新形勢下做好檔案管理工作的幾點思考

閆曉君

新形勢下做好檔案管理工作的幾點思考

閆曉君

隨著改革開放和社會主義市場經濟的不斷深入，檔案工作的特點也有了新的變化。因此，提高檔案干部隊伍的綜合素質水平也更加重要。

新形勢 檔案工作

檔案工作必須在黨的領導下，遵循“為人民服務、為社會服務”的宗旨。如何做好此項工作，筆者認為應該做好以下方面：

一、提高檔案管理服務人員的綜合素質

隨著改革開放和社會主義市場經濟的不斷深入，檔案工作的特點也有了新的變化。因此，提高檔案干部隊伍的綜合素質水平也更加重要。

首先，提高檔案人員的政治理論水平政治態度及職業道德。這就要求檔案人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平建設有中國特色的社會主義理論；要與時俱進，加強政治紀律，提高政治鑒別力和政治敏銳性；要在涉及檔案工作的路線、方針、政策等重大原則問題上同黨中央保持高度一致，恪守檔案工作紀律，貫徹執行《檔案法》，嚴守黨和國家的機密，熱愛檔案事業。

其次，提高檔案人員的業務素質。檔案人員不但要有繼承傳統檔案工作理論的觀念，還要有研究探索檔案工作發展中出現新情況的意識，利用先進技術解決新問題，豐富和發展檔案工作的理論與實踐。

另外，隨著社會的發展，科學技術的進步，檔案工作的任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生著變化，現代技術也廣泛應用到檔案工作中，需要人去操作、去管理。因此，各級領導要敢于大膽使用具有專業理論知識和專業技術特長的青年干部，發揮他們的聰明才智，大膽啟用。另一方面，由于檔案工作連續性強，許多工作，特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習，積累經驗，才能逐漸適應或逐步完善。所以，必須做好檔案干部的穩定工作，促進檔案工作的持續、穩定發展。同時，還要加強現有人員的繼續教育，以適應目前的現代化檔案管理工作。

二、做好檔案保管過程中的保密工作

檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全，這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務，就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經破損的檔案，要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體的安全，也要保證檔案內容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規范，有規可循，有目可查。檔案保管工作的任務是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。

要貫徹落實《保密法》的精神，在廣泛宣傳、提高認識、大力協調的基礎上，重點解決好兩個問題：一要嚴格執行解密劃控的時間標準、有關涉密內容標準及保密規范標準，做到有法必依、執法必嚴、違法必究。二要主動接受保密部門對調密工作的監督指導，齊心協力做好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內利用，哪些還不能提供利用，為今后進一步做好規范化、標準化和涉密檔案建設奠定基礎。保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。在日常工作中，檔案管理人員應十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象。由此產生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導決策服務勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

在開放檔案為社會各界所利用的同時，應當做好相應的保密工作。第一，做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環節，其主要任務是科學而準確地區分、判定檔案的開放與控制使用范圍。第二，做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據《保密法》規定，劃分為“絕密”“機密”“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級，采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。第三，做好檔案開放前的基礎工作。提高開放檔案案卷的內在質量，建立健全檔號、編制檢索工具，準備好副本。

三、檔案管理模式上要搞好信息化建設

什么是檔案信息化建設？是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。檔案管理信息化建設，是當前檔案管理工作中的一項基礎性工作和檔案管理科學化的保障性工作。

傳統的檔案管理，是以紙質材料、照片、錄像光盤作為檔案工作的主要內容。檔案交接程序多，檔案占用存放空間大、存放時間長，容易發生檔案材料的變性，甚至無法辨識。隨著科技的發展，除了必要的紙質材料需要原始性存檔之外，很多檔案材料可以采用電子文檔、移動硬盤的形式進行存檔，這種信息化變革節約了紙張，也簡化了檔案交接工作過程，高效而節約。并且，電子檔案容易保管且安全性較高。同時，還要信息公開，并搞好檔案網站建設。檔案網站建設是檔案信息化管理建設工作的另一項重要工作內容。通過檔案網站建設，有利于實現遠程在線檔案服務和信息公開。當前，一些組織、單位雖然建設了檔案工作網站，但是還處于低層次的起步階段，檔案工作網站維護不及時，檔案管理工作信息不公開、服務功能無人應答回復，甚至一些欄目是空白。因此，要進一步加強檔案網站建設，完善檔案網站的功能，及時維護，互動高效，提高主動服務意識，實現信息公開。

四、錄入檔案信息必須規范，努力開拓檔案工作新局面

電子檔案信息在錄入時，容易出現錯誤。因此，要加強對電子檔案信息內容的審核以及錄入的檢查校對，最大限度地減少電子檔案信息的錯誤，力爭電子檔案信息錄入準確、真實。為了便于開展電子檔案信息的核對和錄入工作，檔案部門要建立統一的檔案工作要求，明確電子檔案材料的格式模板和內容標準。

數字化檔案館建設是檔案信息化管理建設的重要組成部分。數字檔案館是數字時代或者說大數據時代檔案館的發展方向，是現代的新型檔案館，是對傳統檔案館的升級。檔案工作是否現代化，我國能否成為檔案強國，其顯著標志就是看是否建成數字檔案館。數字化檔案館建設是一項復雜的系統工程，其集成的檔案信息數量與內容更加廣泛，更便于檔案信息統計、查詢、保存。數字化檔案館建設不是一個組織、一個部門的事情，是多個組織、多個部門協調建設的關系，需要根據實際情況，做好信息管理的統籌規劃與銜接，要在同一個平臺下，通過同一個數據庫質量管理系統，完善數字化檔案建設。傳統檔案館必須向數字檔案館轉變，才能適應檔案環境的新變化，開拓檔案工作的新局面。

（作者單位為白山市中小企業服務中心）