基于數(shù)字化校園環(huán)境的高校財務流程再造研究

丁少山

中圖分類號：F232 文獻標識碼：A 文章編號：1002-5812（2016）12-0103-03

摘要：本文基于數(shù)字化校園建設過程中高校的財務管理現(xiàn)狀，分析了高校會計核算環(huán)境發(fā)生變化的原因，找出問題癥結所在，借鑒企業(yè)業(yè)務流程再造理論，提出對高校財務流程改造的整體設計思路及建設方案。

關鍵詞：數(shù)字化校園 高校財務管理 業(yè)務流程 流程再造

一、高校財務流程再造的背景

近年來，高校信息化建設發(fā)展迅猛。數(shù)字化校園是利用計算機技術、網(wǎng)絡技術、通訊技術以及科學規(guī)范的管理對校園內的教學、科研、管理和生活服務的所有信息資源進行整合、集成和全面的數(shù)字化，最終實現(xiàn)教育信息化、決策科學化和管理規(guī)范化。高校的財務管理盡管經(jīng)歷了手工會計到電算化會計的變革，卻跟不上新發(fā)展、新要求，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）高校財務管理系統(tǒng)相對獨立，容易形成信息孤島。財務信息在局域網(wǎng)中運行，信息采集很難在校園網(wǎng)中通過共享取得；財務信息處理滯后，會計電算化工作仍然是模擬手工會計模式，所輸出的財務信息也不能實時傳遞到校園網(wǎng)中共享。

（二）高校各職能部門普遍采用各自的管理系統(tǒng)工作。如教務管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、學生管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、后勤管理系統(tǒng)、等等。數(shù)字化校園的建設就是要整體上采用一個統(tǒng)一的共享數(shù)據(jù)庫對各個子系統(tǒng)進行統(tǒng)一整合處理，在這種情形下，財務管理系統(tǒng)需要與其他系統(tǒng)對接，財務的業(yè)務流程和管理流程需要徹底再造，以適應新系統(tǒng)的運轉。

（三）在我國的傳統(tǒng)體制下，高校資金主要來自于財政預算安排，高校財務活動主要集中在會計核算上，高校業(yè)務流程和管理流程逐漸固化。隨著高校辦學規(guī)模的不斷擴大，資金來源的多元化，高校與企業(yè)合作的發(fā)展，科研轉化力度的加深，校際協(xié)作、校企合作越來越多，國際合作與交流也逐步增加，公眾和財政部門對投入高校財政預算資金要求公開透明的同時越來越注重績效評價，這一切都給舊的財務流程帶來挑戰(zhàn)。

二、高校財務流程再造的意義

20世紀90年代初，美國管理學家Michael Hammer和Jame Champy提出的業(yè)務流程再造理論，在世界范圍內掀起了一場流程革命。該理論是指企業(yè)通過各種業(yè)務重組方式，對現(xiàn)有的資源進行整合，最終達到提高整個企業(yè)效率的目的。我國學者將業(yè)務流程再造理論引入后進行了深入研究，提出更適合我國國情的業(yè)務流程再造理論，從組織結構的再造、信息技術的再造到運營機制的再造，將業(yè)務流程再造理論引入到企業(yè)及企業(yè)以外的其他管理組織。當前，我國高校的業(yè)務復雜程度甚至超過了企業(yè)，在將現(xiàn)有資源進行整合的過程中，亟需進行流程再造。

（一）適應財政改革需要。隨著財政預算管理及預算績效管理評價體系的進一步完善，特別是國庫集中支付制度和公務卡結算制度的全面實施，財政資金運行的透明度大大增加，財務工作量隨之增加，會計信息的確認、計量與披露都受到不同程度的影響，因此在數(shù)字化校園建設過程中，應通盤考慮財政預算管理改革的推進，針對業(yè)務層面的控制，重新梳理業(yè)務流程，思考會計內部控制體系的改革完善。

（二）適應移動互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展需要。在數(shù)字化校園建設過程中，移動互聯(lián)網(wǎng)在OA辦公應用中越來越普遍，在提高辦公效率的同時也改變了傳統(tǒng)的會計工作習慣。

（三）適應數(shù)字化校園建設總體需要。高校財務管理系統(tǒng)是數(shù)字化校園體系的子系統(tǒng)，是整體的一部分。校園“一卡通”的普及應用、網(wǎng)上銀行和公務卡的推行，極大地方便了學校的科研教學與行政管理，高校財務管理信息只有經(jīng)過改造才能與整個系統(tǒng)有效融合。

