高校財務網上預約報賬實操問題再探索

武亞玲

◇中圖分類號：F810 文獻標識碼：A 文章編號：1002-5812（2016）17-0082-03

摘要：財務網上預約報賬系統的應用是順應目前高校經費快增、財務管理細化和財務人員編制限制等供需矛盾所催生的改革舉措。但該系統在實操運轉過程中仍然存在諸多問題。從師生角度主要是認知和經費負責人、報賬人與系統設定銜接等問題；從財會實操角度主要是系統設計與本校財務管理系統信息安全兼容、部分功能缺失和財會人員受理預約報賬后續糾錯難度較大等問題。解決這些問題首先要立足學校全員參與的共識，聚焦新財務管理的再造、系統自身適應本校財務實際設計的優化、創新和系統實操能力的培育，在改革中不斷發現新問題，解決新問題，推進高校財務管理更加科學化、制度化、信息化進程。

關鍵詞：高校財務 網上預約報賬 實踐問題建議

高校財務的科學管理是其人才培育的重要支撐條件，而這種保障條件已隨著近年來高校規模的擴張、經費來源渠道的擴展與數量幾何式增長等發生了根本的變化。再加之近年來國家財政部、教育部、科技部等部門陸續出臺了嚴格的財務和項目經費管理規定，對高校原有的財務管理模式提出新的挑戰，因受制于現實財務人員編制之不足，以財務網上預約報賬系統等為重要內容的財務規范化信息管理改革舉措應運而生。網上財務報賬系統是對傳統報賬流程的顛覆性再造，它以網絡化、信息化、自動化為手段，實現報銷單填寫的規范化、業務審批的流程化、財務審核的透明化、資金支付的及時化，其突出優勢：一是效率高，比傳統報銷節約30%—50%的時間；二是規范化，網上報賬操作界面流程按財務制度設計，不規范的報賬無法操作；三是財會人員由繁瑣的手工核算核準變為簡化的程序操作，由核算型轉變為核算管理型，實施了項目經費的預算控制與管理；四是和諧了財會人員與師生的關系，從相互“相對立”的關系變為規范管理的“相同”利益維護體。

盡管該系統的設定較為科學，但在具體的財務實操中，由于不同高校財務管理現狀的差異和現有財務系統不能兼容等缺憾，更因為網上預約隱去人的直觀性，再加之師生的意愿與接受程度不盡相同等，許多學校應用該系統多是解決了報賬“排隊難”的問題，無法達到網上預約報銷全過程的網絡化無縫銜接。本文以作者單位所使用的預約報賬系統為例來探討該系統實操存在的問題并提出相應的改進意見。

一、學校師生參與并融入該系統實操存在的問題

（一）師生認知問題。

一是系統應用初期師生的心理排斥。大多數師生受傳統財務管理方式的影響根深蒂固，依然認為財務報銷業務是財務人員的本職，對自己參與其中有著本能的拒絕與排斥。而網上預約報賬是一個相對開放的系統，師生必須融入其中，這似乎增加了師生“不該承擔”的工作量，讓“教授干會計的活，學生接出納的班”，也使財務人員哭笑不得，百口莫辯。新型財務管理模式納入了師生參與，既是一種理念的改革，本身又需要師生“多余”的學習、掌握并使用，容易使廣大師生在新引入使用時產生連帶式抱怨：傳統的管理方式需要花費大量的時間和精力來報賬，新的管理方式卻增加了學習并必須掌握使用網上預約報賬系統。

二是師生年齡差異性認知。在高校財務服務對象中，年輕師生對網上預約報賬系統有極強的認可度，其主動性普遍較強，學習積極、接受更快、應用最多；而年齡偏大的教師被動接受的多，主動性不強。而恰恰是這部分較年長的教師，他們的科研教學任務重，作為負責人的項目經費多，時間忙，認為報銷實行預約程序麻煩，不如當面報銷方便，不愿意花時間學習預約報銷程序，即便是采用網上報賬，也往往漏洞百出，反復修改，預約失敗，重復遞交，進而對使用網上預約報賬失去信心。

