獨立學(xué)院系級辦公室精細(xì)化管理探析

劉加寧　楊健全

摘要：精細(xì)化管理是建立在常規(guī)管理基礎(chǔ)上的一種科學(xué)高效的管理方式。為了更好地推動獨立學(xué)院的工作科學(xué)發(fā)展，更好地發(fā)揮獨立學(xué)院的職能，提高獨立學(xué)院系級辦公室的精細(xì)化管理水平勢在必行，值得我們?nèi)ド钊胩接懞脱芯俊１疚幕诰?xì)化管理的含義，分析了獨立學(xué)院精細(xì)化管理的功能作用，并針對目前獨立學(xué)院系級辦公室精細(xì)化管理存在的主要問題，提出了相應(yīng)的對策建議。

關(guān)鍵詞：獨立學(xué)院；系級辦公室；精細(xì)化管理

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）47-0009-02

一、精細(xì)化管理的含義

“精細(xì)”一詞意為“精致細(xì)密”。朱熹曾說“言治骨角者，既切之而復(fù)磋之；治玉石者，既琢之而復(fù)磨之。治之已精，而益求其精也。”精細(xì)化管理是源于發(fā)達(dá)國家的一種管理理念，象征著一種文化，同時也是社會分工、服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化的必然要求。“精細(xì)化管理”源于汽車行業(yè)的“精益化生產(chǎn)模式”，經(jīng)過演變形成了今天的全新的管理學(xué)概念。精細(xì)化管理的核心在于將管理責(zé)任具體化、明確化，它要求每一位管理者要盡職盡責(zé)，工作要切實到位，盡可能最大限度的減少資源的占用、降低管理成本，最終實現(xiàn)以最小的投入創(chuàng)造出最大的價值。精細(xì)化管理不僅僅是一種管理理念，它更側(cè)重于實際的管理過程和方法。老子有句話“天下難事，必作于易；天下大事，必作于細(xì)。”[1]意思是說，無論做什么樣的工作，首先要做細(xì)做透，細(xì)中見精，以小見大。精細(xì)化管理同樣如此，要在常規(guī)化管理的基礎(chǔ)上，將工作明確化、責(zé)任到人，從而追求高效率的一種管理方法。近幾年，高等學(xué)校也引入了“精細(xì)化管理”的理念，更加關(guān)注管理工作的細(xì)節(jié)，講究精益求精。在工作安排方面，更加強(qiáng)調(diào)目標(biāo)明確、突出重點、分工協(xié)作、追求效率。學(xué)校如同一顆大樹，管理工作不僅要扶正主干，而且要注重每一個樹枝長得好與不好，這些細(xì)小的樹枝最終決定了大樹的形狀、輪廓，是否枝繁葉茂。學(xué)校管理要覆蓋到每一個細(xì)小的環(huán)節(jié)，從小處著眼，精益求精，教書育人是一個精雕細(xì)琢的過程。

二、獨立學(xué)院精細(xì)化管理的功能作用

1.精細(xì)化管理是獨立學(xué)院管理模式的重要創(chuàng)新。精細(xì)化管理從企業(yè)延伸到教育領(lǐng)域，是學(xué)校管理模式的創(chuàng)新之舉。精細(xì)化管理力求注重細(xì)節(jié)、優(yōu)化資源、降低成本、提高績效，強(qiáng)調(diào)整個管理過程的高效率運作以及管理的質(zhì)量。縱觀國內(nèi)外的一流大學(xué)，無不關(guān)注細(xì)節(jié)。依靠粗放式的管理很難培養(yǎng)出優(yōu)秀的教師和學(xué)生，諸多擁有一流硬件的學(xué)校卻未能成為一流的名校，究其根源在于學(xué)校管理在教育教學(xué)、科學(xué)研究、行政管理、后勤服務(wù)等各方面對細(xì)節(jié)管理和內(nèi)涵發(fā)展不夠注重。對學(xué)院的教師進(jìn)行了科學(xué)、明確的分工，細(xì)化了責(zé)任，形成了“點線面體”的管理體系[2]。

