人事檔案管理中存在的問題及對策思考

張麗

摘 要：隨著社會的發展，人事檔案是每一個人在社會上存在的一個標志。它是中國人事管理制度的一部分，它是每一個中國公民身份的一個象征。在這個物質經濟快速發展的二十一世紀，中國的人事檔案看似很完善，但是它還是存在一些不足。本文主要就人事檔案管理中存在的問題以及思考解決問題的對策進行了研究，首先介紹了人事檔案的內涵，其次介紹了人事檔案管理在生活中的作用，最后紹了人事檔案管理中存在的問題及其解決對策。

隨著現在中國人口的急劇增長，國家對人口的管理以及人們的檔案的管理越來越規范化，各種形形色色的檔案存在于我們的生活中。生活中正是因為有了這些檔案管理的存在，才使得這個社會有條不紊井井有序。所以說人事檔案的管理對我們的生活起著十分重要的作用，由于社會的快速發展，人事檔案的管理還不太完善，仍然存在一些問題，這就需要我們后人去不斷努力思考找到解決的對策[1]。

1 人事檔案的內涵

什么是人事檔案呢，它的含義是什么，也許沒有接觸過它的人都會帶著這個疑問，其實人事檔案就是一種專門記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人基本情況的文件材料，它在社會中對個人起憑證、依據和參考的作用，它對個人工作轉正定級、評職稱、辦理養老保險以及考研等都需要使用到個人的檔案。

人事檔案的種類繁多涉及的面廣，它小到個人檔案大到國家機密，它的種類主要有履歷檔案、干部檔案、勞動合同檔案、社會保障制度檔案、個人財產檔案、國家法律法規檔案等等。

人事檔案具有許多特點例如全面性、現實性、真實性、動態性、流動性、機密性等。

2 人事檔案的管理對人們生活的影響

2.1 人事檔案管理的發展史

檔案的管理具有悠久的歷史，它可上溯到數千年以前，然而檔案學則則是在18世紀末歐洲實行檔案改革之后才形成的，它在之前就經歷了漫長的孕育過程。檔案學的萌芽時期是從奴隸社會過渡到封建社會，檔案工作也是在這個時期不斷地發展成長起來的，它主要是具有整理與編目的經驗。中國檔案學是在1911年辛亥革命結束了中國封建帝制后發展起來的，一向不安世事的清宮的明清檔案不再為皇家所專有。20年代初到30十年代，由于宮內的檔案流散到社會而引起學術界廣泛的關注，因此人們開展一系列關于收集整理明清檔案的活動，同時有一些史學家撰寫了不少關于明清檔案的史料價值和檔案整理與編目的論文，并對其進行了有意義的探討。

國民黨政府機關為提高行政效率發起文書檔案改革運動，有部分行政工人員和檔案工作人員，以現有的機關檔案室作為他們的研究對象，對檔案管理進行了一系列的研究，從而出版了一批作為檔案管理的參考書籍。

自從新中國成立以后，中國對國家的檔案管理做了進一步的完善，這一舉措為檔案管理的研究開辟了一條廣闊道路。中國對檔案管理體系的建設十分的重視，在50～60年代中期，創建了一系列的學科例如文學檔案史、外國檔案史、中國檔案史等。在80年代又建立了檔案學基礎理論與應用理論技術并重的檔案學不斷完善了檔案管理體系。

2.2 人事檔案管理的重要性

人事檔案的管理在人們的生活中確扮演著重要的角色。人事檔案它可以呈現一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡的變化過程，是每一個人工作歷程的記錄。現在很多人有一個誤區他們認為人事檔案沒用，存不存檔都行。而對于人們勞動合同工作的管理，人事檔案管理的功能主要有兩個方面：一方面對公司或單位員工來說，人事檔案管理部門可以根據員工的需求為員工提供辦理護照、港澳通行證的手續；提供婚姻狀況證明；為流動人員提供身份認定和辦理社會保險；另一方面還可以依據檔案的材料來確定退休的年齡或者根據檔案中一些從事有毒、有害工作的人員年限推算他們提前退休的年齡；另外人事檔案還可以為繳納職工的養老保險、失業保險和大病醫療統籌、工資調整出具有關的證明材料。

