科技檔案和文書(shū)檔案檢索方式對(duì)比分析

李媛媛

摘 要：現(xiàn)如今，檔案管理工作逐漸朝著信息化和智能化方向發(fā)展，在實(shí)際的檔案管理工作中，檔案信息的載體出現(xiàn)了明顯的變化，從以紙質(zhì)檔案為主轉(zhuǎn)變成以電子檔案為主，還包括一些膠片檔案，等等。其中科技檔案和文書(shū)檔案是相對(duì)比較重要的兩種檔案形式，二者的檢索方式應(yīng)該受到工作人員的高度重視。

關(guān)鍵詞：科技檔案；文書(shū)檔案；檢索方式；對(duì)比分析

我國(guó)檔案事業(yè)取得了跨越式的發(fā)展，人們也逐漸開(kāi)始認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，甚至部分企業(yè)還加強(qiáng)了對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)，進(jìn)一步對(duì)檔案檢索體系進(jìn)行完善，以此來(lái)滿(mǎn)足使用者對(duì)檔案多方面的需求，不僅大大提高了檔案管理工作水平，還有效推動(dòng)了我國(guó)檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，本文重點(diǎn)對(duì)科技檔案和文書(shū)檔案的檢索方式進(jìn)行了對(duì)比分析，得出兩者在檔案管理中的不同作用。

1 檔案檢索對(duì)比分析

（一）科技檔案檢索系統(tǒng)

檔案檢索系統(tǒng)運(yùn)行的高效性主要取決于檔案館組織的形式。在科技檔案檢索系統(tǒng)中，檢索結(jié)構(gòu)主要為樹(shù)形，其屬于非線(xiàn)性結(jié)構(gòu)的一種，在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域中得到了廣泛的應(yīng)用。多數(shù)的檔案類(lèi)型都應(yīng)用這種形式來(lái)進(jìn)行描述，這種樹(shù)形結(jié)構(gòu)體現(xiàn)出一定的科學(xué)性和標(biāo)準(zhǔn)性。檔案檢索體系主要是根據(jù)不同角度來(lái)對(duì)館藏室的內(nèi)容、特點(diǎn)進(jìn)行揭示，根本目的就是為了滿(mǎn)足使用者對(duì)檔案的檢索需求，其自身具備了獨(dú)特的使用功能，又可以和其他檢索工具共同協(xié)議使用，而通過(guò)加強(qiáng)建立合理完善的檔案檢索體系有利于提高檔案服務(wù)質(zhì)量以及檔案資源利用率。

1、科技檔案檢索結(jié)構(gòu)

在科技檔案檢索工作中，需要根據(jù)檔案的編號(hào)和代碼來(lái)進(jìn)行檢索，這一基本目錄通常都在檔案館中形成。做好編號(hào)工作需要對(duì)檔案文件進(jìn)行分類(lèi)，其中包括產(chǎn)品、項(xiàng)目以及儀器和設(shè)備，等等。檔案檢索目錄的編制需要進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，方便館藏工作人員對(duì)不同類(lèi)別的科技檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的存放。對(duì)每一項(xiàng)檔案資料的內(nèi)容和數(shù)量都進(jìn)行記錄，有利于檔案管理工作的進(jìn)行，同時(shí)能夠使檔案更加容易被檢索到，便于查找和查看。

2、科技檔案檢索信息

科技檔案一般都要建立檔案編碼，一旦建立了檔案編號(hào)，就是一種能夠識(shí)別的代碼。由于科技檔案的數(shù)量巨大，而且學(xué)科門(mén)類(lèi)很多，為了便于檔案資料的存放和檢索，都需進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)。檔案編號(hào)主要由全宗號(hào)、分類(lèi)號(hào)以及案卷號(hào)等形式組成。

（二）文書(shū)檔案檢索系統(tǒng)

1、文書(shū)檔案檢索結(jié)構(gòu)

同樣，在文書(shū)檔案檢索工作中，根目錄也是檔案館給定的全宗號(hào)目錄。檔案在存儲(chǔ)的過(guò)程中最小的單位為文件，在實(shí)際的整理工作中主要按照已有的檔案整理方式來(lái)進(jìn)行。其中歸檔的檔案文件需要根據(jù)分類(lèi)的方案以及編制的順序來(lái)對(duì)文件的目錄進(jìn)行排列。

2、文書(shū)檔案檢索信息

在進(jìn)行文書(shū)檔案檢索工作的過(guò)程中，可以按照相應(yīng)的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、排列標(biāo)準(zhǔn)以及編碼結(jié)構(gòu)的相關(guān)規(guī)定來(lái)進(jìn)行檢索。在此過(guò)程中，可以按照年限、保管期限以及機(jī)構(gòu)和方法等方面進(jìn)行檔案編碼。歸檔文件要控制在最低一級(jí)的類(lèi)目中，按照事件發(fā)生的時(shí)間、重要性等來(lái)進(jìn)行排列。能夠采取集中排列的文件主要為會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。歸檔文件通常情況下都是按照排列順序依次編號(hào)，并且在文件的上端位置蓋章，填寫(xiě)相關(guān)的內(nèi)容。

（三）檔案檢索對(duì)比

科技檔案和文書(shū)檔案的檢索方式，都是從兩者的檔案資料的性質(zhì)和用途出發(fā)來(lái)設(shè)計(jì)的，使館藏工作人員便于存儲(chǔ)的同時(shí)，有利于查閱者的檢索和查找，在實(shí)際檔案管理工作中，檔案資料的類(lèi)別繁多，檢索方式也各不相同，因此需要結(jié)合檔案資料的內(nèi)容和特點(diǎn)來(lái)選擇合適的檔案檢索方式。以下對(duì)科技檔案和文書(shū)檔案的檢索特點(diǎn)進(jìn)行對(duì)比研究，以便給檔案管理者在檢索方式選擇上提供依據(jù)。

