信訪工作中的檔案管理創新思考

劉翩翩

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）07-000-01

摘 要 隨著時代和企業的發展，企業信訪檔案的收集工作也日益變得重要和緊迫，本文旨在結合本檔案部門的實際工作情況，歸納總結，淺談如何做好這方面的工作。

關鍵詞 企業 信訪工作 檔案管理 創新思考

檔案，承載歷史，服務當下，啟迪未來。隨著科技時代的到來，電子信息化的高度普及，信訪工作及其檔案管理的模式、對象、渠道、平臺，也與時俱進地發生著改變。隨著國家檔案行政部門“三個體系”檔案建設的提出，以及構建和諧社會、“以人為本”理念的文化社會創建，民生檔案的地位不斷提升，各機構檔案部門對信訪檔案的管理也更加重視。

一、信訪檔案及其特征

信訪檔案與信訪工作緊密聯系，在檔案分類中較為獨立，按屬性劃分，可歸入民生檔案一類。信訪檔案是信訪活動的真實記錄，在檔案中具有一定的特殊性。該類檔案具有一般文書檔案的原始記錄性、信息性、憑證性、價值性等特點外，還具有公正性特點。

信訪檔案，真實記錄了信訪活動的全過程，是群眾信訪案件處理的重要事實依據，信訪檔案是信訪工作管理和處理事務過程中形成的原始性、記錄性、知識性、信息性的重要信息資源。一份完整的信訪檔案，詳實地記錄了信訪事件發生的時間、地點、事情的經過以及關聯人物，不僅有信訪人和機關的印信，而且有主管機關的調查處理經過和結論，上級機關的批復和當事人對處理結論的態度，具有很強的真實性、準確性和歷史參考價值。

二、信訪檔案工作的重要性

信訪檔案工作是信訪工作中一項不可缺少、不能替代的重要的基礎性工作。信訪檔案能真實、準確反映出一個時期企業或組織的政策行為和結果，可使領導掌握有關的歷史資料，了解信訪工作規律，便于對現實問題做出正確的分析和判斷，同時也為貫徹有關政策和規定、指導工作提供了歷史依據和處理問題的借鑒案例。

信訪和各黨政機關、社會團體和企事業單位在各個時期、各個階段指導和開展信訪活動的情況，其中既有成功的經驗，又有失敗的教訓。充分借鑒和利用信訪檔案材料，從歷史經驗教訓中汲取經驗教訓，利于當下工作的順利進行，利于今后工作的科學決策，為經濟社會和諧發展提供有利而充分的條件。

此外，信訪檔案能開口說話，能說出歷史真相。信訪檔案中有信訪者提供的證據、言辭、觀點，有組織的調查處理過程和結論。因此，對現實同類問題具有借鑒作用，對處理重信重訪、越級信訪、申訴信訪等是重要而關鍵的歷史依據。筆者曾親手處理過一件歷史遺留信訪舊案，親身感受到信訪檔案的重要作用。由于機構更換，人事變遷，以完整齊備的信訪檔案為可靠依據，才能有效避免隨意性，減少失誤。也只有完整齊備的信訪檔案，才可以變“死檔案”為“活證據”，從根本上解決問題。

三、對做好信訪檔案管理的建議和對策

信訪檔案分案件檔案和文書檔案兩類。案件檔案即信訪部門對某個信訪問題從接待、調查、核實、處理等全過程中形成的具有保存價值的歸檔案卷；文書檔案則是信訪部門在日常行政工作中上傳下達的業務性文件和資料。

信訪檔案的保存形式分紙質和電子兩種。一是把以紙質為載體的信訪事項，通過收集、整理、加工等程序，按每件信訪事項受理的編號順序，用專門的檔案裝具（盒、柜）存放。二是對數字信訪檔案歸檔，就是對以光盤、硬盤、優秀等新型介質為載體的信訪檔案進行歸檔。應按本單位檔案分類方案進行分類、整理，并拷貝至耐久好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質公文電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯，在數字信訪檔案與傳統信訪檔案之間，建立準確、可靠的標識關系，按照年度、類目進行打壓縮包，拷貝至新型介質上，并貼上標簽存檔。這樣，通過建立數字信訪檔案，既可以提高檔案的利用效率，又可以減少借閱過程中對紙質檔案的人為磨損。

四、加強信息化建設，實現信訪檔案大數據管理服務

信息時代，信訪工作人員收集檔案以電子文件為主，紙質文件備份為輔，檔案信息資源數字化、體系化成為主流。而建立高質量的信訪檔案信息數據庫，成為新時期檔案管理的基本需求。1.更加精準地定位用戶的需求。信訪檔案工作僅僅提供被動的查詢服務是遠遠不夠的。在信訪檔案的管理和利用的過程中，對檔案利用者的需求定位必不可少。只有準確掌握了利用需求，才能有針對性地提供相應的服務，滿足他們的需要。利用大數據系統的技術和手段，通過獲取豐富的相關數據，找出他們的關聯關系，對這些數據進一步挖掘和分析，準確地描繪出用戶的需求行為。2.通過數據分析提供更優質的服務。隨著大數據時代相關業界對大數據的重視及應用，大數據的特性與優勢將在日常辦公和行政事務中凸顯出來。通過對這些大量非結構性數據的分析，使得信訪檔案服務定量化、精確化，個性化。3.在大數據的背景下，檔案館需要吸收高素質、復合型的人才，還要對已有的工作人員進行培訓，建設知識型、智慧型檔案館，提高檔案館的服務能力。