高等學校預借票據探析

龐九彬，李 沫，徐 琛

（山東大學，濟南 250100）

高等學校預借票據探析

龐九彬，李 沫，徐 琛

（山東大學，濟南 250100）

高等學校的票據包括財政部門監制的收款收據和稅務機關監制的稅務發票，是學校按照國家有關規定在收到款項后向付款方開具的收款憑證，是財務收支的法定憑證和會計核算的原始憑證，是財政、物價、審計、稅務等部門進行監督檢查的依據。票據應當視同有價證券管理，一般不得預借。預借票據是指校內具體收款單位或項目負責人在款項未到情況下，預先進行領用開具稅務發票或收款收據的行為。下面就這一行為作多方面的觀察，希望在預借票據管理上提供一些借鑒意義。

高等學校；預借票據；票據管理

1 預借票據形成的原因

預借票據的多出現在高等學校和企業之間經濟行為中，這是由于高等學校會計制度和企業會計制度的記賬的基礎差別引起的。

1.1 高等學校的會計記賬基礎

高等學校的會計記賬基礎是收付實現制（或現金制，cash basis），是一種與權責發生制相對應的關于收入和費用這兩個會計要素的計量基礎。收付實現制亦稱實收實付制，是指在會計核算中，以實際收到或支付款項為確認本期收入和本期費用的標準。根據收付實現制原則處理會計業務時應做到凡本期內實際收到的收入和支付的費用，無論其是否應歸屬本期，均應作為本期的收入和費用處理；凡本期未曾收到的收入和未曾支付的費用，應歸屬本期，亦不應作為本期的收入和費用予以處理。采用收付實現制，會計處理手續比較簡便，會計核算可以不考慮應計收入、應計費用、預收收入、預付費用的存在。

1.2 企業的會計記賬基礎

企業的會計記賬基礎是權責發生制（或應計制，Αccrual Basis），是指在會計核算中，按照收入已經實現，費用已經發生，并應由本期負擔為標準來確認本期收入和本期費用。根據權責發生制原則處理會計業務時應做到凡本期內實際發生并應屬本期的收入和費用，無論其款項是否收到或付出，均應作為本期的收入和費用處理；凡不應屬于本期的收入和費用，即使款項已經收到或支付，亦不應作為本期的收入和費用予以處理。采用權責發生制，在會計期末必須對賬簿記錄進行賬項調整，才能夠使本期的收入和費用存在合理的配比關系，從而可以比較正確地計算企業的本期盈虧。

1.3 收付實現制與權責發生制的關系

收付實現制與權責發生制的目的均為正確計算和確定企業的收入、費用和損益。但是收付實現制與權責發生制在確認收入和費用的標準、收入與費用的配比要求、會計期末處理方法、各會計期間計算的收益結果、核算過程中設置的賬戶設置以及適用的范圍等方面有一定的差異。

2 預借票據存在的風險

票據管理是高等學校財務工作的核心內容，隨著高等學校預借票據數量的上升，不可避免會給學校帶來相關財務風險，該票據被對方經營所用，學校無法對其進行控制，只有變為現金流入學校后，才能成為學校的收入。自預借出票據日至到款日的時間差，對高等學校的財務狀況存在較大的影響，風險主要體現在以下幾個方面。

2.1 管理方面存在的風險

2.1.1 預借票據增加了高等學校財務風險，降低經濟效益

預借票據的存在導致高等學校所開具的預借票據資金不能正常流入，從而影響高等學校的正常開支和經營運作。預借票據長期未到款，學校墊支稅費成本和為催收欠款而發生的各種費用，既增加現金流出，還有可能成為壞賬，使學校將遭受更大的損失，從而造成較大的財務風險。

2.1.2 管理者對預借的票據管理風險意識不強

部分管理者對預借票據管理工作重要性認識不足，風險意識較弱，認為預借票據管理是小事，一般不會發生大的經濟問題；有的管理者認為日常管理嚴格，無需建立完善的內部控制制度；有的管理者認為高校內部事多，人少，工作繁忙，沒有精力去管預借票據；還有的管理者認為沒有必要實行專職人員管理等。管理者的重視力度不夠，必然導致高校在一定程度上沒有建立健全完善的預借票據的管理制度，會出現財務風險。

