企業(yè)文檔云化管理必要性

萬峻 蔣瑩 李曉瓊

【摘要】 文檔作為參考與利用價(jià)值并存的智力資產(chǎn)，其見證了一個(gè)企業(yè)從創(chuàng)立至今的全過程，其中包含著企業(yè)全體員工的智慧和付出。隨著信息時(shí)代的到來，越來越多的企業(yè)開始引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)文檔的信息化、現(xiàn)代化管理，以此來深入挖掘文檔中有價(jià)值的資源。但面對(duì)海量數(shù)據(jù)的沖擊，單純依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，云技術(shù)的出現(xiàn)給企業(yè)文檔管理帶來了契機(jī)。文章將對(duì)企業(yè)文檔云化管理必要性進(jìn)行深入分析和研究，并提出企業(yè)文檔云化管理應(yīng)用相關(guān)建議，希望能夠幫助更多的企業(yè)實(shí)現(xiàn)文檔云化管理。

【關(guān)鍵詞】 企業(yè)文檔 云化管理 必要性

前言：云技術(shù)是一種新型計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源使用模式，是技術(shù)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，在實(shí)踐應(yīng)用中能夠?qū)⒎稚⒌馁Y源整合到一個(gè)中心，為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。建立在云技術(shù)基礎(chǔ)之上的共享數(shù)據(jù)平臺(tái)，能夠?yàn)槠髽I(yè)提供成本最小、最便捷的服務(wù)。因此將其引入到企業(yè)文檔管理工作中勢(shì)在必行。

一、企業(yè)文檔云化管理必要性分析

1.1資源共享趨勢(shì)的要求

文檔云化管理，主要是由云技術(shù)數(shù)字檔案管理應(yīng)用程序、計(jì)算機(jī)專用網(wǎng)絡(luò)安全防火墻等構(gòu)成。在實(shí)際工作中，將數(shù)據(jù)流的形式作為基礎(chǔ)，充分利用平臺(tái)內(nèi)部擁有的資料信息，挖掘其中的資源，從而滿足企業(yè)未來發(fā)展需求。通過文檔云化管理，檔案部門能夠避免檔案管理系統(tǒng)軟件多樣化而引起的信息孤島問題，將多個(gè)部門的檔案資料匯集到一起，并通過云存儲(chǔ)技術(shù)共同存儲(chǔ)一個(gè)中心，形成以檔案部門為核心的信息共享池。企業(yè)員工在需要時(shí)，能夠隨時(shí)獲取相互間的資料，最大程度上滿足用戶信息需求，避免文檔資源浪費(fèi)問題的產(chǎn)生。

1.2節(jié)約成本的途徑

成本控制始終是企業(yè)日常管理工作的重點(diǎn)。眾多檔案部門能夠分享由云技術(shù)平臺(tái)提供的基礎(chǔ)設(shè)施，減少了企業(yè)個(gè)體投入，能夠?yàn)槠髽I(yè)節(jié)省更多資金和精力。另外，云技術(shù)建立在傳統(tǒng)計(jì)算機(jī)技術(shù)基礎(chǔ)之上，是多項(xiàng)技術(shù)整合的具體表現(xiàn)形式，當(dāng)企業(yè)引入文檔云化管理模式后，依舊能夠享受到原有文檔管理工作的運(yùn)算服務(wù)，且能夠避免服務(wù)器訪問受限的影響。不但如此，企業(yè)不需要花費(fèi)更多資金購(gòu)買高級(jí)別服務(wù)器等相關(guān)硬件，兼顧控制成本與效率提升雙重目標(biāo)。因此企業(yè)開展文檔云化管理工作非常勢(shì)在必行。

