淺談醫(yī)院檔案歸檔管理新方法

何麗

摘 要：醫(yī)院檔案管理關系到醫(yī)院基礎管理的制度化和規(guī)范化，對我國醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展起著不可或缺的作用。尤其是檔案歸檔的管理，直接影響到醫(yī)院的形象和切身利益，關系到醫(yī)療工作的系統(tǒng)化和完整性，對于提高綜合管理水平具有重大意義。就目前情況而言，我國醫(yī)院檔案管理還存在一些問題，本文針對檔案歸檔管理現(xiàn)狀，提出管理新方法，希望對醫(yī)療工作者提供參考性建議。

關鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；醫(yī)療事業(yè)；綜合管理水平

1 引言

檔案是醫(yī)院信息化建設的重要組成部分，它不僅記錄著醫(yī)院發(fā)展過程中的醫(yī)療事件、科研項目、人員信息、基層建設，還收集了財務管理以及設備管理等歷史性資料，對于醫(yī)院未來的發(fā)展和進步提供重要的參考價值，對于其今后的改革發(fā)揮著不可替代的作用。作為一種再現(xiàn)歷史信息的原始性文獻，醫(yī)院檔案包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖冊、報表以及錄像等，檔案的完整和真實能為各項工作的開展提供歷史性依據(jù)，它代表著全體醫(yī)務人員集體智慧的結晶，也是寶貴的無形資產(chǎn)，不僅能夠指導醫(yī)生在技術上少走彎路，還能通過病例總結經(jīng)驗教訓，促進新的醫(yī)療方法的推廣，使更多的患者受益。然而，就目前醫(yī)院檔案歸檔情況而言，還存在重視程度低，技術環(huán)節(jié)薄弱，工作人員素質(zhì)差等現(xiàn)狀，大大影響了歸檔工作的順利開展，因此，探索醫(yī)院檔案歸檔管理新方法勢在必行。

2 醫(yī)院檔案歸檔管理的現(xiàn)狀

下面，本文就以下幾個方面對醫(yī)院檔案歸檔管理現(xiàn)狀進行分析。

2.1 醫(yī)院檔案歸檔管理體制落后

據(jù)了解，很多醫(yī)院，包括三甲級醫(yī)院目前還沒有全面普及檔案一體化管理體制，其管理制度還屬于相對松散、封閉的模式。醫(yī)院的檔案室通常設在綜合辦公室，負責管理文書檔案、實物檔案以及病理切片檔案等，對于較復雜的影像檔案、X線膠片檔案、音像檔案的處理還處于手工收集階段，這大大降低了工作效率，提高了檔案丟失回收不全面的可能性。由于很多醫(yī)院對于歸檔管理沒有明確的要求和模式，也沒有將其納入考核目標中，使得醫(yī)院檔案失竊、丟失的事件頻發(fā)，阻礙了檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

2.2 醫(yī)院檔案歸檔管理意識薄弱

許多醫(yī)院的負責人透露，檔案歸檔管理工作并不能為醫(yī)院帶來直接的經(jīng)濟效益，有的甚至認為該工作可有可無，無關緊要，嚴重忽略了檔案對于醫(yī)療事業(yè)發(fā)展連續(xù)性和完整性的意義。同時，醫(yī)院檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)不高，缺乏專業(yè)的管理知識，很多檔案管理人員都是由兼職人員或者工作人員親屬擔任，并沒有接受過專業(yè)的培訓，甚至一些年齡大的管理員并不懂電腦操作知識，無法適應現(xiàn)代化管理需要，這無疑為檔案歸檔管理工作帶來較大阻力。

3 醫(yī)院檔案歸檔管理新方法

檔案歸檔管理的主要職能是為醫(yī)院發(fā)展和規(guī)劃提供全方位的信息和依據(jù)，展現(xiàn)真實的工作軌跡，妥善的解決醫(yī)患糾紛，在醫(yī)療事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮舉足輕重的作用。然而我國醫(yī)院檔案歸檔工作現(xiàn)狀不容樂觀，針對以上問題和現(xiàn)狀，文本就以下幾方面對醫(yī)院歸檔管理提出一些方法和建議。

3.1 全面完善醫(yī)院檔案工作管理體系

檔案管理體系的完善是歸檔管理的基礎，其對醫(yī)療活動和精神文明建設都產(chǎn)生積極影響。醫(yī)院應及時推行現(xiàn)代化管理制度，不斷健全檔案管理網(wǎng)絡，醫(yī)院的檔案內(nèi)容復雜，數(shù)量龐大，需要專業(yè)的技術才能將各項工作落實到實處。為了提高歸檔效率，可以將電子文件引入歸檔管理工作中，它具有快捷、高效和保密性強等特點，能夠節(jié)省大量的時間和人力、物力，使歸檔的檔案得到長期的保存，以適應新時期檔案管理工作的需要。同時，可以根據(jù)醫(yī)療領域的不同，將檔案進行分類管理，如文書檔案主要包括行政管理、基礎設施建設、設備建設以及財務管理等，業(yè)務檔案主要包括內(nèi)科、外科、婦科、皮膚科、耳鼻喉科等，臨床檔案主要包括病理分析、切片存檔、影像等，人事檔案主要記錄人才隊伍建設以及組織管理等，分類管理不僅便于查找，也使歸檔工作更加便捷。

3.2 提高醫(yī)院檔案管理工作人員的業(yè)務素質(zhì)

隨著信息化時代的到了，醫(yī)院檔案管理也逐漸開始以計算機為主要工具，這為檔案管理人員的綜合業(yè)務素質(zhì)提出了更高的要求，醫(yī)院要高度重視檔案歸檔工作，提高管理隊伍的整體素質(zhì)。首先，要加強對檔案管理業(yè)務知識的學習，努力提高工作人員的理論知識和實踐技能，安排其進行業(yè)務培訓和進修，加強對檔案管理工作的重視程度。其次，要聘請高科技專業(yè)人才指導檔案歸檔管理工作，加快電子檔案和網(wǎng)絡化管理體系的建設進程，充分發(fā)揮人才在醫(yī)療事業(yè)發(fā)展中的核心作用。

4 總結

綜上所述，醫(yī)院檔案是其各項工作順利開展的基礎和前提，不僅為醫(yī)學進步提供寶貴的歷史材料，也對于醫(yī)院文化的形成與發(fā)展起到重要作用。它為醫(yī)院的規(guī)劃提供科學依據(jù)，為科研事業(yè)提供第一手資料，也為管理者及時了解運營狀況，調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略提供證據(jù)。然而，目前醫(yī)院檔案歸檔工作落實的并不到位，還存在或多或少的問題，這需要醫(yī)院工作人員及管理者齊心協(xié)力，加強對檔案工作的重視程度，提高業(yè)務素質(zhì)，不斷建立健全檔案歸檔管理制度，提高醫(yī)療和服務水平。

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