2.精細(xì)化管理是現(xiàn)代大學(xué)管理的一種創(chuàng)新與實踐。獨立學(xué)院應(yīng)該將精細(xì)化管理作為長遠(yuǎn)的發(fā)展戰(zhàn)略，制訂總體實施方案以及實施細(xì)則，并成立專門的督導(dǎo)小組，專門負(fù)責(zé)精細(xì)化管理工作的全面落實和后續(xù)的監(jiān)督考評。精細(xì)化管理的本質(zhì)在于對戰(zhàn)略目標(biāo)的分解細(xì)化、重點實施。不遺漏學(xué)校管理的每一個細(xì)節(jié)，以提升細(xì)節(jié)為提升學(xué)院整體執(zhí)行力的源動力。教師專業(yè)素養(yǎng)的提升、師德風(fēng)尚的培養(yǎng)需要精細(xì)化的管理，學(xué)生學(xué)習(xí)習(xí)慣、為人處事的培養(yǎng)同樣離不開精細(xì)化的管理，精細(xì)化管理是現(xiàn)代大學(xué)管理制度的改革與創(chuàng)新。

3.精細(xì)化管理是獨立學(xué)院提升辦學(xué)水平的重要途徑。精細(xì)化管理要求學(xué)校嚴(yán)格執(zhí)行教學(xué)規(guī)劃和規(guī)章制度，重視教師的思想引領(lǐng)和經(jīng)驗分享，倡導(dǎo)學(xué)習(xí)先進(jìn)的教學(xué)理念，進(jìn)一步滲透和強(qiáng)化高校教學(xué)的理念。注重內(nèi)部控制制度的量化和細(xì)化，要有針對性加強(qiáng)管理過程的某些環(huán)節(jié)，注重整個過程中的監(jiān)督控制，并通過績效考核嚴(yán)格約束教職工，設(shè)置嚴(yán)格的激勵考核調(diào)動教職工的積極性。以提升獨立學(xué)院的辦學(xué)水平為目標(biāo)，以規(guī)范和效率為引擎，以精心細(xì)致的態(tài)度為保障，切實注重管理過程中的細(xì)節(jié)，以最小的成本實現(xiàn)管理效益的最大化，提高學(xué)校的辦學(xué)水平和層次。

三、獨立學(xué)院系級辦公室精細(xì)化管理存在的主要問題

1.不完善的系級管理規(guī)章制度，急需重建和改進(jìn)。系級辦公室是新的部門，同時也是執(zhí)行系里政策指令和教學(xué)計劃的部門、協(xié)調(diào)上下里外關(guān)系的部門，起著承上啟下、協(xié)調(diào)學(xué)院和系里關(guān)系的作用，是系里展開工作的樞紐和協(xié)調(diào)中心，但是實際上在系級辦公室剛起步的時候，各項規(guī)章制度都是百廢待興的，非常的不完善，這對工作的開展造成了相當(dāng)大的影響[3]。

2.模糊的分工，不明確的權(quán)責(zé)。獨立學(xué)院作為我國高等教育史上的新生兒，與我國傳統(tǒng)學(xué)院的管理制度和方法有著極大的不同，因此，原先的管理制度沒有多大的借鑒意義；另一方面，我國新時期人口的增長和經(jīng)濟(jì)水平的提升，人們對于教育的重視程度也空前高漲，大量的獨立學(xué)院如雨后春筍般破土而出，蓬勃發(fā)展，獨立學(xué)院的規(guī)模快速增長，院系逐步完善，這直接導(dǎo)致獨立學(xué)院內(nèi)部的關(guān)系愈加復(fù)雜，難以管理，而由于職責(zé)、分工不同，很長一段時間內(nèi)，不同部門工作因素強(qiáng)度壓力不同，也是非常正常的事，這對于內(nèi)部人際關(guān)系的團(tuán)結(jié)和工作氣氛的協(xié)調(diào)都是很不利的因素，極大的影響了員工的工作積極性。

3.精簡的工作人員，雜亂的工作內(nèi)容。獨立學(xué)院一般都是民營資本運營，管理者為了節(jié)省開銷，減少運營成本，一般都不會設(shè)置太多的行政人員崗，所以這樣相當(dāng)于加倍了在職員工的任務(wù)量，而且工作內(nèi)容復(fù)雜瑣碎，都需要付出極大的精力和時間，而且系級辦公室作為學(xué)院所有命令和政策的終端執(zhí)行者，面對的是大批量的學(xué)生群體，真正的工作量和工作強(qiáng)度是難以預(yù)計的，還有這些工作可能出現(xiàn)的各種突發(fā)狀況都是極有可能發(fā)生的。大批量的任務(wù)加在有限的工作人員身上加大了出現(xiàn)失誤的幾率和惡性事件發(fā)生的可能性。