2.1.3 預借票據者法律意識淡薄，對預借票據不重視

高等學校中預借票據者多為科研項目負責人，經辦人多數是科研秘書或學生，對票據的基本常識知識停留在使用層面。相當一部人認為，借到的只是一張票據，丟失也無所謂，沒有將“借票”和“借錢”聯系起來，從而形成票據過期、丟失、退換、部分或全部款項無法追回等現象，給單位和個人造成不必要的損失。

2.1.4 預借票據“不到款不入賬”，管理難度較大

高等學校中對預借票據的管理一般分為兩種情況。一是將預借票據按預借金額計入應收款中，這種方式是將預借票據納入財務賬中管理；二是將預借票據不納入財務賬中管理，另設輔助賬進行管理，款項到賬后，確認收入。“不到款不入賬”的管理方法存在重復開票、部分到款無法入賬、超過抵扣期限無法抵扣稅款等風險，尤其是增值稅發票長期不入賬還會產生虛開增值稅發票的風險。

2.2 實務操作方面存在的風險

2.2.1 票據常識缺乏、業務量增加，造成財務管理風險

在票據使用方面，國家有條例明確規定“禁止使用不符合國家規定標準的票據，業務應該使用相應的票據，不得混用”。如今的經濟高速發展，加大了單位在票據管理方面的工作量，加上審核票據人員的專業知識缺乏，人員精簡，造成了少數人處理龐大工作量的現象。并且票據管理的人員大部分以傳統的方式進行票據管理工作，缺乏對現今稅務知識的了解，處理隨意，這樣給財務管理上帶來不必要的風險。

2.2.2 資金來源和入賬項目不確定，易造成票據使用風險

預借票據業務按高等學校“收付實現制”規定，實際上是在業務發生之前而體現的一項財務業務，相關財務人員無法全面、正確了解業務就開具相關票據，加上審批手續不嚴格，就會產生用票錯誤的情況。在高等學校中票據開具人員往往不能全面了解所開票據的資金來源和入賬項目信息，也就無法正確判斷該業務使用的票據類型，一旦票據類型用錯，勢必會給財務入賬造成困難。

高等學校的票據包括財政票據和增值稅發票，來自財政的款項一般使用財政票據，來自企業的款項使用增值稅發票。但是，同一來源根據高等學校入賬項目的不同也會出現不同，有些來源于行政事業單位的橫向科研資金，也需要增值稅發票。預借票據預借是不能確定入賬項目，易出現財政票據和增值稅發票混用的風險。

2.2.3 到款金額不確定，形成收入確認的風險

在高等學校中，預借票據到款時會出現到款金額小于預借票據金額現象。財政票據可以進行分割入賬，而增值稅發票是按照票面金額計算收入和增值稅銷項稅額的，造成收入和增值稅銷項稅額分割入賬非常困難。另外，開具的票據取得的貨幣資金收入確認不及時，經常會超過所規定的入賬時間達半年以上，甚至有的預借票據超過了10年時間，這樣會產生壞賬、挪用、直接坐支等風險。

2.2.4 財務人員與企業溝通不暢，易出現換票、無法追回票據風險

在高等學校中，財務人員在預借票據過程中所做的工作就是將票據開具并交給經辦人。開票合同資料、開票資料、票據類型、付款金額等信息由預借票據者提供，而且預借票據者提供的開票信息多來自于對方業務人員。這樣雙方財務人員不能直接溝通，不能及時了解企業對該款項所需票據的具體要求，容易造成財政票據更換為增值稅發票、增值稅普通發票更換增值稅專用發票等現象，甚至出現“既不付款、也不退票”的行為。

3 預借票據的管理

高等學校要保障科研、教學等業務的正常運行，就不可避免的存在票據預借的現象。為了降低財務風險，高等學校要在票據管理工作的事前管理和過程控制、業務流程和關鍵環節及薄弱環節控制、風險的化解和處理對策等方面更加注重管理。

3.1 普及票據常識，側重于事前管理

要加人宣傳的力度，使預借者了解票據常識，自覺抵制不規范票據，強化其票據管理意識；要加強培訓力度，使財務人員掌握相關的法律知識、財務管理知識、稅務知識以及管理方面的知識，在國家和法律允許的范圍內，依靠財務人員素質的提升來完善票據的管理工作。高等學校財務人員在預借票據管理方面事先應根據將要發生的業務預測出問題發生的可能性，并采取相應的措施預防問題的發生。預借票據是高等學校和企業發生業務的開端，只有當財務人員能夠對即將出現的偏差有所覺察并及時預先提出某些措施時，才能對預借票據風險進行有效的控制，從而降低高等學校的財務風險。