（四）適應高校自主自治、校務公開需要。加強高校民主管理和民主監(jiān)督，實現(xiàn)高校決策民主化、科學化，全面推行校務公開是大勢所趨，學校的招生情況、人事管理、年度預算和決算、重大基建項目、科研項目投入、重大的投資、績效評價以及其他重要財務信息需要在一定的范圍內公開，借助完善的數(shù)字化校園平臺，需要高校財務信息系統(tǒng)與整個平臺有機融合。

（五）適應提高整個學校管理效率與管理質量、提高決策水平需要。為實現(xiàn)學校各部門之間的有效溝通和協(xié)調，消除信息孤島，提高信息資源的共享水平，從而提高整個學校的管理效率與管理質量，需要將核心的財務信息系統(tǒng)重新改造，從財務流程再造入手，建立起交互式、網(wǎng)絡化的扁平管理體系。

三、高校財務流程再造的設計方案

（一）對高校內部會計控制的再造。隨著數(shù)字化校園的子系統(tǒng)——會計信息化系統(tǒng)的建設，財務管理的內外部環(huán)境發(fā)生很大變化，各部門的管理節(jié)點、管理手段、管理流程都有不同程度的改變，與信息化相適應的內部會計控制制度、控制手段都需要重新設計。

1.完善內控制度建設。高校在數(shù)字化校園管理系統(tǒng)中，應納入內部會計控制制度，理順不相容崗位相分離控制流程，分離不兼容崗位，完善授權批準控制制度，建立新的會計工作崗位責任制、新的會計核算處理流程、新的資產(chǎn)管理制度以及系統(tǒng)操作規(guī)范、數(shù)據(jù)安全管理、會計檔案管理等一系列的內部會計控制管理相關規(guī)定，使會計工作有章可循，提升會計基礎工作水平。

2.風險控制點前移。在數(shù)字化校園系統(tǒng)中，業(yè)務流程與財務核算流程是不可分割的。比如，校園一卡通系統(tǒng)提供了多種實現(xiàn)自動化、自助化的功能，如校園內刷卡消費、繳交各種費用、查詢消費記錄等，管理部門需要采集各種數(shù)據(jù)。在不影響系統(tǒng)安全的前提下，高校可采取分級授權管理，一卡通系統(tǒng)發(fā)生的身份認證、收支活動隨時會傳遞到財務部門實時處理，財務終端往往就是業(yè)務流程的末端，會計只需要確認即可，財務業(yè)務處理實現(xiàn)了自動化，會計控制的環(huán)節(jié)只能設置在傳遞到財務部門之前。

3.財務稽核適應電子化、網(wǎng)絡化的要求。首先，由于高校大多是財政二級部門預算單位，國庫集中支付制度和公務卡結算制度全面實施后，財政資金的流轉都是通過網(wǎng)絡運行，財務稽核需要延伸到預算審批執(zhí)行的每個節(jié)點，比如收入的上解、財政直接支付的申請、財政授權支付的申請、公務卡結算的審核、等等。其次，隨著政府采購管理機制的逐步完善，政府采購預算得到有效執(zhí)行，高校涉及的采購招標有公開招標、競爭性談判、單一來源等采購方式，還有正在逐步推廣的電商直購、網(wǎng)上競價等采購模式，詢價、采購、簽訂合同都在網(wǎng)上進行。政府采購計劃申報、合同報備、財政項目款項支付申請與審核都是財務部門通過網(wǎng)絡操作實現(xiàn)的，遵循不相容職務相分離原則，采購招標部門、資產(chǎn)管理部門、財務部門、審計監(jiān)察部門各司其職，授權、簽發(fā)、核準、執(zhí)行和記錄的步驟實現(xiàn)了網(wǎng)絡化、電子化；一般授權和特別授權的責任和權限需要更加細化與可操作。再次，移動辦公成為繼電腦無紙化辦公、互聯(lián)網(wǎng)遠程化辦公之后的新一代辦公模式，各級授權人員通過手機終端，實時傳遞信息資料，查看與處理OA系統(tǒng)的審批請求，及時實現(xiàn)審批結果。財務稽核的重點之一是對特別授權或者委托授權事項追加書面確認，形成書面檔案材料，成為電子檔案的補充。

4.完善對電子信息系統(tǒng)的控制。高校經(jīng)營管理的復雜程度越來越高，數(shù)字化校園提供了電子信息化的內部控制手段，最終還是要靠人來操作使用，因此，高校需要專業(yè)團隊對電子信息系統(tǒng)進行精密掌控，制定完善的運行維護管理制度，建立完備的信息安全管理體系并嚴格執(zhí)行，聘請第三方定期評測鑒定信息系統(tǒng)的安全性，不斷更新完善整個信息系統(tǒng)，才能使其安全、高效地為教學和管理服務。

