電子政務系統(tǒng)中的檔案管理問題分析

胡震

摘 要：針對目前管理電子政務系統(tǒng)中檔案信息過程中存在的問題，文章分析了檔案管理體系不健全、管理制度落后以及管理安全性不高等系統(tǒng)運行缺陷，其目的是為相關建設者提供一些理論依據(jù)。

關鍵詞：電子政務系統(tǒng)；檔案管理問題；檔案管理制度落后

現(xiàn)階段，隨著我國市場經濟發(fā)展進程的不斷加快，政務系統(tǒng)的檔案管理工作量呈現(xiàn)出逐漸遞增的趨勢。這就意味著采用傳統(tǒng)電子政務系統(tǒng)的檔案管理方法和制度，很難滿足當前經濟發(fā)展所帶來的檔案管理需求。因而，相關建設人員應從實際檔案管理過程中的問題入手，來找出具有針對性的問題解決措施。這是滿足系統(tǒng)用戶查閱、檢索以及使用等需求的有效方法，業(yè)內研究人員應將其重視起來。

1 研究電子政務系統(tǒng)中的檔案管理問題重要性

電子政務系統(tǒng)指的是，政府部門應用現(xiàn)代電子信息系統(tǒng)以及網路技術，將政府職能的具體內容轉換到網絡空間去。這樣一來，就解決了政府部門進行信息管理受時間、空間以及部門權限的制約問題。具體來說，電子政務系統(tǒng)所產生的相關數(shù)據(jù)信息和文件，都將以數(shù)字化的形式儲存在相關的網絡服務器上。與此同時，電子政務系統(tǒng)中的檔案管理，還能夠通過一系列的技術手段，實現(xiàn)系統(tǒng)內數(shù)據(jù)信息的查詢、檢索以及使用等功能。對于具有保存價值的電子政務文件，則可通過篩選形成電子政務檔案。然而，在對電子政務系統(tǒng)中的檔案內容進行實際管理的過程中，文件備案的可靠性、統(tǒng)一性以及保密性等問題，始終影響著電子政務系統(tǒng)的運行安全性。針對這些問題，相關建設人員只有在明確檔案管理問題的基礎上，才能找出與之對應的解決策略。由此可以看出，研究電子政務系統(tǒng)中檔案管理問題的重要性。因而，相關建設人員應將其重視起來，進而提高電子政務系統(tǒng)中檔案管理的質量水平[1]。

2 電子政務系統(tǒng)進行檔案管理過程中存在的問題

1.管理體系不健全

對于電子政務系統(tǒng)中檔案管理體系的不健全問題，其主要體現(xiàn)在體系制度還不夠完善。雖然進入21世紀以來，電子信息技術得到了快速發(fā)展，但與電子政務系統(tǒng)進行檔案管理的目標仍有一段距離。此外，檔案管理體系的不健全問題會影響到實際的服務領域。具體來說，檔案管理系統(tǒng)中不明確、不清晰的內容規(guī)定，會在一定成程度上影響電子政務系統(tǒng)的查詢及檢索功能，這就滿足不了系統(tǒng)用戶數(shù)據(jù)信息的獲取需求。

2.實際管理制度落后

在對電子政務中的檔案管理過程中，容易受到資金、人員以及政策等方面的限制，這就各個地區(qū)具有不同的系統(tǒng)建設標準。據(jù)統(tǒng)計，我國實施的檔案管理制度，呈現(xiàn)出了沿海地區(qū)優(yōu)于內陸地區(qū)、東部地區(qū)優(yōu)于西部地區(qū)的系統(tǒng)建設情況。由此可見，電子政務系統(tǒng)中檔案管理制度的落后程度是與經濟建設水平相對應的。在此情況下，政務檔案信息的整合和利用方面不能做出相對完整和準確的判斷，這就會使系統(tǒng)的公共服務大打折扣[2]。