3.2 加強合同管理，注重合同的執行和監督

高等學校的預借票據是基于雙方簽訂合同生效的基礎之上，加強合同管理是預借票據管理的前提。高等學校內部各部門依照學校對經濟合同的相關規定，嚴格管理，及時跟蹤合同的執行進度，發現合同執行過程中出現的問題，并制定有效措施，可以阻止事件的進一步惡化，避免財務風險的發生，從而對預借票據的監督工作從被動控制轉向主動參與，提高預借票據管理效益。

3.3 評估客戶信用，嚴格執行流程

預借票據事前管理應對票據預借者和相關企業的信用狀況進行分析、評級，根據其的信用狀況，判斷是否給予相關票據。如果高等學校在事前未能準確評價客戶信用狀況，會給學校造成較多的債權問題，準確的評估信用，可有效地避免此類情況的發生，從而極大地減少壞賬的發生。票據是一張蘊含的知識和細節的紙，預借票據的管理工作具有嚴密的工作流程，要求票據管理人員需要具備專業的票據管理知識以及熟悉票據的管理流程。在票據預借各個環節上進行嚴格的控制，以此避免不規范票據的使用，降低學校的財務風險。

3.4 明確內部分工，實行追責機制

高等學校為了快速提高科研業務量，在簽訂合同時往往忽視對客戶的全面考察，或迫于競爭壓力的急迫心情，與不良信用客戶簽約，實際上給高等學校帶來的不是收入而是財務風險。學校預借票據管理方面應明確分工、職責清晰，劃分合同簽訂、客戶信用評估、合同執行和監督、事后追賬等多方面進行管理，并按照票據預借者、所在單位、業務主管部門、審核部門等所承擔的責任啟動追責機制。這樣才能更好地對預借票據進行管理，減少財務風險同時提升學校競爭優勢。

4 票據管理電子化

量的增加，票據電子化管理已迫在眉睫。票據電子化不僅方便與日常管理，而且有利于跟蹤監督合同的執行，方便款項的催收工作，甚至可以解決高等學校項目管理下增值稅款的抵扣問題。

4.1 經濟合同是預借票據電子化的基礎

高等學校的預借票據是基于雙方簽訂合同生效的基礎之上，預借票據是從財務方面反應合同的簽訂、執行、驗收的過程，所有的預借票據都要來源于合同管理，合同執行的程度不僅決定是否進行預借票據和預借票據金額，而且決定收入確認多少。若發現合同執行過程中出現的問題，可以及時采取有效措施，阻止事件的進一步惡化，避免財務風險的發生。預借票據電子化不僅有利于管理票據，而且有利于監督合同的執行。

4.2 票據電子化有利于票據的催收工作

隨著高等學校預借票據數量上的增加，手工臺賬的管理方式已不能滿足管理的需求，票據的電子化可以根據預借時間以及合同的執行程度判斷其賬齡，及時提醒財務管理者票據是否進行催收，不僅可以提高催收的成功率，還有利于收入的及時確認，減少的高等學校財務風險。

4.3 票據電子化有利于及時準確的確認收入

票據數量的增加，帶來的就是科研項目的增加，如何準確的將預借票據與實際收到款項、科研項目及時關聯起來也是高等學校面臨的又一難題。票據的電子化可以很好地解決了預借票據與合同進行關聯，對方匯款時將合同號等信息進行標注，實際收到款項時很快就能找到資金的歸屬者，及時準確的確認入賬項目，提高了工作效率。

4.4 票據管理電子化有利于增值稅額抵扣

全面實施“營改增”后，高等學校開具稅務發票由于原來的營業稅發票和增值稅發票（普票和專票）變更為全部使用增值稅發票（普票和專票）。為了減輕稅負，增值稅額抵扣提到了學校的議事日程，隨之對于增值稅發票的管理方面亦將發生較大的變化。對票據管理電子化后，可以記錄每一張增值稅專用發票的銷項稅額和入賬項目，就能準確的統計每一個項目的銷項稅額，對高等學校以項目為單位的抵扣提供了有力的保障。

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10.16640/j.cnki.37-1222/t.2016.19.166

龐九彬（1970-），男，工商管理碩士，高級會計師。