地方應用型高校的教學秘書職業倦怠成因及對策淺析

朱宇梅

摘要：隨著地方高校由擴招向應用型的轉變，高校教學秘書的工作量呈幾何倍數增長，工作的復制程度增加，使得高校秘書長期處于高強度的工作壓力下，他們對這份職業感到厭倦，情感耗竭。在這樣的職業倦怠情況下，影響教學秘書以及學校和學院的整體發展，因此，對教學秘書的職業倦怠的成因分析，并提出可行性建議，對高校教學工作的有序展開有重要意義。

關鍵詞：教學秘書；倦怠；策略；高校

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）37-0036-03

引言

職業倦怠是指個人在工作上的一種身心俱疲的狀態，在這種狀態下，個人面對工作的激情，熱忱都殆盡，有甚者覺得壓抑不堪，感情耗竭。在這種狀況下，員工對同事、工作環境甚至是整個社會都產生敵對情緒。從公司層面來說，職業倦怠會對公司和組織機構產生負面影響，降低工作效率和服務質量，影響公司和機構組織的利潤。在近五十年的研究中指出，職業倦怠已經成為一種醫學診斷的疾病和社會問題，多發于服務性行業，例如：醫療，教師，咨詢，社工，輔助性工作人員等（Corey，1996）。在這些行業中，對工作的需求度很高，但工作資源較少（Alarcon，2011），除此之外Maslach指出，工作壓力，例如：工作負荷，時限壓力，角色沖突等與職業倦怠息息相關。

教學秘書屬于教學管理隊伍系列，在高校教學運行中起著重要的作用。在日常的教學活動中，他們是基層教學工作的管理者，維持教學有序、正常地進行；同時，他們也是院校兩級單位的教學工作樞紐者，是師生、教務處、學院溝通的橋梁。隨著高校擴招，高校向應用型轉型的大環境下，教學秘書所面對的師生數量增加，所面臨的工作維度也不斷擴寬。特別是在期末考試、學生實習實踐、畢業生論文答辯之時，教學秘書的工作量呈幾何倍數的增長，同時角色沖突的矛盾凸顯，嚴重影響教學秘書的身心健康。除此之外，教學秘書在高校走的是管理崗位系列，但由于瑣碎的工作，個人發展空間極其有限，特別是在跟同齡進入校園的老師相比，會覺得自己在晉升、科研、薪水待遇上等多方面都不如人，會覺得受到了不公平待遇，從而進一步加深對此職業倦怠，甚至厭惡。本篇文章將從理論上就教學秘書的工作倦怠現狀進行成因分析，并給出相應對策。

一、職業倦怠的定義

職業倦怠首先由Freudenberger在1970年代提出，并延用至今。在同一時期的社會心理學家Maslach在1982年對職業倦怠給出了定義：職業倦怠出現在個人身上，是一種個人態度、情感、期待、動機等內在情感的負面心理活動過程，相應地產生了壓抑、苦悶、機能失調等方面的問題。在目前的研究中，絕大多數的研究者采用了職業倦怠成因的三個因子進行量化分析（Lee 1993）。倦怠的第一個因子是情感衰竭，表現為：高度的沮喪、易怒、沒有活力、情感耗竭；第二個因子是去人格化，主要表現在對學生，教師，病人，客戶等工作對方的物化；第三個因子個人對工作的成就感上普遍較低，覺得無法完成目標或者認為自己無法勝任這份工作，導致自我否定。

二、教學秘書職業倦怠的成因

從每學期初到期末，教學秘書都圍繞著與教學相關的管理、信息接收、傳達、助理以及檔案管理等，進行著周而復始，機械性的工作。而他們工作繁重，極少受到關注，待遇低，發展前景有限，很容易產生職業倦怠。在Bakker 2014的研究中指出，職業倦怠的成因有環境因素也有個人因素。環境因素主要有：角色沖突、壓力、工作過量、個人成長。在本文，將主要就環境因素進行分析。