四、獨立學(xué)院系級辦公室精細(xì)化管理的對策建議

針對獨立學(xué)院系級辦公室精細(xì)化管理存在的主要問題，我們提出如下對策建議：

1.樹立新觀念，制定新目標(biāo)。首先要從大家的思想抓起，樹立精細(xì)化的理念，讓大家明白精細(xì)化并不是懸空的理論，它對實際工作的開展有著極大的指導(dǎo)意義，能極大的提升學(xué)院的工作效率，形成良好有序的工作氛圍，對學(xué)員和個人都有很正面的效應(yīng)，是勢在必行的理念，需要大家共同努力。其次要明確目標(biāo)，就是要徹底把精細(xì)化的理念貫徹到具體工作的每一個流程中，讓每個人都可以直接的明確精細(xì)化的工作要求和流程，從而有明確的工作目標(biāo)和方向，有助于激發(fā)員工的工作熱情。

2.優(yōu)化步驟，做好細(xì)節(jié)。精細(xì)化管理的核心內(nèi)涵就是有條理性的做好目標(biāo)分解，既要保證總目標(biāo)方向的正確性和小目標(biāo)的可操作性，理念的貫徹還是要依賴于各級工作人員確切的工作內(nèi)容的精細(xì)化程度。規(guī)范是精細(xì)管理的基礎(chǔ)，也保證了目標(biāo)的順利達(dá)成。學(xué)校要有明確的規(guī)范來約束師生的日常行為規(guī)范，各級工作人員也有有明確的認(rèn)識規(guī)范的意義。而規(guī)范設(shè)立的基礎(chǔ)就是方便改善師生日常的學(xué)習(xí)和生活，是非常人性化的愛。具體的細(xì)化管理單元包含教學(xué)管理、學(xué)生管理、后勤保障等方面。教學(xué)管理精細(xì)化主要是指教學(xué)流程的精細(xì)化，包括備課、課堂教學(xué)、批改作業(yè)、教科研等的精細(xì)管理。精細(xì)化還可以加入對教師教學(xué)素質(zhì)的考察和培訓(xùn)；在德育方面，學(xué)生行為養(yǎng)成教育要抓細(xì)節(jié)，從坐立行走、課堂秩序、學(xué)習(xí)流程、禮儀規(guī)范等入手對學(xué)生進(jìn)行養(yǎng)成教育。各班的班級管理也要有精細(xì)化的工作要求；后勤服務(wù)精細(xì)要做到衛(wèi)生清潔，維修及時，安全有保障，對后勤物資做到及時合理的利用，無浪費閑置物品。

3.文化環(huán)境精細(xì)化，搭建有價值的平臺。學(xué)校要從大的方面創(chuàng)建倡導(dǎo)精細(xì)化理念的文化氛圍，讓大家從內(nèi)心深處接受認(rèn)可精細(xì)化的巨大價值和實施的必要性，學(xué)校的精細(xì)化管理是保障師生合理有序生活學(xué)習(xí)的必要措施，要影響倡導(dǎo)人人想精細(xì)，能精細(xì)的工作作風(fēng)，并且讓大家切實感受到精細(xì)化管理的好處和長期發(fā)展的巨大價值。讓大家都能在學(xué)校搭建的平臺上靠實踐精細(xì)化的理念和工作作風(fēng)實現(xiàn)自己的人生價值。

4.業(yè)績考核體系精細(xì)化，形成體制。將考核體系與精細(xì)化管理的實施緊密聯(lián)系，讓考核體系能夠深層次有效的服務(wù)督促員工精細(xì)化工作的具體實施，讓他們從內(nèi)心和精神層面都深刻落實精細(xì)化管理的理念和作風(fēng)，將精細(xì)化管理與工作人員最在乎的獎勵與晉升體制直接掛鉤，為切實精細(xì)化管理的員工提供更好的工作平臺和更人性化的工作體驗。建立完善行之有效的規(guī)范體制，讓所有制度內(nèi)的人都能受益。

總之，學(xué)校的精細(xì)化管理是一種格局，一條大道，當(dāng)精細(xì)化管理成為教育工作者的內(nèi)在修養(yǎng)時，他將會對我們的生活學(xué)習(xí)產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響，也將以更廣的范圍更深的層次影響更多的人。

參考文獻(xiàn)：

[1]汪中求，吳宏彪，劉興旺.精細(xì)化管理[M].新華出版社，2013.

[2]林瑛.高校二級學(xué)院辦公室管理工作初探[J].科技致富向?qū)В?014，（7）.

[3]朱耀紅.提高獨立學(xué)院系辦公室工作質(zhì)量和效率[J].高教論壇，2013，（6）.