機(jī)關(guān)檔案室如何建立全宗卷

俞燕

摘 要：機(jī)關(guān)的檔案工作是機(jī)關(guān)工作的重點(diǎn)之一，其中全卷宗的建設(shè)優(yōu)勢(shì)機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)的重點(diǎn)。本文以此為切入點(diǎn)，首先介紹了全宗卷的基本內(nèi)容，然后介紹了全宗卷的建立方法，在介紹了機(jī)關(guān)檔案管理工作中全宗卷建立的必要性，最后提出了機(jī)關(guān)單位的自身完善措施。

關(guān)鍵字：機(jī)關(guān)檔案；全卷宗；管理模式

全卷宗是機(jī)關(guān)檔案室在管理全宗檔案的過(guò)程中形成的，能夠說(shuō)明全宗歷史情況的各種文件材料所集中組成的專(zhuān)門(mén)案卷。它以全宗為單位，一個(gè)全宗只有一卷（或若干件），故稱(chēng)“全宗卷”。

1 全宗卷的基本內(nèi)容

全卷宗是檔案管理人員在進(jìn)行工作的時(shí)候形成的文字材料，文字材料主要包含有各個(gè)方面的內(nèi)容。主要有本機(jī)關(guān)的檔案在立卷時(shí)候的情況說(shuō)明、卷宗分類(lèi)的方法、相關(guān)的鑒定方案、內(nèi)容交接的憑條證據(jù)、進(jìn)行銷(xiāo)毀的內(nèi)容清單、檢查情況和全宗的說(shuō)明情況等一系列的材料。全卷宗主要包含有以下的內(nèi)容：

立卷時(shí)候的情況說(shuō)明，他是指文字的處理部門(mén)對(duì)于文件的材料進(jìn)行的文字說(shuō)明，說(shuō)明的情況主要包含有進(jìn)行立卷的機(jī)構(gòu)部門(mén)、機(jī)構(gòu)人員的變動(dòng)情況、案卷的內(nèi)容、立卷的時(shí)間，數(shù)量等等內(nèi)容。

立卷的分類(lèi)方法主要是指機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案管理的部門(mén)，按照機(jī)關(guān)的文件方法，對(duì)機(jī)關(guān)的各種文件進(jìn)行分類(lèi)保管，主要包含有分類(lèi)的標(biāo)準(zhǔn)、層次以及編號(hào)方案。

鑒定材料，它是指對(duì)于檔案的保管期限、保存的價(jià)值進(jìn)行鑒別的材料。一般包含有鑒定的原則、鑒定的標(biāo)準(zhǔn)、文件的歸檔范圍以及保管的期限等方面的內(nèi)容。

內(nèi)容交接的憑證，它主要是指在檔案的管理活動(dòng)中形成的文字材料和表冊(cè)。機(jī)關(guān)的檔案交接主要有三種情況組成。第一種情況是指機(jī)關(guān)各部門(mén)完成了立卷的工作之后，將成體系的卷宗交給機(jī)關(guān)的檔案室進(jìn)行保管；第二種是指機(jī)關(guān)的檔案室向?qū)ｉT(mén)的檔案室進(jìn)行卷宗的交接；第三種是指撤銷(xiāo)或者變換的機(jī)關(guān)向代管或者接受的機(jī)關(guān)移交憑證。

檔案的銷(xiāo)毀是指達(dá)到了保管的年限，經(jīng)過(guò)多次的鑒別之后，不再需要保存，可以進(jìn)行銷(xiāo)毀的文字材料或者表冊(cè)，如銷(xiāo)毀審批、銷(xiāo)毀簽字等等內(nèi)容。

檢查記錄是指對(duì)于保管的檔案進(jìn)行的日常檢查，有定期的檢查制度和不定期的檢查制度兩種。例如對(duì)于檔案室的溫度進(jìn)行檢查，對(duì)于檔案的保管完整性進(jìn)行的檢查等等內(nèi)容。