（一）角色沖突

Kahn的研究中指出，角色沖突的出現，主要是由于對于工作在理想和現實上的失調或者是不相匹配。這種不相匹配主要出現在三個方面：（1）個人價值和領導者的價值觀念上；（2）員工的個人生活和工作超量；（3）個人的工作能力和公司的期待值上的差距。教學秘書首先是二級學院領導的教學參謀，協助他們對教學事務工作的助理管理，主要體現在對教材、考試、論文等方面的管理上；但另一方面教學秘書也是一個服務性的角色，為課程運行、教改、人才培養方案的制定提供各種有利條件，為學生等級考試、實習實踐、順利畢業給予幫助和支持。然而，監督與服務本來就是一對矛盾體，教學秘書在與之對應的被監督體或者被服務體面前，由于價值觀念的不同，非常容易產生差異化的理解，甚至是誤解。例如在調課（由于個人原因）這件事情上，某些老師會認為是理所當然，教學秘書就應該按照“我”的意愿，然而秘書需得綜合學生以及教務處的實際情況，兼顧大局，保證開課的原則性和有效性。同樣的問題也常出現在其他教學環節中，增加秘書的工作量，在一些情況下，會被領導認為工作能力的不足。從而增加了秘書的負面情緒，造成情感衰竭（Jackson 1986）。

（二）工作壓力

工作上的心理壓力和身體壓力（主要由工作量過大引起，將在下文中討論）也是在職業倦怠研究中非常重要的組成部分。絕大多數的學者定義壓力是從個人和環境的互動中產生，而在互動的過程中機能失調了（French & Caplan，1972）。從一般性的人際交往關系來說，彼此都希望建立融洽的人際關系，在寬松愉悅的環境中工作。同樣，在教學秘書的工作中，他們期待建立跟領導、教師、學生和諧共進步的關系，以促進自身工作的有效展開，達到讓學生成才與學院同進步的三贏局面。然而，在實際的工作中，教學秘書作為紐帶聯系著學校教務處，二級學院領導，以及全院師生，稍有差池就會牽動彼此工作的配合和執行，造成人際關系的緊張，影響教學的正常運行。特別是在開學開課，期末考試安排整理試卷期間，教學秘書的身心都承受著巨大的壓力。在這種壓力之下，他們會反復核查自己上報的材料，造成長時間地去面對電腦和使用鼠標，對頸部等部位造成一定程度的損傷；另一方面，在這種精神高度緊張的情況下，做事情會變得分外小心翼翼，甚至吹毛求疵，同時，長期的高度集中實質上是在透支精力，工作的熱忱容易漸消退，進而產生對同事和學生漠不關心以及對工作甚至是生活抱持負面態度的癥候。

（三）工作過量

在Maslach & Jackson的研究中指出，職業倦怠是由于在工作質量以及數量上的超出個人承受能力上產生的。當被指派的工作不能高質量的完成，個人會覺得自己工作能力有限，產生挫敗感（Maslach 1984）。數量上的超量主要指派的工作員工不能在規定內的時間完成該項工作（Kahn，1978）。而在實際的情況下，這些無法準時高質完成的工作往往是由于工作本身時間縮短，然而可利用的資源減少（Jackson，1984）。教學秘書的工作本身就繁重，還常常有一些臨時或者是緊急事件，更加重了教學秘書的工作量。往往這些緊急事件責任也大，任何一個小小的失誤都會造成嚴重的教學事故。比如在迎接評估期間，需準確的提供各種各樣的教學材料接收專家的評審，稍有不準確將會影響整個專業甚至學校的發展。另外，在畢業生實習即將結束時，對畢業考試、論文答辯等，會有大量的通過電話對教學秘書進行咨詢。這些額外的工作量會降低個人對工作的滿意度，有些電話常常在中午休息或者是周末，嚴重影響他們的正常生活，加深對這份工作的厭惡感，造成感情上的耗竭。

