高考考生檔案管理存在的問題及對策思考

摘 要：目前，我國普通高等學校招生全國統一考試考生檔案由電子檔案和紙質檔案兩部分組成，電子檔案、紙質檔案作為高考錄取的依據，各具舉足輕重的地位。本文對當前考生檔案管理中存在的主要問題進行了分析，以及如何加強對考生檔案的管理進行了研究，只有兩檔取長補短，建立健全檔案管理制度，大力培養檔案管理人才，才能使我們高考更加公平、公正。

關鍵詞：高考考生檔案；管理；問題；對策

2002年，全國普通高等學校招生全國統一考試招生工作歷史性的第一次全面實現了網上錄取，標志著我國招生事業在“科教興國”的戰略方針指引下，引進高科技實現招生手段現代化，確保招生錄取的公平、公正。高考考生檔案是高校審查錄取的重要依據和憑證。錄取時，由省級教育招生考試機構按照有關程序把檔案分批投放到各個錄取學校，也就我們經常說的“投檔”，投檔后，學校逐一審查考生檔案。審查通過后，該名考生的檔案就會呈現“錄取待審”的狀態，就表示已經被該校錄取；若考生檔案審查沒有通過，那么該名考生的的檔案就會被“退檔”，呈現“預退檔”的狀態，就表示該名考生沒有被該校錄取。由此可見，高考考生檔案在招生錄取過程中處于重要位置。

1 考生檔案的形式和內容

高考考生檔案分為電子檔案和紙質檔案兩種形式，兩者在錄取過程中皆起著至關重要的作用。

電子檔案內容包括考生報名信息、體檢信息、志愿信息、成績信息、戶籍信息、考生參加高等學校招生考試的誠信記錄，以及綜合素質評價信息或高中畢業鑒定等。

紙質檔案包括考生本人簽名確認的報名表、報考學校志愿表、體檢表以及普通高中學生檔案、高中畢業證書復印件、高考成績單、高中畢業學業水平測試成績單和個別考生的特殊補充材料等相關的證明材料。電子檔案與紙質檔案相同項目信息必須一致。

2 考生檔案的特點

紙質檔案以紙張為媒介的檔案，其主要特點有：（1）信息全面性。紙質檔案包含考生的考試與學籍的詳細信息，對于高校了解考生詳細信息來說很有價值。（2）地位權威性。檔案中關于學生的考試成績、歷史表現等信息都是所在學校與當地教育主管部門對學生最直觀的記錄，這些信息是通過對考生十幾年學習生涯的觀察得出的，是第一手資料，具有客觀性與真實性。同時，檔案在由考生所在地到高校的過程中全面封閉，考生完全不接觸其中內容，這使得檔案中關于考生的信息記錄是權威的、有保障的。（3）管理科學性。伴隨十幾年的高考歷程，我國檔案管理無論從信息的搜集、匯總到分析、存儲、傳遞，逐漸形成了一套較為完整、科學的流程，愈發朝著管理的科學性發展。

電子檔案較紙質檔案而言，有著以下這些特點：（1）可追蹤性。通過電子檔案錄取方式，考生可追蹤了解電子檔案在錄取過程中所處的運行情況，如若發現問題，可有足夠的時間及時向教育部門匯報以便及時解決問題，避免措施入學機會。電子檔案的實施，是高考改革完善采錄信息渠道的良好體現。（2）公平性。由電腦通過電子檔案進行招錄工作，可以加強對高考錄取工作的全面監控，電腦按照標準化操作，準確記錄考生信息，嚴格投檔退檔，一切程序有跡可循，避免暗香操作，確保高考的公平公正。（3）節約性。通過采用電子檔案的形式進行高考錄取，是經濟節約、環境友好的良好體現。電子檔案只需通過網絡從計算機中進行智能之別，無須過去的派專人到現場招生，同時許多資料只需要保存在電腦中而不需要打印成紙質文檔，縮減了經濟成本。