全宗的介紹是指介紹保存的卷宗的內(nèi)容，組成情況等。

除了以上的分類(lèi)之外，全卷宗還可以分為以下內(nèi)容構(gòu)成：全宗的介紹類(lèi)、檔案的收集類(lèi)、檔案的整理類(lèi)、檔案的鑒定類(lèi)、檔案的保管類(lèi)、檔案的統(tǒng)計(jì)類(lèi)、檔案的利用類(lèi)、新技術(shù)的應(yīng)用類(lèi)和綜合全宗類(lèi)。

2 全宗卷的建立方法

全卷宗的建立是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，也是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，需要牽涉到多方面的內(nèi)容，對(duì)于工作人員的要求除了有基本的知識(shí)修養(yǎng)之外，還需要專(zhuān)業(yè)刻苦的精神。

在建立全卷宗的時(shí)候，我們首先需要進(jìn)行對(duì)所有的材料進(jìn)行管理，材料的集中管理是建立全卷宗的必備條件。全卷宗的集中管理主要包含有以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：在檔案的收集管理過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)材料、檔案進(jìn)行移交的目錄、在進(jìn)行檔案歸檔的時(shí)候進(jìn)行的各種檔案的歸檔分類(lèi)的方法、在檔案進(jìn)行保管的過(guò)程中形成的各種原始的數(shù)據(jù)內(nèi)容、在檔案的管理過(guò)程中運(yùn)用等多方面的內(nèi)容數(shù)據(jù)、在長(zhǎng)期的管理過(guò)程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、管理的制度、管理的內(nèi)容等等。以上的內(nèi)容對(duì)于全卷宗的建立具有積極的作用，可以促進(jìn)對(duì)全卷宗的有效管理。

從全卷宗的機(jī)構(gòu)層次的管理上，我們可以發(fā)現(xiàn)全卷宗的歸檔需要進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)劃，對(duì)于歸檔和管理需要做到盡善盡美。對(duì)于卷宗的管理人員來(lái)說(shuō)，在進(jìn)行管理的時(shí)候，需要對(duì)不同的檔案進(jìn)行劃分，可以按照年代進(jìn)行劃分，按照時(shí)間的先后順序進(jìn)行排序，方便日后的查閱。

在進(jìn)行文件管理的時(shí)候，我們還需要制定專(zhuān)門(mén)的管理分類(lèi)的方法，使得管理更加具有效率。我們可以采取合理化的原則，將每一份的檔案材料按照文件夾的方式進(jìn)行管理。對(duì)于卷宗材料我們可以按照細(xì)線進(jìn)行訂制，并對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)管理，在編寫(xiě)完成之后，再用專(zhuān)門(mén)的歸檔章在每頁(yè)的右上角進(jìn)行蓋章，在歸檔章的內(nèi)，需要注明時(shí)間，文件號(hào)碼和歸屬等多方面的信息。

在進(jìn)行全卷宗管理的時(shí)候，我們還需要編制一個(gè)完整的卷宗材料目錄。由于全卷宗中包含有眾多的材料，這些材料都有自己的個(gè)性，在時(shí)間、性質(zhì)、類(lèi)別等多方面都具有不同。為了方便以后的調(diào)閱，需要編排一個(gè)完整的目錄，使得人們?cè)诓殚喚碜诘臅r(shí)候一目了然。

在最后，對(duì)于成體系形成的全卷宗材料，需要按照標(biāo)準(zhǔn)的順序?qū)⒕碜谂帕泻茫⑺鼈冞M(jìn)行分類(lèi)，避免出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象。

以上的方法是建立合理卷宗的基本方法，各個(gè)環(huán)節(jié)之間相互配合，相互銜接，共同構(gòu)成了一個(gè)完整有序的卷宗。

除了以上的規(guī)定外，我們還需要掌握全卷宗的編制原則，在編制全卷宗的時(shí)候我們需要堅(jiān)持以下幾方面的原則：

第一，在進(jìn)行全卷宗的編寫(xiě)的時(shí)候要堅(jiān)持以全宗為單位的原則。

第二，在整理全卷宗的時(shí)候，務(wù)必要將所有的材料整理完整，使得全卷宗可以如實(shí)的反映事件的原貌。

第三，在全卷宗的整理的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持合理分類(lèi)的原則，做到管理科學(xué)。