1.3文檔安全的保障

云技術(shù)模式當(dāng)中，“云”中包含了大量服務(wù)器，形成了一個(gè)共享平臺(tái)。因此即便其中某臺(tái)服務(wù)器出現(xiàn)了故障，依舊不會(huì)對(duì)文檔管理和利用產(chǎn)生不良影響。其他服務(wù)器能夠在最短時(shí)間內(nèi)代替故障服務(wù)器，并將其中的數(shù)據(jù)完全拷貝到本臺(tái)設(shè)備當(dāng)中。通過重新啟動(dòng)服務(wù)器，繼續(xù)獲得相應(yīng)的服務(wù)。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)檔案管理工作能夠真正意義上實(shí)現(xiàn)無間斷、安全服務(wù)，避免傳統(tǒng)文檔管理工作中硬件故障等問題，為企業(yè)文檔管理有效性的提升奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.4緩解人員匱乏的方法

檔案信息化改革趨勢(shì)不斷深化，企業(yè)檔案管理工作對(duì)高素質(zhì)、信息化人才需求量越來越大。但是該方面人才數(shù)量并不多，難以滿足企業(yè)檔案管理需求。而文檔云化管理模式則能夠有效緩解這一問題[1]。云的另一端具有專業(yè)管理人員對(duì)系統(tǒng)軟件及硬件進(jìn)行維護(hù)，能夠?yàn)槠髽I(yè)檔案管理帶來更多便利。可見，企業(yè)文檔云化管理之必要性非常明顯，是企業(yè)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)的具體表現(xiàn)，也是提升自身實(shí)力的重要途徑。

二、企業(yè)文檔云化管理應(yīng)用相關(guān)建議

結(jié)合上文中企業(yè)文檔云化管理必要性，筆者認(rèn)為企業(yè)在實(shí)踐中可以從以下幾個(gè)方面入手：

第一，做好規(guī)劃和準(zhǔn)備。企業(yè)要結(jié)合自身IT需求，對(duì)文檔云化管理模式的引入做出詳細(xì)的規(guī)劃和準(zhǔn)備，如企業(yè)預(yù)期目標(biāo)、選擇的供應(yīng)商等。按照詳細(xì)的規(guī)劃開展工作，能夠確保文檔云化管理積極作用的有效發(fā)揮。

第二，落實(shí)安防工作。文檔中含有很多企業(yè)的機(jī)密信息，因此做好安防工作非常必要。詳細(xì)來說，首先要對(duì)現(xiàn)有安防管理設(shè)備性能進(jìn)行分析，同時(shí)將云技術(shù)作為基礎(chǔ)框架，明確其中存在的問題、可能預(yù)見的風(fēng)險(xiǎn)等，最終做好綜合性評(píng)估。其次企業(yè)應(yīng)針對(duì)不同的云模型等進(jìn)行分析，明確適合自己的云模型，合理選擇路線[2]。通常來說，當(dāng)前公有云較適合大型企業(yè)，而私有云更適合中小型企業(yè)。最后針對(duì)現(xiàn)有安防漏洞進(jìn)行完善和調(diào)整，為企業(yè)文檔管理工作提供保障。只有這樣，才能夠加快企業(yè)發(fā)展進(jìn)程，避免受到不良因素的影響。

第三，選擇方案。選擇云技術(shù)作為文檔管理核心技術(shù)，勢(shì)必要對(duì)IT管理體制進(jìn)行調(diào)整。因此企業(yè)管理者應(yīng)對(duì)IT基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行針對(duì)性調(diào)整。如部門人員數(shù)量等，實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)有資源的優(yōu)化重組，從而推進(jìn)企業(yè)文檔管理工作持續(xù)發(fā)展。

結(jié)論：綜上所述，云技術(shù)自身具有靈活性、便捷性等優(yōu)勢(shì)，在文檔管理中的應(yīng)用將成為未來企業(yè)管理工作改革的必然趨勢(shì)。因此企業(yè)應(yīng)及時(shí)了解云技術(shù)，結(jié)合企業(yè)文檔工作特點(diǎn)，堅(jiān)持合理原則，將二者有機(jī)整合到一起，深入挖掘文檔資源，不斷提高企業(yè)文檔管理水平，從而促進(jìn)企業(yè)又好又快發(fā)展。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]劉嬪蘭.云計(jì)算在企業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用研究[J].今日中國(guó)論壇，2013，（07）：38-39.

[2]陸瑩潔.數(shù)字信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用必要性[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（11）：139-140.