Excel在班費核算管理中的運用

文/馬美玲

Excel在班費核算管理中的運用

文/馬美玲

班費是班集體的共同財產，高校班費的管理是班級管理的一項重要組成部分。本文針對高校班費管理現狀，運用Excel軟件對高校班費核算管理進行了實踐性的探討，提出高校班費收支核算管理的思路和流程。

Excel軟件；班費管理；班費核算

一、問題提出

目前，大部分高校班費管理體制采用的是班級班委自主管理。雖然有些班級設置了班級班費管理制度，形成了班費管理辦法，采用了賬、錢分離的管理制度，但是班費管理缺乏規范化、科學化，班費的收支情況和結余公示沒有做到及時化、程序化。高校班費管理中的不足主要體現在班費收支核算管理的流程和方法上，所以，建立規范的班費核算管理系統顯得尤為重要。

Excel可以進行各種數據的處理、統計分析和輔助決策操作，應用廣泛，操作簡單方便。運用Excel建立班費核算管理系統，可以便于數據的記錄、存儲、傳遞和共享。

二、班費核算管理流程

（一）規范班費管理制度

加強班費管理，規范班費收支行為，結合班級實際情況，制定班費收支制度。一般而言，班費核算管理可以采用收付實現制。

（二）設立班費管理委員會

班費管理委員會，可以設置三個職位：出納員，負責現金收支以及班費銀行卡的管理。審核員，負責審核報銷單據的真實性。記賬員，負責記錄班費收支賬的情況。

（三）規范班費核算管理流程

1.班費預算程序。根據班級具體情況，合理設置預算，完成班費的收取。2.班費審批程序。小額的零星支出（具體額度由班費管理委員會開會討論），經辦人應先向班費管理委員會報備，由審核員審核批準。大額的班費支出，需班級2/3以上同學表決通過才可實施。3.班費報銷程序。經辦人簽字后的報銷單應得到審核員的審核批準，記賬員據此入賬。4.班費公示程序。記賬員定期與出納員核對賬實是否相符，定期向班級同學公開班費的收支情況。5.班費監督程序。班集體所有同學都有合理使用班費的權利以及監督班費使用情況的義務。

三、Excel班費核算管理系統

（一）班費核算管理系統工作簿的設立

首先，啟動Excel2010，選擇“文件”、“新建”命令，創建一個新的工作簿，以所在的班級名稱進行命名，如“14級財務管理1班”。然后，在該工作簿下將工作表Sheet1、Sheet2、Sheet3分別命名為“班級基本情況”“班費收支明細”以及“班費查詢系統”。

（二）“班級基本情況”表的設立

在該工作表下，分別在A1、B1、C1單元格輸入文本“學號”、“姓名”、“職務”，并在所在列分別輸入對應項目的基本信息。

（三）“班費收支明細”表的設立

該工作表是班費核算管理系統的主體部分，主要包含班費具體的收支情況以及結余情況，如圖1所示。此表格中的第一列的日期可以手動輸入，也可以適當采用自動填充的功能。第二列，我們采用“數據有效性”選項設置下拉菜單，以便減少輸入工作量，提高工作效率。具體操作步驟為：首先，選中“班級基本情況”中第二列，進行名稱定義，即選中“公式”菜單，然后單擊“定義名稱”按鈕，將其定義為“經辦人”。最后，設置“班費收支明細”表中第二列的“數據有效性”，允許類型為序列，在來源的文本框中輸入“=經辦人”即可。同樣的道理，我們對圖1中的收款方式所在的第四列以及付款方式所在的第六列分別設置數據有效性，允許類型均為序列，在其來源的文本框中分別輸入“現收，銀收”，“現付，銀付”。

圖1　“班費收支明細”表模板

圖1中，摘要、收款金額、付款金額、附件編號所在列分別手動輸入，主要用來記錄班費的收支情況以及登記班費收支明細表所依據附件。期末結余所對應的單元格可以設置公式，達到自動計算結余的目的，其公式分別為：

銀行存款結余（I3單元格）= IF（$D3=“銀收”，$E3，0）-IF（$F3=“銀付”，$G3，0）

庫存現金結余（J3單元格）= IF（$D3=“現收”，$E3，0）-IF（$F3=“現付”，$G3，0）

銀行存款結余（I4單元格）= $I3+IF （$D4=“銀收”，$E4，0）-IF（$F4=“銀付”，$G4，0）

庫存現金結余（J4單元格）= $J3+IF （$D4=“現收”，$E4，0）-IF（$F4=“現付”，$G4，0）

I5及其下方單元格，直接采用I4單元格自動向下填充功能即可。J5及其下方單元格，直接采用J4單元格自動向下填充功能即可。

此外，為了防止用戶不小心誤刪或改動表格，增強表格的安全性，可以對“班費收支明細”工作表進行保護功能的設置。具體操作步驟為：先選定需要保護的工作表“班費收支明細”，選擇“審閱”菜單，然后單擊“保護工作表”按鈕。打開“保護工作表”對話框，在“取消工作表保護時使用的密碼”文本框中輸入密碼，并選中“選定鎖定單元格鎖定”的復選框，單擊確定即可。

為了隨時追蹤班費的結余情況，可以設置一個最低結余額度，一旦低于最低結余額度，就應該考慮再次征收班費。最低結余額度的預警狀態，可以通過條件格式來實現。例如，設置的銀行存款最低結余額度為200元，當結余低于最低結余額度時，就會用淺紅色填充該單元格。具體操作步驟為：首先，選定銀行存款所在的第I列。然后，選擇“開始”菜單中的“條件格式”命令，出現“條件格式”對話框。最后，在“條件”下拉列表中選擇“突出顯示單元格規則”選項，接著選定“小于”并輸入200，且選擇“淺紅色填充”，再單擊“確定”按鈕即可。