（二）預約實操問題。

一是“授權”預約的缺失。在網上預約報賬系統中，有一個重要的先行步驟是“授權”，即項目經費負責人最重要的一個環節是授權。沒有授權，除非項目經費負責人自己在網上預約，但實踐中這些教職工往往因各種原因不會直接預約，其他人如果沒有得到合理授權，也就沒有項目報銷內容可選，更無法完成操作。其實這里的授權，是有時間和操作類別的嚴格限制設定，細分為若干具體的操作系統，如日常報銷授權或差旅報銷授權或借款系統授權、甚或申報系統授權，等等，但這些均在實際運行中不明晰，授權變為無限授權，增加項目經費管理的風險。另外一個普遍現象是授權“卡脖”，比如校級財務放權到學院一級管理，學院的公用經費來源廣、頭緒多，不同項目管理要求各異，責任管理又要求“一枝筆”。那么，這些數額較大、門類諸多的經費如何安全授權，授權于誰，確屬一個實際問題。基于此，我校全面網上預約報賬已實施多時，但90%的學院一級公用經費網上預約工作一直無法開展。

二是報賬信息缺失的問題。一方面表現為預約方式的缺失。網上預約報賬，如果錄入一筆報賬信息會出現一張預約號并對應一張記賬憑證，顯然是資源浪費；而涉及多種報賬業務同時預約，由于預約程序不可能按財務制度詳細分類，故會出現所有預約數據自動生成一張記賬憑證，違背了不同內容和類別的原始憑證不能匯填在同一張記賬憑證的財務制度規定；如果將這種表象一張但內涵復雜的憑證交于財務人員。往往則會因票據和經費來源多且混雜而出錯，反而降低了報賬效率，體現不出這種方法的優勢。另一方面報賬人相關知識的缺失。財務票據的分類具有很強的專業性，但網上預約報賬系統為了方便廣大師生進行網上預約，將財務票據盡可能地分成通俗易懂的科目類別，預約人員只需對號入座即可。然而，財務報銷票據種類繁多，有些票據還要視具體的情況由會計處理確定。我校在預約報賬系統試運行的初期，能將票據分類完全正確的預約單不足20%。再加上會計制度在實際工作中的詳細要求，師生送來的預約單不是少了經手人簽字就是所附單據手續不全，或是預約了不符合財務制度規定的票據，師生為此要反復多次補全手續，即便如此也會出現查看修改錄入數據時卻發現部分必需數據丟失， 或是單據預約失敗等。為此，大大增加了財務人員的工作量和工作壓力。

三是款項支付信息缺失。網上預約報賬的基本目標是實行無現金支付，不受理現金業務，結算只實行轉賬匯款，一般分為網銀對公和網銀對個人賬戶兩類。這里的網銀對個人賬戶主要包括師生個人相關聯的銀行匯款信息和其他人的個人戶名的匯款信息。網銀對公一般是指以單位名稱為戶名的銀行匯款信息。無論網銀對個人還是網銀對公，匯款信息均有戶名、開戶行和賬號。實行銀校直聯網銀匯款開通以后，網銀轉賬匯款的速度方便快捷，特別是對校內的師生個人相關聯的中行轉賬匯款，幾乎可以達到實時到賬。但是網銀快速有一個最基本也最關鍵的前提：即匯款信息必須準確無誤。不是100%正確的匯款信息，只能等拿到銀行的退匯單據，再核對正確的信息后重新匯入。

二、財務人員實操過程中存在的問題

（一）系統設計對接學校財務管理現實的缺失問題。

一是符合不同類別項目管理要求的預約報銷資金額度無法掌控。預約系統與財務報銷系統雖屬同一個財務綜合服務平臺，但由于諸多現實問題一般均相對獨立。這種“兩張皮”現實使預約系統難以根據財務報銷系統來設置不同類別項目預約報銷的額度限制，只要項目經費有足夠的余額，網上預約系統即可接受，完成財務報銷預約，自動生成預約單；但當預約單送達財務人員生成財務憑證時，如果發現預約額度不能對應項目經費要求，財務憑證無法生成，則該次預約報銷業務被迫中斷，重新預約，這給預約報銷與財會人員均造成困擾。