3 機(jī)關(guān)檔案管理工作中全宗卷建立的必要性

在當(dāng)前的機(jī)關(guān)工作中，機(jī)關(guān)的檔案工作放在了一個(gè)非常重要的位置。在黨的十八大以后，機(jī)關(guān)的工作變得日益的復(fù)雜，全卷宗的管理也變得愈發(fā)重要。建立全卷宗的管理具有以下幾個(gè)方面的必要性：

第一，可以客觀的反應(yīng)機(jī)關(guān)單位檔案管理的全過(guò)程。全卷宗的建立實(shí)質(zhì)上是對(duì)所有的檔案進(jìn)行歸類(lèi)管理的過(guò)程，在對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理的過(guò)程中，需要我們進(jìn)行統(tǒng)一的歸納，將檔案管理的前期到后期的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行有效的管控，使得整個(gè)機(jī)關(guān)的檔案管理工作進(jìn)程得到全面的細(xì)分，還可以掌握機(jī)關(guān)的整體工作狀態(tài)，這也可以促使機(jī)關(guān)發(fā)現(xiàn)自身的問(wèn)題，改進(jìn)工作的方式。

第二，可以更加有效地查詢(xún)檔案信息，促進(jìn)檔案信息的合理運(yùn)用。檔案管理的一個(gè)重要的方式就是對(duì)各種檔案進(jìn)行有效的儲(chǔ)存，為以后的查閱提供有效的途徑。在進(jìn)行途徑建設(shè)的時(shí)候，我們可以采取系統(tǒng)、規(guī)范的檔案歸檔管理方式，使得不同種類(lèi)的案件得到有效地安置，減少檔案遺失或者檔案的信息不完全等現(xiàn)象，保證各類(lèi)的檔案可以保證完整，整個(gè)全卷宗的體系得到完善，使得全卷宗成體系的建設(shè)完成。這些前期的工作做好做細(xì)，可以很好地為以后的工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，方便以后的查閱。

第三，充當(dāng)后備資源。在機(jī)關(guān)的工作中，機(jī)關(guān)檔案室建立全卷宗檔案具有積極的作用，他對(duì)于機(jī)關(guān)的日常工作具有現(xiàn)實(shí)的意義。其一，在各個(gè)機(jī)關(guān)的向上一級(jí)的機(jī)關(guān)移交檔案的時(shí)候，可以將已經(jīng)成體系的全卷宗作為一個(gè)材料，方便各個(gè)機(jī)關(guān)的編寫(xiě)，可以做到直接取數(shù)據(jù)，直接取材料，甚至對(duì)于時(shí)間跨度短，數(shù)據(jù)沒(méi)有變動(dòng)的全卷宗，可以直接移交給上一級(jí)的檔案管理機(jī)關(guān)或者上一級(jí)的單位。其二，對(duì)于檔案學(xué)的研究工作提供直接的素材。全卷宗的管理實(shí)質(zhì)上就是對(duì)于檔案信息的集中管理，是一種全新的檔案管理模式，他是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，是歷史的必然選擇。除了以上的優(yōu)點(diǎn)外，建立機(jī)關(guān)全卷宗的管理還可以有效地為我國(guó)的檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

四、機(jī)關(guān)單位的自身完善措施

全卷宗的實(shí)施者就是機(jī)關(guān)單位，對(duì)于現(xiàn)在的全卷宗的工作需要多方面的完善。第一，需要進(jìn)行思想認(rèn)識(shí)的深化。將全卷宗的工作落實(shí)到機(jī)關(guān)各個(gè)工作人員當(dāng)中，是每一個(gè)人都擔(dān)當(dāng)相應(yīng)的責(zé)任；第二，強(qiáng)化對(duì)檔案管理的人事管理，維持檔案管理人員的穩(wěn)定性，并進(jìn)行人員儲(chǔ)備工作，調(diào)動(dòng)檔案人員的積極性，加大對(duì)檔案人員業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案人員的培養(yǎng)；第三，積極發(fā)揮主管部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)能力，促進(jìn)全卷宗的有效管理；第四，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理工作，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，制度化，加大培訓(xùn)的力度，促使檔案管理上一個(gè)新的臺(tái)階。

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