關(guān)于檔案管理工作的研究

高偉

摘 要：檔案管理工作是一項機密性、專業(yè)性、政策性較強的工作，因此，要求各級管理部門要充分的認識檔案管理管理工作的重要性。檔案管理工作做的好壞，直接關(guān)系到單位事業(yè)的運行，同時給以單位在人力、物力、財力等方面大力支持與幫助。檔案是各類信息的一個重要載體，是企事業(yè)單位最主要信息源。所以，最好檔案管理工作，對資源開發(fā)利用起著了重要的作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；不足；提升管理

一、檔案管理中存在的不足

1.檔案管理現(xiàn)代化的意識不強。當前，我們正走向檔案管理現(xiàn)代化的進程中。但是，由于社會上對“檔案”的作用和概念，熟知者甚少，對檔案管理的意識相當薄弱，甚至某些領(lǐng)導對為何與如何加強檔案工作的現(xiàn)代化認識不足，導致了許多單位的檔案工作仍舊沿用傳統(tǒng)的工作方法。由此可見，這嚴重的影響檔案管理的現(xiàn)代化進程，降低了工作效率。

2.現(xiàn)代化的人才不足。要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，跟上時代的步伐，前提是人才現(xiàn)代化。但是縱觀當前人員現(xiàn)狀，在許多企業(yè)、事業(yè)單位、機關(guān)的檔案管理人員、文書人員，大多數(shù)還只是停留在收發(fā)與查找的階段，缺乏現(xiàn)代化管理的基本知識，也沒有具備現(xiàn)代化設備操作的技能。

3.基礎(chǔ)工作太差。檔案管理要走上現(xiàn)代化的道路的前提是檔案工作基礎(chǔ)必須要標準化、規(guī)范化。目前事業(yè)單位、企業(yè)、機關(guān)的檔案工作管理仍舊存在著很多的問題：許多部門未能按國家檔案局制定的標準進行規(guī)范的操作。大量的案卷質(zhì)量含量不高 ，有的企業(yè)甚至缺乏完整的檢索工具。

4.網(wǎng)絡安全隱患。現(xiàn)在許多的檔案都會在網(wǎng)絡上傳輸，這樣做方便、快捷，而且省去了在途中丟失和傳輸時間長的麻煩。但是，這同時也引發(fā)了一個重要的問題，那就是網(wǎng)絡存在著許多的黑客、病毒等等會竊取檔案資料。造成檔案資料的泄漏，檔案的丟失，或者是檔案被人任意篡改的危險。

5.電子檔案管理過程中的問題。檔案信息安全性主要涉及到傳輸安全性和檔案信息載體安全性。載體安全性主要指存儲介質(zhì)對信息安全的影響。電子檔案通常以光盤、U盤為載體，這類載體成分復雜，性能不穩(wěn)定，常常會出現(xiàn)檔案失真的問題。而且它們對溫度防機械損傷、環(huán)境、濕度、防磁等條件要求比較高，一不小心就會損壞和變質(zhì)，保存年限也低于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。傳輸安全性指的是網(wǎng)絡的安全性，網(wǎng)絡的發(fā)展使電子檔案能實現(xiàn)更大范圍內(nèi)的資源共享，但有利必有弊，不勝防的計算機病毒無和孔不入的網(wǎng)絡黑客也給電子檔案管理帶來了極大的安全隱患。

二、如何進一步提升檔案管理工作

1.堅持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路。法制化是做好檔案管理工作的一項重要的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作必須以依法治檔作為根本，落實好檔案管理制度化。要走到檔案管理設備的現(xiàn)代化的時代，需要的是檔案種類和載體的多樣化，這決定了檔案管理方式要不斷的革新，只有堅持與時俱進，符合時代要求，才能夠適應好新形勢，開創(chuàng)企事業(yè)檔案管理工作的一個全新的局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。2.實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合。隨著計算機網(wǎng)絡技術(shù)進一步的發(fā)展，對如何做好檔案管理工作新的挑戰(zhàn)逐漸的被提出了，只有正視并切實的接受這個挑戰(zhàn)，實現(xiàn)檔案管理與現(xiàn)代管理技術(shù)有機的結(jié)合起來，檔案管理工作才能走上有前景的發(fā)展軌道上。檔案管理是一門專業(yè)性比較強的工作，要求檔案管理人員具備檔案管理者應具備服務意識，同時也要求掌握現(xiàn)代化的管理技能。檔案匯集了大量的指示性資料，也記載了許多豐富的信息，成為一種及其豐富的信息總匯和信息資源。但檔案的整理工作有繁瑣的東西，勞動強度大，重復勞動多。而且如果使用計算機等現(xiàn)代化方式去整理復雜的檔案信息，就可以收到了事半功倍的效果，提高工作效率。在高科技情況下，檔案管理又可按照文件形成先后的順序進行排列打印，既可以降低因為人為因素導致文件歸檔工作中的影響，又可以發(fā)揮計算機的管理的優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率。

3.提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員是檔案工作的直接負責人員，所以，檔案管理人員對不僅對整個的檔案工作管理甚至是企事業(yè)單位的發(fā)展都起著舉足輕重的作用。要注意加強好干部檔案工作隊伍的建設，選擇作風正派、責任心強的、政治上可靠的員工從事檔案工作的管理工作，更要時刻的注意對他們思想教育的培養(yǎng)，定時的關(guān)心他們工作和生活，充分的發(fā)揮好他們工作的積極性、創(chuàng)造性。檔案管理的做的成功與否，在很大的程度上取決于負責的檔案工作人員。作為一個合格的檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平修養(yǎng)的提高，通過自學或者是參加培訓等方式，熟悉與掌握各個檔案工作的各個環(huán)節(jié)，與工作的最基本要求，努力的掌握科學管理的方法和原則，提高管理的工作效率，提高檔案的質(zhì)量。積極的探索新的、有效的現(xiàn)代管理模式，使檔案工作能夠更實用、更科學，為不斷發(fā)展進步的社會提供更有利的資源。

4.加強電子檔案的保管與數(shù)據(jù)備份恢復工作。電子檔案的存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，存儲介質(zhì)易受溫度、濕度、細菌、磁場等因素的影響，電子文件本身還很容易受到電腦黑客、計算機病毒的破壞，所以，檔案管理必須要建造一個檔案柜、專用庫房來存放電子檔案，配備專業(yè)的電子檔案機房與安全性較強的電腦設備。盡量使用一次性的寫入光盤，因為一次性的光盤比硬盤、磁帶、磁盤等具有更好的穩(wěn)定性，而且又只有只讀性，可以避免修改。保持良好的濕度和溫度，并能同時滿足防塵、防蟲、避光、甚至是強烈震動和防機械磨損等條件。要幾十的進行文檔耳朵備份，備份技術(shù)也是是一種安全技術(shù)，是確保電子檔案信息不丟失的一個非常重要的技術(shù)方法。備份對象主要為照片音頻、視頻、文書等電子檔案與傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化后等文件，最還是實行雙備份制，一份提供借閱，一份封存。針對網(wǎng)絡的不安全性，要建立恢復系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份和，確保關(guān)鍵的信息能夠在計算機與網(wǎng)絡發(fā)生災難性故障后得以恢復。

總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，時刻的留意研究和總結(jié)出檔案工作中存在的問題與漏洞，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進社會主義和諧社會建設。

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