（四）“班費查詢系統”的設立

班級同學可以在工作表“班費查詢系統”中，進行班費的查詢。此工作表可參照圖2進行設置。

圖2　“班費查詢系統”表模板

余額所對應的單元格可以設置公式，達到自動計算結余的目的，其公式分別為：

B3= VLOOKUP（B1*1，班費收支明細！A：J，9，0）

C3= VLOOKUP（B1*1，班費收支明細！A：J，10，0）

D3= B3+C3

（五）圖表分析班費使用情況

可以通過Excel中的“數據透視表”功能，對班費的收支情況進行排序、篩選、分類匯總，還可以通過Excel強大的圖表功能，將數據變的形象化，更為簡明扼要的總結班費的收支情況。

［1］ 宋正強.Excel2010在會計與財務管理日常工作中的應用［M］.人民郵電出版社，2014.

［2］ 張禮萍，劉毅華.Excel在財務中的應用［M］.湖南師范大學出版社，2016.

［3］ 隋艷.運用企業財務管理制度有效管理高校班費［J］.經營與管理，2016，03：157-159.

（作者單位：安徽工貿職業技術學院）

上接（第203頁）業使用計算機進行文件的處理，那么就更應該對資料進行備份處理。應該及時的進行內部的盤點，盤點完成后與會計記錄進行核對，如果二者結果不一至，那么進行原因的分析。不相容的職務間嚴格的進行分離，明確不同機構間的崗位的職責與權限，使崗位間可以相互進行監督與管理，彼此形成一種制經銷商，制衡的機制。在遇到一些重大的決策時，嚴格的按照相關的規定進行程序的履行，進行決策的聯簽制度，企業內的任何人不能單獨的進行決策與改變集體的決定。

（三）明確國有資產產權和使用權，優化國有資產結構

我們進行資產的管理與體制的改革決策時，對于資產的產權與管理權進行劃分，確定其產權，將具有現代思想的相關約束機制進行引入，政府作為資產的實際擁有者，應該以出資人的形勢出現，企業在進行運營的過程中，政府應該減少其干預企業的事務內容，對國有企業的法人資格進行有效的保證，對其獨立的法人資格進行尊重，政府的在企業進行股權的管理時應該以固定的身份出現在其中。便是不能對企業的經營造成的影響。促進其資產結構上的優化對資產進行分級所有。另外，現在我國對于國有資產進行管理時，我是以社會效應為主，對社會的功能進行調動，在這種情況下，政府的主要精力，應該投入到對迷社會公共性的服務當中，對于外部環境進行創造 ，將自身的所有權與使用權進行劃分，使企業可以自由的進行發展，減少行政性的干預，有效的對資產進行盤活，實現對資產管理上的保值與增值。

參考文獻：

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［2］劉麗萍，劉昱.國外地方國有資產管理體制對我國的啟示［J］.商場現代化，2011（18）.

［3］屈茂輝.中國國有資產法研究［M］.北京：人民法院出版社，2007.

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（作者單位：山東煙臺開發區國資局）

上接（第204頁）各個方面的意見或者建議。同時，企業可以創新溝通方式，通過微信、微博等新媒體，拓展溝通的時間和空間，降低溝通成本，提升溝通頻次，提升溝通效果。對于管理者來說，要積極走進基層員工，聽取他們的意見和建議，對于基層員工來講，要注意觀察和總結企業運營的問題和不足，并且能夠積極的建言獻策，管理者和基層員工共同努力，才能真正打通企業內部的無邊界溝通，提升效率，降低成本。

（三）評價設計方面

在企業管理業績評價的設計方面，主要從評價方法和評價指標兩個方面來優化：

對于評價方法來說，主要是指企業應該積極研究、引進先進的評價方法，摒棄純定性的評價，要定量和定性相結合，這里的結合不僅僅是簡單的匯總，更重要的是要在不同的側面結合起來，使得評估的維度更加豐滿，評估更加的準確和全面。

對于評價的指標來說，主要是指企業要逐步豐富和完善指標體系，建立多維度、多層次的指標體系，以此來刻畫管理的全方位和全過程，實現評價的準確性和完整性。具體來講，維度方面主要需要涵蓋管理方式、管理效果、員工反饋，其中管理效果是最重要的指標，主要包括經濟利益、企業文化和氛圍、運營效率等方面。總的來說，指標建立的核心就是要全面的評估企業經營的方方面面，以此來評價管理者的業績。

三、總結

隨著現代企業的發展，越來越多的企業采用了股份制的模式，這就帶來了所有權和經營權的分離，隨著而來的就是企業管理業績評價的問題。總的來說，目前的問題主要集中在目標不明確、評價主體單一、評價方式不優化等方面，針對這些問題，企業應該切實提出有針對性的措施進行優化和完善。總的來講，企業應該首先樹立合理的評價目標，然后在目標的基礎之上進行評價體系和評價方法的設計，開發先進的評價方法，完善評價的維度和層次，同時，建立和完善溝通機制，打通各層級之間的溝通通道，豐富評價的主體，達到管理業績評價的科學性、準確性和客觀性，提升企業的內部監督和控制效果，增強企業內在競爭力。

參考文獻：

［1］劉亞榮.管理業績評價體系研究［J］.經濟研究導刊，2014（19）.

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［3］丁錫俊.管理業績評價體系研究［J］.行政事業資產與財務，2013（06）.

（作者單位：陜西煤業化工集團有限責任公司）