地勘單位檔案編研存在的問題和對(duì)策

摘 要：本文結(jié)合地勘單位實(shí)際，詳細(xì)分析了地勘單位檔案編研中存在的主要問題，并就如何做好地勘單位的編研工作提出了解決問題的對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞：地勘單位 地質(zhì)檔案；地勘文化；檔案編研；問題；對(duì)策

檔案編研工作是開發(fā)檔案信息資源、提高檔案利用水平，最大限度發(fā)揮檔案作用的重要途徑。地勘單位的檔案編研工作作為檔案信息開發(fā)利用的一種重要形式，體現(xiàn)了單位的檔案管理水平，為單位的經(jīng)營管理提供了深層次的檔案信息服務(wù)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化的新形勢(shì)下，大力開展檔案編研工作，成為當(dāng)前檔案工作的重要任務(wù)。筆者從地勘單位檔案編研工作實(shí)踐出發(fā)，就地勘單位當(dāng)前檔案編研工作存在的問題和對(duì)策談一些看法。

1 地勘單位檔案編研工作中存在的問題及原因分析

1.1思想重視不足。當(dāng)前，地勘單位檔案管理工作重點(diǎn)仍然是抓基礎(chǔ)工作、搞開放服務(wù)，對(duì)編研工作缺少投入和研究。原因在于，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員認(rèn)為做好歸檔和保管（檔案基礎(chǔ)）、借閱（檔案服務(wù)）就基本上實(shí)現(xiàn)了檔案管理，對(duì)檔案編研工作重要性在思想認(rèn)識(shí)上十分欠缺，直接影響了檔案檔案管理體系。

1.2綜合投入不足。編研人員應(yīng)具有極強(qiáng)的自身修養(yǎng)和檔案專業(yè)知識(shí)，而一些單位配備的編研人員在數(shù)量、學(xué)歷、專業(yè)技能、年齡等不夠合理，導(dǎo)致編研人員文化程度及業(yè)務(wù)水平都不夠高，缺乏檔案編研基礎(chǔ)知識(shí)，所編研的材料難以到達(dá)要求。同時(shí)，配套方面投入也不足，如計(jì)算機(jī)配備數(shù)量和性能不足，很少配備專用檔案軟件，編研人員培訓(xùn)不到位等。

1.3編研水平不足。這是地勘單位編研工作存在的主要問題也是核心問題。主要體現(xiàn)在：內(nèi)容涉及面窄，一些地勘單位只對(duì)地質(zhì)資料進(jìn)行編研，而對(duì)量多質(zhì)優(yōu)的文書檔案視而不見。形式單一，只對(duì)文本文件進(jìn)行編研，對(duì)聲像、電子文件、實(shí)物地質(zhì)檔案甚少觸及。題材老舊，常規(guī)類型多，開拓創(chuàng)新少，尤其在信息化方面建樹少。編研水平低，編多研少。

1.4宣傳力度不足。對(duì)編研的選題沒有在廣大職工中或在社會(huì)中公開調(diào)研，互動(dòng)性不足。地質(zhì)資料一般會(huì)涉及國家秘密，一些地勘單位在處理保密和利用關(guān)系上，過于注重保密，沒有及時(shí)向社會(huì)公布編研成果相關(guān)信息，甚至在本行業(yè)、本單位也沒有進(jìn)行有效宣傳，導(dǎo)致檔案編研成果知名度和利用率都很低，也就難以發(fā)揮實(shí)際價(jià)值[1]。

2 做好地勘單位檔案編研工作的對(duì)策

地勘單位由于事業(yè)單位身份、公益性質(zhì)、科研攻關(guān)和經(jīng)濟(jì)效益需要等多方面因素，檔案的綜合利用率高，作用大，因此，做好編研工作更是形勢(shì)所趨。針對(duì)以上地勘單位檔案編研存在的問題，筆者認(rèn)為可以從四個(gè)方面加以突破解決。

2.1從健全檔案管理體系入手，完善檔案編研工作配套。檔案編研工作在檔案管理中的必要性和作用是顯而易見的，我國有許多檔案關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)幾乎都有開展編研工作的要求?？傊?，檔案編研工作作為檔案室、檔案館的一項(xiàng)重要工作是不容忽視的。通過編研，可以使檔案服務(wù)從被動(dòng)到主動(dòng)，從零散提供到系統(tǒng)提供。地勘單位領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案編研工作，建立健全檔案編研隊(duì)伍建設(shè)。編研人員應(yīng)該是一個(gè)團(tuán)隊(duì)，一個(gè)群體，除了是檔案專業(yè)專職人員，還應(yīng)該有編研項(xiàng)目、課題相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人員、分管領(lǐng)導(dǎo)，及各類知識(shí)層次的人員，這樣才能從專業(yè)角度、業(yè)務(wù)需求、資料齊全、時(shí)間充足等方面給予保障。健全檔案編研管理制度，做好編制人員的培訓(xùn)教育。制定不同期限的工作規(guī)劃，使編研工作成為系統(tǒng)工程。同時(shí)加大軟硬件投入，確保編研工作順利開展。

2.2從滿足檔案利用需求入手，擴(kuò)大檔案編研工作范疇。地勘單位檔案利用主要有三個(gè)方面的需要：一是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要；二是地勘文化建設(shè)需要；三是為職工謀福利需要。