二是大批量的資金跨行發放受限。例如集中發放大批量的學生助學金，我校目前網上預約報賬系統中的申報系統只接受同一銀行的批量網銀對個人賬號發放業務，無法進行跨銀行大批量對個人業務。再加之申報系統中對每次發放人數的限制，一般每次只能有幾百人，這樣一次性大批量網銀對個人賬號發放業務需要許多次操作才能完成，否則網銀則無法通過。

三是退匯修正難以快捷實施。網上預約報賬不受理現金業務，只接受轉賬匯款，大量的轉款業務因多種原因產生了較多的退匯問題，財務人員又不能與預約人當面交流，故復匯很難快捷完成。如果批量一次性對若干個人賬號轉款業務中，只要有一個人賬號錯誤，即可能導致全部退匯；更何況大量的國庫支付業務若發生退匯，因其審核程序較多，復匯則所需時間更長。跨行匯款若信息有誤，由于網銀系統無法自身核對賬號，只能等銀行退匯后再做后續處理。

四是實際報銷金額與預約報賬短信通知金額不一致。預約報賬系統提供后續的短信追蹤服務，財務人員審核處理預約單業務以后，預約報銷人員會接到預約單生成金額的提示，這在預約金額與報賬金額相一致情況下實現了追蹤服務目標。但相當情況下，實際報銷金額與預約報賬金額難以一致，財會人員又不能進入預約系統按照財務制度來矯正或增減金額，故這種不對稱的短信通知往往產生了誤會或不信任效果。例如：差旅費報銷是目前財務管理中一項十分嚴格的審核業務，而預約系統規則比較機械，沒有因人設定的“隨機應變”，財務人員處理該項預約單時，會嚴格按照相關制度審核票據，并根據當事人的級別和標準調整報賬標準，增減相應的差費補助，這樣預約單金額與實際報銷金額不可能一致，但預約人僅能收到預約金額，實際報銷金額未知；特別是預約單報銷票據有手續不全或是金額計算不準確時，實際報銷金額也會與預約單金額不相符時亦會生產這種情況。如果預約報賬以財務人員審核通過的報銷金額為準，并在匯款成功到賬時短信通知，服務效果更人性化。

五是預約系統的兼容性和系統實操鏈環節網絡化銜接問題。第一，網上預約系統沒有和學校財務管理系統、特別是實操過程需要兼容的財務管理子系統兼容、學費管理系統、稅收與非稅收管理系統、科技項目管理系統、日常開支較頻繁的其他系統等的兼容。許多系統連結仍然靠人工操作，易于出錯；第二，網上預約系統沒有實現與銀行無現金支付系統連結，盡管實現網銀支付或公務卡支付，但這些結算都需要二次錄入金額、賬號等支付信息，沒有達到高校財務系統與銀行系統的資金支付摘要和支付金額全部從賬務憑證分錄中自動提取的無縫對接，進而實現銀行自動實時付款的全自動資金管理模式，這既增大了差錯風險，又增加了財務人員的工作量，仍然是該系統“無現金報銷”終極目標實現的障礙。第三，該系統沒有實現網上簽批的一條龍服務功能，相關環節靠人工操作。

（二）財務配套管理改革措施對接系統實操的缺失問題。

網上預約報賬系統的實施是高校財務管理的重要改革，但形成傳統財務管理管理慣性的財務人員，往往難以應對。第一，預約報賬的時空無序連鎖產生的問題。網上預約報賬不受時間、地點和數量的限制，理論上可以無限預約。在有限的時間內財務人員無法在財務承諾的期限內受理完較大數量預約單，特別是每學期末的集中報賬期，財務人員一天收的預約單一周內可能都處理不完。如果再加之預約后續處理有問題需要電話溝通交流矯正的預約單，耗費的時間會更多。第二，財務管理流程再造與人員匹配問題。例如網上預約報賬銀行匯款業務量大幅增長，該崗位的工作量超負荷，而現金出納崗位工作量大幅較少，如何平衡和協調，值得探討。第三，財務人員人性化實操能力問題。財務人員盡管應對網上預約報賬進行過許多培訓與學習，但預約系統與財務系統相對獨立，許多財務信息特有的高度的保密性與不可替代性，預約系統無法實地向財務人員開放，報銷人員在預約系統使用初期大量的咨詢與操作困難，無法通過財務人員得到詳盡快速的解答。這種信息不對稱帶來彼此不理解和溝通困難等時有發生。