1、檢索檔號(hào)章項(xiàng)對(duì)比

（1）全宗號(hào)需要由檔案館給定，其中檔號(hào)章項(xiàng)、歸檔章項(xiàng)的全宗信息相同。一般項(xiàng)目科目的檔案資料的館藏全宗號(hào)都是相同的，以便存儲(chǔ)和查閱。

（2）檔案的分類(lèi)中主要包括分類(lèi)號(hào)和類(lèi)別，如果單位的分類(lèi)方案以類(lèi)目機(jī)構(gòu)名稱(chēng)和類(lèi)別號(hào)為基礎(chǔ)，那么二者在某種程度上是一致的。具體來(lái)說(shuō)，分類(lèi)號(hào)使用的是代碼的形式，而類(lèi)別則是用文字的形式來(lái)進(jìn)行描述。

（3）文件排列編號(hào)主要包括兩點(diǎn)，一是文件序號(hào)，一是件號(hào)。其中文件序號(hào)主要是指目錄文件的相關(guān)編號(hào)。

2、檢索方式對(duì)比

從科技檔案和文書(shū)檔案檢索方式的對(duì)比上可以看出，檔案文件完全可以按照全宗號(hào)、分類(lèi)以及案卷的形式來(lái)進(jìn)行檢索。具體來(lái)說(shuō)，在科技檔案中，可以直接用檔號(hào)進(jìn)行檢索，但是其前后的分類(lèi)必須具有一定的固定性。年度、保管期限等信息一般在案卷號(hào)中得到體現(xiàn)。同時(shí)由于檔號(hào)是以代碼形式出現(xiàn)，對(duì)分類(lèi)、排序、檢索都很方便；在文書(shū)檔案中，可是通過(guò)多級(jí)分類(lèi)檢索文件的，前后分類(lèi)級(jí)別隨意性較大，按照機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、年度和保管期限的分類(lèi)是對(duì)等的，沒(méi)有級(jí)別差異，文件按照分類(lèi)的前后次序不同，其檢索次序也有一定的差別，歸檔章項(xiàng)信息一般也不使用代碼形式，而用文字表示。

2 檔案檢索分析應(yīng)用

（一）文件檢索的統(tǒng)一性

文件的歸檔主要是易于將來(lái)利用，所以應(yīng)該在文件的分類(lèi)、檢索等方面具有科學(xué)性。現(xiàn)代科學(xué)證明電子文件的樹(shù)結(jié)構(gòu)存儲(chǔ)是很科學(xué)的，檔案也是樹(shù)結(jié)構(gòu)存儲(chǔ)，一個(gè)檔案館類(lèi)似于電子文件的一個(gè)存儲(chǔ)磁盤(pán)使得檔案管理在分類(lèi)、檢索、排序和統(tǒng)計(jì)等方面更具科學(xué)性。無(wú)論是文書(shū)檔案，還是科技檔案，都可以充分利用樹(shù)結(jié)構(gòu)對(duì)檔案資料進(jìn)行存儲(chǔ)和檢索，有利于檔案檢索的便利化，同時(shí)也為更多的檔案檢索方式提供了依據(jù)，因此無(wú)論何種形式的檔案檢索方式，其檢索的原理都是一樣的。

（二）文件整理方式的選擇

在檔案整理中不可能只有文書(shū)檔案和科技檔案，實(shí)際的檔案材料是多樣的，在實(shí)際檔案管理和檔案檢索中，需要根據(jù)檔案資料的性質(zhì)和特點(diǎn)，選擇合適的檢索方式，甚至可以進(jìn)行幾種檢索方式的綜合使用，只要有利于檔案資料的存儲(chǔ)和檢索，文件整理方式都可以大膽創(chuàng)新。如行政機(jī)關(guān)的行政許可和行政處罰等業(yè)務(wù)案卷，案卷材料有些可能是由單頁(yè)紙張、多頁(yè)文件、可行性報(bào)告書(shū)、工程圖紙等組合而成，有些可能只是簡(jiǎn)單的文件組成，整理方式難以統(tǒng)一，所以要根據(jù)實(shí)際情況和便于檢索的原理進(jìn)行選擇。

3 結(jié)論

檔案通過(guò)多級(jí)分類(lèi)來(lái)固定文件的位置方便檔案檢索。檢索的根為檔案館，檔案館對(duì)不同的單位賦予全宗號(hào)，形成全宗號(hào)目錄；每個(gè)單位對(duì)不同的內(nèi)容或類(lèi)別，包括機(jī)構(gòu)、問(wèn)題等進(jìn)行分類(lèi)，形成類(lèi)別目錄；進(jìn)一步細(xì)分，將形成文件目錄，依次可以檢索到需要的文件材料。本文對(duì)科技檔案和文書(shū)檔案的檢索方式進(jìn)行對(duì)比分析，希望可以促進(jìn)兩種檔案方式在實(shí)際中的運(yùn)用，加強(qiáng)建立完善的檔案檢索體系是至關(guān)重要的，不僅能夠充分滿(mǎn)足使用者對(duì)檔案多方面的需求，同時(shí)還可以從多個(gè)角度清晰反映出館、藏室的內(nèi)容、特征，有利于推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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