（二）對財務信息系統(tǒng)的再造。

1.建立業(yè)務系統(tǒng)和財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口。財務的核心信息均來自于會計核算系統(tǒng)，要實現(xiàn)會計核算數(shù)據(jù)在校園網(wǎng)中跨系統(tǒng)、跨平臺傳遞就需要通過數(shù)據(jù)接口轉換。財政部已經(jīng)著手建立企業(yè)會計軟件數(shù)據(jù)接口標準業(yè)務元素清單，相信在不遠的將來，統(tǒng)一的可用于不同應用系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交換接口標準將全面推廣，在此之前，可以聘請軟件公司對財務軟件進行二次開發(fā)。以廣州Z大學為例，經(jīng)過開發(fā)憑證導入接口工具，實現(xiàn)了第三方軟件和財務系統(tǒng)的程序對接，財務系統(tǒng)可以直接在第三方軟件中提取數(shù)據(jù)生成財務憑證。憑證導入接口工具從財務系統(tǒng)外部攫取數(shù)據(jù)源，可以是Excel、Accses、SQL、Oracle等類型，通過數(shù)據(jù)接口轉換，就能在校園網(wǎng)絡平臺中定時或者實時跨系統(tǒng)處理某些設定業(yè)務。比如與學生管理系統(tǒng)和教學系統(tǒng)對接，大批量處理學生繳費、獎學金發(fā)放、助學貸款業(yè)務；與校產(chǎn)管理系統(tǒng)對接，實時處理固定資產(chǎn)以及存貨核算業(yè)務。

2.建立中間數(shù)據(jù)庫。盡管通過軟件接口的數(shù)據(jù)交換，避免了人工重復輸入帶來的錯誤，提高了工作準確性，但不是所有數(shù)據(jù)信息都可以或者需要轉換，為保證財務系統(tǒng)的安全性，數(shù)據(jù)接口對接后，財務軟件數(shù)據(jù)與業(yè)務數(shù)據(jù)需要一個“緩沖”的倉庫——中間數(shù)據(jù)庫。業(yè)務部門輸入某類業(yè)務信息，該信息將自動存儲在校園網(wǎng)絡平臺的中間數(shù)據(jù)庫中，通過觸發(fā)業(yè)務規(guī)則和信息處理規(guī)則，財務系統(tǒng)才能夠自動處理這些信息。財務系統(tǒng)生成的信息也定期交換到中間數(shù)據(jù)庫，經(jīng)分級授權控制后，供業(yè)務部門共享。

3.對財務信息的表現(xiàn)和披露的再造。首先，借助數(shù)字化校園系統(tǒng)的相關公共平臺，構建高校財務信息披露平臺，改變財務信息輸出的方式方法。通過云平臺整合資源后，廣州Z大學設計子模塊，根據(jù)其預先定制的財務信息類型、形式和具體要求，將有關財務信息發(fā)送到終端，比如，在學校內部可以通過各種終端提供信息查詢：通過門戶網(wǎng)站、自助終端機為學生提供學費查詢、獎（助）學金查詢、水電費消費查詢等財務信息；為教職工提供工資查詢、項目經(jīng)費查詢；為領導提供各類經(jīng)費統(tǒng)計查詢、預算執(zhí)行情況查詢；等等。其次，利用財務信息披露平臺為高校內部各職能部門提供財務信息。利用中間數(shù)據(jù)庫轉換財務數(shù)據(jù)，定期發(fā)布預算執(zhí)行狀況、財務收支狀況、資產(chǎn)變動狀況、科研經(jīng)費等方面的財務信息，教務、科研、學生管理、后勤服務、資產(chǎn)管理等部門都可以從數(shù)據(jù)庫中取得所需數(shù)據(jù)，通過Excel、Accses等辦公軟件轉換導入到各自的管理系統(tǒng)，滿足管理需要。最后，以財政部門和教育主管部門為主要披露對象，逐步建立成向校內外同時披露的信息體系。國家教育部繼2010年頒布《高等學校信息公開辦法》后，又于2014年發(fā)布了《高等學校信息公開事項清單》，要求高校制定落實細化方案。清單中涉及財務、資產(chǎn)及收費信息的公開事項有7項，高校信息公開是大勢所趨。為此，一般高校都是分不同層次、不同媒體，向不同的信息需求者披露不同的內容，財務部門定期提供需要公開的信息已成為新常態(tài)。此外，學校以及校辦企業(yè)資產(chǎn)、負債，國有資產(chǎn)保值增值等信息，收支預算和決算數(shù)據(jù)，財政撥款的預算決算數(shù)據(jù)等，都是高校信息公開必須提供的內容。各高校為招生宣傳的需要，吸收社會捐贈，也會選擇在互聯(lián)網(wǎng)上公開部分信息。