三、網上預約報賬實操問題改進的建議

（一）向高層開放，中層跟進，全方位普及。實施網上預約報賬的培訓學習歷來主要面向報銷人員，而報銷人員一般不是經費的負責人，校、院級和專家往往是經費負責人，這種不對稱現實使預約報賬相關知識無法傳達到上層，“授權”者不知，工作較難順利展開。特別是學院一級的公用經費報銷，往往會因權責制度等無法得到負責人“授權”，即便得到部分“授權”，也在預約后續矯正的溝通中比較困難。故對學校全方位、各層面的相關知識宣傳、培訓，進而達成共識，該系統才能有效運轉。在學校管理下移機制下，有必要設立學院一級預約預審制度。

（二）預約報賬系統自身的改造更新優化，完善網上預約報賬系統的細節控制。畢竟預約報賬系統不是為高效自身打量設計的系統，更不是針對某一學校財務管理現狀設計的特有報賬系統。如預約項目經費額度問題，需要項目管理與報賬兩個子系統之間數據融合與共享設計；借鑒大型企業和國外經驗，自主開發以ERP系統為基礎的預約報賬系統和審批系統、財務管理子系統、無現金支付自動生成的網銀無縫連接系統等的互聯兼容。在此前提下， 根據財務制度和紀律規范，利用技術手段保證相關信息不會遭到篡改，重點防范信息的遺失，建立起相應的預警機制，防止財務風險。使用先進的數據加密技術，確保財務信息錄入的安全性，并及時進行服務器更新維護。預約報賬系統實操過程出現的跟蹤信息服務不對稱，大批量網銀對個人賬戶發放和跨行業務優化處理，以及系統運作速度和穩定性等問題，均需要依據各校實際優化更新系統功能。

（三）強化全員參與實操與安全防范能力培訓。網上預約報賬系統需要學校領導與項目負責人、報銷人和財務人員的共同參與才能實現其網上程序“物流化”操作，無現金支付對接的自動化流程，進而達到高效、快捷、安全運行的目標。任何一方僅知其重要但實操能力達不到要求，這一“物流”就難按照財務規范快捷實現。這種實操能力的培訓在關注全員參與前提下，首先要重視財務人員實操能力及其示范效應的擴展，其中最急需的是對不使用的預約系統實操與應對異常的糾錯能力的培訓。特別值得一提的是財務安全防范能力的培訓。畢竟網上財務運行的“機械性”沒有融入財務安全制度和紀律，更沒有融入需要保密的信息內容，解密風險可能會時有發生。

網上預約報賬系統的實施是高校財管理模式改革的重要舉措。它既有學校經費大舉擴容的業務需求與傳統管理模式低效相互摩擦擠壓催生的必然性，也有現實財務管理細化規范和必須的透明化要求的客觀性，更有高效財務管理由核算變為核算跟蹤管理的迫切性，還有現實財務人員編制與需求矛盾的現實性。固然在該系統實施期、特別是在實施初期會出現廣大師生的認知與規范參與問題、財務人員的實操能力問題、系統自身與本單位財務管理銜接等問題，這些均是新的管理模式實施過程中需要不斷改革、改進和優化完善的方面，能發現問題就一定能找出解決問題的思路和方法，只有在不斷地發現問題、解決問題過程中，才能不斷推進高校財務管理的更加科學化、制度化、信息化進程。J

參考文獻：

[1]梁霽寧，羅俊強，沈哲.基于用戶體驗的高校無等候報賬系統實踐[J].教育財會研究，2014，25（2）.

[2]馬麗蓉.淺談高校網上預約報賬管理[J].會計師，2015，（11）.

[3]鄭寶云.新制度下高校財精細化管理探討[J].財會通訊，2014，（26）.

[4]葉少霞，楊柳菁.以信息化建設創新高校財務服務模式[J].會計師，2015，（05）

[5]陳立斌.新形勢下加強高校財務管理工作的思考[J].重慶科技學院學報（社會科學版），2015 ，（3）.

[6]羅珊，梅金強.基于WEB的高校網上財務預約報賬系統的構建[J].商業會計，2012，（07）