2.2.1為服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展開展的編研。主要是做好地質(zhì)資料深層次、多維度的開發(fā)，地質(zhì)資料包括本單位地質(zhì)生產(chǎn)實(shí)踐中產(chǎn)生的成果地質(zhì)資料、原始地質(zhì)資料和實(shí)物地質(zhì)資料，及相關(guān)參考資料。地質(zhì)工作特點(diǎn)決定了編研成果的多樣性，主要類型有：地質(zhì)工作年鑒、年報(bào)（數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)）、地質(zhì)圖文集、地質(zhì)專題匯編和著述、地質(zhì)工作科技史[2]。

2.2.2為地勘文化構(gòu)建開展的編研。地勘文化是地勘單位在長(zhǎng)期實(shí)踐中形成的優(yōu)良傳統(tǒng)和獨(dú)特文化內(nèi)涵，具有樸素作風(fēng)、科技情懷、匠人精神和甘于奉獻(xiàn)等特征，是激勵(lì)后人獻(xiàn)身地質(zhì)事業(yè)、地勘單位安身立命的有力法寶，需要不斷傳承發(fā)揚(yáng)。檔案編研應(yīng)該系統(tǒng)展現(xiàn)地勘文化，內(nèi)容包括野外地質(zhì)工作情景、單位不同時(shí)期面貌、地質(zhì)人工作風(fēng)采、礦區(qū)情況等，由于這類資料多用于展示，因此，編研因側(cè)重于相片資料、實(shí)物等。

2.2.3為職工謀取福利開展的編研。主要是為職工晉級(jí)（職）、退休等服務(wù)，地勘單位為艱苦行業(yè)，一些特殊工種（如鉆探、物探）享受國家相關(guān)優(yōu)惠待遇，且一般都是事業(yè)單位，因此在職工晉級(jí)（職）、退休等需要上級(jí)或社保局等提供詳實(shí)證明。證明不僅包括職工檔案，有些還需提供野外地質(zhì)工作記錄，因此查找工作量十分大，且曠日持久。因此，檔案編研工作要從職工利益出發(fā)，開展有針對(duì)性的編研工作，以便提供詳實(shí)資料。

2.3從推進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)入手，提高檔案編研工作水平。檔案編研工作應(yīng)以計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用為基礎(chǔ)，向科學(xué)化、數(shù)字化的管理軌道上不斷邁進(jìn)[3] 。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)讓檔案編研工作找到了一條突破的新途徑，從基礎(chǔ)的、繁重的“編”中解放出來，可以集中精力開展“研”， 開展深層、多元綜合性的開發(fā)編研，將檔案承載的信息從紙質(zhì)靜態(tài)轉(zhuǎn)化為數(shù)字動(dòng)態(tài)[1]。通過編制電子檔案目錄、全宗索引等查找工具，縮短用戶分散式查找時(shí)間。通過在網(wǎng)絡(luò)上征集編研專題內(nèi)容，收集資料，甚至組建團(tuán)隊(duì)，從而開創(chuàng)編研新的形式、類型 。

2.4從轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)方式入手，做好編研成果宣傳。要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，從內(nèi)部服務(wù)走向外部服務(wù)。建設(shè)宣傳平臺(tái)，對(duì)外可以借助報(bào)紙、雜志、網(wǎng)站、展覽和論壇等傳媒，大力宣傳編研成果和檔案利用實(shí)例；對(duì)內(nèi)，可以借助OA、微信、QQ、宣傳欄等征集專題、發(fā)布編研成果，提高編研成果的知名度和利用率。

3 地勘單位檔案編研工作原則

3.1高效原則。地勘單位檔案量大、內(nèi)容廣、種類多，利用檔案需要查閱大量案卷，必然花費(fèi)許多寶貴時(shí)間，有時(shí)還無功而返。檔案編研可以通過一個(gè)主題進(jìn)行系統(tǒng)收集，編撰出數(shù)字準(zhǔn)確、內(nèi)容齊全、信息全面的專題，有效滿足利用目的[2]。

3.2長(zhǎng)遠(yuǎn)原則。地勘單位一般成立時(shí)間較長(zhǎng)，傳統(tǒng)悠久。在管理上歷史遺留問題也不少，職工退休、單位編制、地勘文化構(gòu)建等都需要?dú)v史資料證明；在發(fā)展上，技術(shù)的開拓創(chuàng)新，業(yè)務(wù)的突破拓展，需要原始資料的深挖掘，因此檔案編研工作要立足于庫藏檔案，著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和需要。

3.3實(shí)事求是原則。檔案資料的單位長(zhǎng)期工作的真實(shí)寫照，編研工作要求真務(wù)實(shí)，如不真實(shí)偏離實(shí)際資料也就失去了利用的意義[2]。

參考文獻(xiàn)

[1] 刑毅峰.論企業(yè)檔案編研工作存在的問題和對(duì)策[J].中國商界（上半月），2009（6）.

[2] 程永平.淺談地質(zhì)科技檔案編研工作[J].蘭臺(tái)世界，2007（5）.

[3] 李雪.新形勢(shì)下電力檔案編研利用工作的思考[J].中國電力教育，2013（9）.

作者簡(jiǎn)介

鄧春秀（1975-），女，福建省建甌市人，檔案專職管理員，館員（中級(jí)），大學(xué)本科。研究方向：檔案管理工作。