3 人事檔案管理中存在的問題及其解決對策

3.1 事檔案管理中存在的問題

人事檔案的存在是社會的一種普遍現象，它是以一定的物質形式存在于社會中并且其中有一部分將要被永久地保存下去造福于子孫后代。我們會看到隨著社會的快速發展以及時間的向后推移，一方面檔案的數量和成分在日益增加和不斷豐富，而另一方面檔案又處于一個每年不斷損壞的過程中。人們面對于生活中不斷涌現和增加的各類的檔案時，可以通過加強檔案管理的工作量來解決這一矛盾，然而對于那些不斷損壞的檔案，我們可以通過對檔案保管工作的加強來解決。現在檔案管理工作中存在許多急待解決的問題[2]。例如：存在紙張老化的問題、字跡褪色模糊不清的問題，以及還有一定數量的檔案，出現紙張變黃發脆，老化變質，這些現象嚴重到了檔案不能再從新使用的程度。檔案室的蟲害也會對檔案的管理有一定的影響，如果檔案保管室的條件任然得不到改善，這將會對檔案的管理造成嚴重的影響。

總的來說檔案工作在生活中的實施，擺在人們面前的一個非常尖銳的問題就是：一方面為了維護集體和個人歷史的真實面貌這就要求我們把檔案長期保管下去；然而另一方面檔案的“壽命”是有一定年限的。為了解決這些迫切的問題，我們必須做到對檔案保管工作的加強，這無論對于現在還是將來都將是一件任重而道遠的工作。

3.2 維護檔案的完整與安全

維護檔案的完整與安全不僅是對檔案工作者的基本要求，也是檔案工作者對檔案管理盡職盡責的一種表現。從某種意義上來講，維護檔案的完整與安全，是檔案保管工作的核心任務，檔案管理的工作主要是為了實現檔案的完整和安全。從本質上來說，檔案管理工作是人們向所有可能使檔案損毀的社會上自然存在的不利因素作斗爭的過程。總的來說，檔案管理工作應該做到以下四不：不使檔案分散、不使檔案互相混亂、不使檔案丟失泄密、不使檔案遭到損壞。

維護檔案的完整與安全需要做到以下幾點：

（1）防止檔案的損壞

要了解和掌握檔案損壞的原因和規律，通過平時的工作，采取有效的措施和方法，最大限度地消除各種不利因素對檔案的影響，從而把檔案的自然損壞率降低到最小控制范圍內。

（2）延長檔案的壽命

在檔案保管管理工作中，我們不僅僅只是一味地防治自然過程中檔案的損壞，主要還是要從根本上采取積極的措施，盡可能最大限度地延長檔案的壽命。

（3）維護檔案的安全

維護檔案的安全，一方面因為檔案作為一種物質存在的形態存在社會中，所以我們必須做到最大限度地使其安全保存下去；另一方面是因為檔案作為一種社會現象存在，所以在整個政治斗爭范圍內，檔案工作者要做到不應保管不當或條件低劣等因素使檔案丟失發生泄密，造成政治上的不安全。

4 結束語

總而言之，在新時代新環境我國經濟文化快速發展的情況下，人事檔案的管理工作對積極推動國家經濟與改善人們的生活水平有很大的影響[3]。為了使我國經濟發展與人事檔案相適應相融合，我們應該利用現代化的管理思維，吸收現代化信息技術來加強維護人事檔案的完整與安全，從而提升人事檔案的時效性和科學性。為人們搭建起具備信息化可信度的查詢平臺，提供更加優質的檔案管理服務。

參考文獻

[1]郭路群.關于人事檔案的管理和改革的思考[J].中國人才，2005，（9）.

[2]馮向陽.事業單位人事檔案管理面臨的機遇與挑戰[J].檔案管理.2014（3）.

[3]沈建華.談高校人事檔案的管理[J].學校檔案，2005，（4）.