（三）對財務核算與管理的再造。在數(shù)字化校園環(huán)境下，財務流程與業(yè)務流程有機融合。業(yè)務流程的自動化、信息化帶來管理模式由垂直縱深結構向交互式、網(wǎng)絡化的扁平管理體系轉變。財務核算工作應適應扁平管理體系的需要加以改造。

1.重新構建財務崗位。崗位管理內容包括科室劃分、崗位設置、職責分工等環(huán)節(jié)。高校財務部門通常分為會計核算、資金管理、資產(chǎn)管理這三大基本功能科室，各項業(yè)務最終匯集到會計核算科室產(chǎn)生核算成果，基本會計工作崗位主要分為制單、審核、復核、出納、稽核等。在數(shù)字化校園環(huán)境下，國庫支付系統(tǒng)、政府采購計劃系統(tǒng)、公務卡結算系統(tǒng)以及資產(chǎn)管理系統(tǒng)等全面應用，高校零余額賬戶無現(xiàn)金報銷模式下，銀行業(yè)務成倍增加，銀行對賬工作量暴增；無論是通過財政授權支付還是財政直接支付，審核工作都發(fā)生了很大變化。因此，重新劃分功能科室與崗位調整十分必要。廣州Z大學將財務部門劃分為資金管理中心、會計核算中心、綜合管理中心、卡務管理中心，各中心分別承擔各自的工作職能，根據(jù)功能設置若干個崗位，分別承擔制單、審核工作。此外，綜合管理中心還承擔財務信息系統(tǒng)維護、數(shù)據(jù)分析等崗位工作。崗位管理基本達到分工科學、職責清晰、流程合理的目標。

2.重新明確各財務會計崗位工作職責與內容。電子信息化發(fā)展帶來了全新的電子支付工具，財政預算、財務報表編制報送實現(xiàn)了電子化、網(wǎng)絡化，會計工作內容發(fā)生了很大變化。因此，應以各功能科室的工作流程分析為起點，對流程節(jié)點分析的內容進行匯總，分別構成各崗位職責。將各功能科室的工作崗位、具體工作標準、工作流程和考核細則匯編成層次清晰、指導性強、系統(tǒng)全面的財務會計崗位制度，實現(xiàn)由“事務管理”向“崗位管理”的轉變。在數(shù)字化校園環(huán)境下檢驗財務流程再造的效果。

3.以信息化手段為支撐，將財務的工作重心逐步轉移到管理會計上來。預算管理、資本運作、財務風險控制、經(jīng)費管理精細化要求是高校財務管理職能變革的原始動力，數(shù)字化校園的建設將管理轉型變?yōu)楝F(xiàn)實。首先，借助財務軟件公司或者高校本身科研團隊，開發(fā)適用于管理會計的信息系統(tǒng)，使管理會計功能得到有效發(fā)揮。廣州Z大學很早就在財務軟件之外獨立開發(fā)辦學成本核算、科研經(jīng)費管理等模塊，在數(shù)字化校園建設過程中，又開發(fā)整合了部分管理模塊，整個財務系統(tǒng)具備信息集成、成本控制、效益分析、績效考核的集成功能，實現(xiàn)了財務會計與財務管理的有效融合。其次，財務管理信息化再造后，財務工作的效率和質量得到提高。財務部門借助校園網(wǎng)絡平臺實現(xiàn)了信息共享，資金收支、費用管控、資產(chǎn)管理等業(yè)務處理，有傳統(tǒng)財務工作所不具有的便捷性。從管理職能看，一方面，財務工作重心轉向預算管理，側重于統(tǒng)籌安排資金的預算規(guī)劃，細化預算的編制，突出預算執(zhí)行結果的嚴肅性；另一方面，根據(jù)高校發(fā)展戰(zhàn)略，積極謀劃籌集資金。最后，引入企業(yè)成本管理理念，提高資金使用效益，對資金績效作出評價，為領導決策提供可靠的參考信息。

四、結語

財務管理信息化系統(tǒng)再造是一項系統(tǒng)性的工程，管理系統(tǒng)在實際中能否得到有效運作，受到多種因素的制約：教學、科研、行政管理等部門的配合程度，財會人員的業(yè)務能力、職業(yè)素質、計算機操作能力，等等。達到理想化目標需要高校層面的頂層設計，需要高校領導的大力支持，還需要財會人員加強會計業(yè)務、預算管理、政府采購、網(wǎng)絡技術等多學科的學習、培訓。另外，政府部門對財政資金管理、廉政風險防控等方面的要求在不斷變化，金融機構結算方式也在與時俱進，財務管理信息化系統(tǒng)也需要不斷更新與改造，才能滿足高校通過計劃、組織、控制、協(xié)調與業(yè)務職能一體化來實現(xiàn)高校資源的最優(yōu)配置，為優(yōu)化管理和經(jīng)營決策提供科學依據(jù)的目標。

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