3.管理安全性不高

電子政務中，檔案管理所具備的保密性和安全性不高，主要體現(xiàn)在以下幾點：第一點是，對檔案管理保密性進行審查的過程中，過于組中結果而忽略了過程。當下，我國政府對檔案保密內容進行審查的過程中，主要在不同級別的保密部門內集中進行。但對于信息的公開發(fā)布、文件歸檔或者保密定級等均是結合上一個季度或者年度進行的，其具有較大的數(shù)據(jù)量，并且文件的種類也較多，這就導致保密工作難以做到面面俱到。在這種情況下，保密部門不僅需要做好保密檢查工作，同時還要適當?shù)霓D變思路，落實審查工作，保障相關信息的安全性。第二點是，對檔案管理人員的教育和管理上存在著一定的漏洞。在長期實踐過程中，相關人員對檔案保密教育工作不夠重視，對人員缺乏相應的培訓和管理，在工作過程中，只是形式化的簽訂保密承諾書，這對檔案管理人員的思想帶來一定不良影響。第三點是，存在著泄密風險，近幾年，經常發(fā)生政府網站泄密事件，特別是對外呼審查不夠細致，加上工作人員的保密意識不強，導致這種情況發(fā)生。

4.資金投資不夠、管理人員專業(yè)水平低

從電子政務檔案管理方面進行分析，存在著一些有待改善的問題。例如，資金技術缺乏，或者專業(yè)隊伍建設滯后等。此外，資金投入方面，經常是建設初期投入較大，在后續(xù)的投入中逐漸減少，這就導致電子政務檔案管理工作的推進較為緩慢，從而使服務公眾的水平受到制約。對專業(yè)隊伍進行建設的過程中，隊伍中人員老齡化，技術更新上也十分緩慢。

3 解決電子政務系統(tǒng)中檔案管理問題對策

對于檔案管理系統(tǒng)不健全問題，要通過加強國家層面的頂層設計，來完善電子政務系統(tǒng)的建設。對于目前我國電子政務系統(tǒng)的檔案管理，存在的信息資源利用效率不高以及資源互補問題，相關建設人員可通過搭建系統(tǒng)服務平臺，來實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)資源的共享，進而解決經濟發(fā)展地區(qū)系統(tǒng)管理制度的落后問題。電子政務系統(tǒng)中檔案管理的安全性不高問題，管理人員應通過定期的保密審查來提高檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保護工作水平。系統(tǒng)管理人員的專業(yè)水平低，是由于資金投入力度不夠。基于此，相關政府部門要通過加大政策扶持以及資金保障的力度，來滿足當前電子檔案管理部門工作量增加的需求。具體來說，可通過不斷提升管理人才的培養(yǎng)力度，來保證從事電子政務系統(tǒng)檔案管理工作的人員數(shù)量。例如，提高從業(yè)人員的福利待遇、加大科技投入以及營造良好的工作環(huán)境等，都能夠更好地促進電子政務檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展進程[3]。

4 結束語

總而言之，現(xiàn)有電子政務系統(tǒng)中的檔案管理方法，已經造成信息數(shù)據(jù)不安全、制度落后、體系不健全以及專業(yè)管理人員水平不高等問題的出現(xiàn)。要想滿足當前人們對電子政務系統(tǒng)的檔案信息使用的需求，相關建設人員必須從實際情況出發(fā)。即通過增加頂層設計、加大資金投入以及加大政策扶持來解決實際存在的管理問題。事實證明，在電子政務系統(tǒng)中應用上述檔案管理策略，將有效改善當前的檔案管理現(xiàn)狀。

參考文獻

[1]陳永生，楊茜茜，侯衡，蘇煥寧.電子政務系統(tǒng)中的檔案管理：問題與思考[J].檔案學研究，2015，02：28-37.

[2]莫潔.電子政務條件下OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)集成系統(tǒng)設計與實現(xiàn)[J].城建檔案，2015，08：38-40.

[3]葉萍.電子政務檔案管理與公共服務問題探究[J].山西檔案，2015，06：97-99.