對信息資源的統(tǒng)一管理，具體地說，就是把所有的檔案、情報作為一個有機整體集中到信息中心，由單位統(tǒng)一組織管理，統(tǒng)籌協(xié)調檔案工作和情報資料工作，并使三者有機地結合起來，實現(xiàn)信息淘汰和綜合利用的一種信息管理體制。實行檔案、情報資料“一體化”管理，建立了信息綜合管理系統(tǒng)，由檔案工作和情報資料工作等各個子系統(tǒng)組成，其功能是對檔案、情報資料進行集中統(tǒng)一管理，這樣，實行一體化管理后，各子系統(tǒng)產生了橫向聯(lián)系，形成一個多層次、多元化的立體網絡，實現(xiàn)信息數(shù)據庫的相互檢索利用，發(fā)揮了信息的整體功能，促進檔案資料的信息交流和資源共享。

5.檔案接收和保管上的改變

在計算機信息管理系統(tǒng)中，檔案管理人員可按規(guī)定的操作流程或模塊定義規(guī)則，對檔案的接收和保管進行遠程或過程操作，以確保最終歸檔的信息具有有效性、可靠性、實時性、完整性和確鑿性。例如，在計算機輔助設計過程中，要求計算機詳細記錄設計和加工過程中的原始資料及相應的更改信息，要在不同的版本上注明當前的有效資料，以達到最終歸檔使用的是完整和確鑿版本的圖形或圖紙。

6.充分發(fā)揮檔案的依據、憑證作用

積極引導開發(fā)、利用檔案，實現(xiàn)檔案的價值，為信息發(fā)展提供有力的空間保障。檔案是生存與發(fā)展的歷史記錄，是單位的寶貴財富，檔案管理是管理的一部分，它在各項工作中起著重要的憑證作用。檔案可以轉化為生產力，管好檔案、用好檔案可以為單位增加效益，可以維護單位的合法權益。

7.充分利用系統(tǒng)文檔“一體化”管理

利用系統(tǒng)文檔“一體化”管理，達到信息共享，提高檔案的利用效率。運用計算機管理檔案，實行檔案的自動編目、自動檢索、自動統(tǒng)計，并按照不同要求，編制出全宗目錄、分類目錄、目錄索引等，達到檔案工作的標準化、規(guī)范化，有力地促進檔案信息資源的開發(fā)利用。這樣，檔案工作者可以從繁重的手工勞動中解脫出來，從而提高檔案工作的工作效率，檔案工作者有更多的時間從事檔案的編研工作和學習新的理論知識，使檔案管理工作達到人盡其才，物盡其用的一種良性循環(huán)的狀態(tài)。

由此可見，計算機信息技術在檔案管理信息化中有著舉足輕重的作用。一方面，有利于維護檔案的完整與安全，又有利于進行科學決策，有助于強化管理；另一方面，發(fā)揮了信息的整體功能，促進檔案資料的信息交流和資源共享。