3 考生檔案管理中主要存在的問題

目前，我國高考考生檔案的的管理工作任然存在著漏洞，使得高考錄取的公正性大打折扣，因此，當前形勢下，檔案管理問題的關注提上日程。

（一）紙質檔案管理中主要存在的問題

1、高考考生紙質檔案轉遞長期缺乏嚴格規范

教育部對考生檔案轉遞管理并沒有作統一的要求，具體由省級招考部門制定紙質檔案的遞送辦法。上海、重慶、吉林、海南等多省市在2013年以前，考生檔案由考生自帶到錄取高校，浙江、廣東等少數省份2012年起實行省教育考試院負責集中寄發高校，安徽省2014年起實行考生所在報名點單位（中學）統一寄送至有關高校。由此可見，全國沒有統一的高考考生檔案轉遞管理規定或工作指南。考生檔案轉遞隱患多，一是轉遞方式不符合保密要求。人事檔案具有機密性，應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，然而通過機要方式轉遞的情況很少，新生自帶檔案或者普通郵寄檔案的情況占大多數。自帶檔案的新生擅自拆開檔案，從而導致檔案的完整性和信息準確性被破壞。而通過郵寄方案容易造成地址填寫不準確，不清晰，出現郵件分撿差錯，少數檔案流失。

2、建檔不規范，偽造檔案事件時有發生。考生的紙質檔案主要是由考生所在的中學填寫，檔案組建的程序及內容是否規范直接取決于學校對考生檔案的重視程度。目前，大部分中學并沒有專職的檔案管理工作人員，考生檔案的管理極不規范，甚至出現了“羅彩霞”、“高考移民”等現象，給高考造成了極其惡劣的影響，是對高考公平性的一種褻瀆。

（二）電子檔案管理中主要存在的問題

電子檔案的內容易于修改，且修改后可以不易留下痕跡，雖說目前某些技術可以有效地防止修改電子檔案，但仍比紙質檔案的內容發生變化的可能性大得多。

2、對工作人員和硬件要求高。并不是從事管理紙質檔案的工作人員都能管理電子檔案，也不是懂得計算機技術的工作人員，就可以管理電子檔案。電子檔案管理不僅要求工作人員具備一定的電腦操作水平，同時還要熟練運用檔案管理軟件。此外，還要配備相應的存儲設備、電腦及網絡，形成一個完整的檔案管理平臺，同時還要有配套的網絡安全、設備安全等保障措施，以防網絡攻擊，信息遭泄露與篡改的危險，大大的增加了硬件的資金投入。

4 加強對考生檔案管理的對策

（一）電子檔案與紙質檔案有機結合，充分發揮二者的優勢。

紙質檔案的原始性決定了紙質檔案不會隨著信息數字化的浪潮而消逝，無論什么時候當電子檔案因為設備故障等問題無法恢復時，紙質檔案都將凸顯其獨特的價值。同時，電子檔案傳輸快捷、查找方便、易于分析等優勢也決定了電子檔案在快節奏的工作中必將扮演重要的角色，所以我們必須在整理保存好紙質檔案的同時，充分發揮電子檔案的優勢。

（二）建立健全檔案管理制度

1、根據實際工作情況，制定和完善相關的考生檔案管理標準、法規、制度，以防止考生檔案在形成、使用、保存過程中遭受損失。每一位招考機構工作人員都要清楚工作流程，嚴格按章辦事。同時加強獎懲制度建設，對于工作表現較好的，予以獎勵，對于惡意對檔案進行造假的行為，情節較輕的要按照相關法律追究其刑事責任。

2、引入監督機制，開放針對大眾的查詢窗口，讓檔案管理工作的所有流程暴露在陽光之下，只有有效的監督，才能保證高校對真實的檔案進行審查，選擇德才兼備的人才。

（三）大力培養招生檔案管理人才

招考機構工作人員不僅要掌握招生考試相關的政策，同時也要熟練掌握檔案工作的基本原則和方法，熟練操作計算機軟硬件技術等。招考工作人員不斷提高自身素質，才能應對招生工作的需要，適應招生事業發展的新要求。

參考文獻

[1]馮丹，鄒海林，韋映梅.高考改革背景下檔案管理問題與出路研究[J].蘭臺世界.2015（8）.

[2]陰雯艷.高校招生過程中的電子檔案管理[J].檔案管理.2013（3）.

[3]匡定發.學生檔案管理失范問題探析[J].云南檔案.2015（6）.

作者簡介

劉萑葦（1985-），女，湖南株洲人，碩士研究生，系湖南省株洲市教育考試院辦公室科員，從事辦公室工作10年。