（四）個人價值實現

在Maslach的研究中指出在工作中，個人價值的實現直接影響著工作滿意度和職業倦怠。通過工作個人能實現自己在物質和精神兩方面的價值，達到自我滿足與尊重。從物質層面來說，職業倦怠的成因主要指個人在工作上的付出與經濟回報不成比例，收入相對較低，福利不夠等。在高校，教學和科研是主旋律，因此，相輔的教學管理人員的地位邊緣化了。學校的各種激勵機制，例如：教學評比、科研等都與秘書工作無關，更沒有進修、培訓、交流的機會。在職稱的評定上，絕大多數的高校對于秘書都沒有明確的評價指標，即使評定了，秘書也是只評不聘，打消他們努力的積極性。更何況，繁重的秘書工作讓他們也沒有時間做科研寫文章。職稱上不去，工資待遇就不去，而同時工作繁重，感覺自己的投入與回報不成正比。從長遠來看，教學秘書的發展空間極其有限，職業發展目標也不明確，所做的一切工作都是為他人做嫁衣，更加造成心理失衡。除此之外，秘書的工作重復性高又機械，往往年復一年，隨著時間流逝，工作熱情退卻，工作變得單調平淡，甚至覺得無趣。

三、職業倦怠對策分析

高校教學秘書的職業倦怠不僅影響了秘書個人的身心健康，也影響著二級學院的教學工作有效展開。因此，二級學院的秘書既要進行有效的自我調整，也需要外部組織強有力的支持。在Cahill 1995的研究中指出，組織機構所采取的相應策略對于長期性的職業倦怠問題更有緩解作用，而個人的調節能力對于由于突然增加的工作而產生的壓力更有效果。

從組織機構的角度來看，能改善教學秘書職業倦怠的情況主要有三個方面：減輕工作負擔，增加人文關懷，建立晉升機制。首先從學院層面來說，提供一個高效的工作環境，減少工作過程中不必要的環節。明確教研室主任，辦公室主任，輔導員各方面的職責，并在科學和規范的管理下促進幾方面的合作。同時，調動任課教師的積極性，一方面提高自身教學和科研工作的規范性，另一方面督促學生在教學過程中的紀律性，降低不必要的重復性工作。第二，充分尊重教學秘書，領導要充分認識到其工作的重要性和艱巨性，提高其職業認同，為他們建立和諧的人際關系，良好的工作氛圍。在認同的基礎上對教學秘書也加以人文關懷，充分調動他們在工作上的積極性和創造力，幫助他們在實現學院目標的時候也實現個人事業目標。最后，高效應建立合理的人才競爭和流動機制。在職稱晉升上，教學秘書也應該與高校其他崗位一樣評定，并享受同等待遇。競爭能促進發展，社會是這樣，學校和學院的發展也如此，為教學秘書提供同樣的崗位競爭平臺和轉崗機會，一方面能為教學秘書實現個人事業上的追求提供機會；另一方，從長遠來外，崗位競爭有利于學校長遠的整體發展。

從個人層面上來，教學秘書要調整好自己的身心素質，給自己的職業和人生準確定位。教學秘書首先要正確地認識這份工作，既然已成事實就欣然接受，以開朗豁達的性格和輕松平靜的心態去面對每一項工作，不好高騖遠，盲目攀比，減少因待遇不公或人際關系緊張帶給自己的心理損害。另一方面，通過學習，提高自身業務水平，正確地認識自己，樹立崇高但又可實現的職業規劃。

四、結論

高校教學秘書是教學管理工作的第一線與橋梁，聯系著院校兩級單位，他們的職業倦怠直接影響著教學管理工作的有效性，并從長期影響個人、學院、學校發展，因此，準確認識教學秘書的倦怠問題，并提出有效的能減輕或者是消除教學秘書的職業倦怠，是一項三贏策略，促進共同理想的實現和發展。

參考文獻：

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