新形式下如何改進檔案管理工作

李媛媛

【摘 要】隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應數(shù)字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應用，在信息化條件下如何改進檔案管理工作是檔案工作者面臨的新課題。

【關鍵詞】信息化 檔案管理 信息公開

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2016）17-0088-01

多年來，在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保管輕利用的問題，致使大批的檔案得不到充分的使用，許多很有價值的檔案長期被束之高閣。隨著當今信息化時代科學技術(shù)迅猛發(fā)展，人類社會正在從工業(yè)社會向信息社會邁進，信息在社會生活中發(fā)揮著巨大的作用，同時也是一個信息量高度共享的時代，檔案信息公開已是一種必然的趨勢，可以說信息資源已成為經(jīng)濟發(fā)展的首要資源。隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應數(shù)字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應用，這種發(fā)展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。在新的機遇面前檔案管理部門必須將工作的重點放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉(zhuǎn)化為可用的信息上，并準確、高效地提供給有關信息需求者。

一、傳統(tǒng)檔案與現(xiàn)代信息化管理模式的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等方面的檔案管理過程。由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風險，其工作量巨大，步驟也繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。然而，隨著計算機及其網(wǎng)絡的出現(xiàn)，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當前，檔案管理工作的重點也應適應數(shù)字化管理的需要，從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進行管理。不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。檔案管理工作實現(xiàn)電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。

二、加強電子檔案信息的安全性

電子檔案的管理過程完全是通過計算機來完成的。因此，在計算機網(wǎng)絡的各個節(jié)點上進行文件數(shù)據(jù)的自由歸檔和檔案資源的共享，實現(xiàn)電子檔案的信息公開，就必須建立計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)。然而，電子檔案在網(wǎng)絡環(huán)境中傳播和存儲的過程中，每個步驟都可能存在安全漏洞，極易受到黑客攻擊，造成檔案泄密、信息被竊、被改寫或被刪除等嚴重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的公開推廣。為了加強電子檔案信息的安全性，必須要建立檔案的各項制度，檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡技術(shù)來進行檔案收集管理活動，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并確保檔案的真實性。對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進行。采用網(wǎng)絡方式提供利用時，有密級的信息內(nèi)容應進行加密處理。

因此，我們必須改進和規(guī)范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案信息管理的需要，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。

三、提高電子檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化

科學文化知識的學習與檔案管理和服務是不可分割的，檔案管理者必須具備多元化知識背景才能適應要求，現(xiàn)代化知識將成為每一位檔案工作者知識構(gòu)成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)。因此，建立一支具有現(xiàn)代科學技術(shù)知識和業(yè)務知識的專業(yè)隊伍是至關重要的。檔案管理者要全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業(yè)知識和基本技能。隨著檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)建設和科學技術(shù)管理手段在檔案工作中的應用，要求檔案工作者必須熟悉和掌握復印、縮微、音像以及電子計算機等現(xiàn)代化技術(shù)知識，才能適應檔案工作發(fā)展的需要。

檔案管理人員要認真負責、確保檔案真實完整，充分認識到職工人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，提高業(yè)務素質(zhì)。在鑒別過程中，能明辨是非，堅決把那些虛假的資料拒之門外，維護人事檔案的真實性、可靠性、完整性。

總之，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，使檔案工作有新的進展和突破，要加強學習、不斷改革創(chuàng)新，沖破原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念。建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應信息時代發(fā)展的要求，為經(jīng)濟建設和社會發(fā)展服務，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。

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