事業單位的數字化檔案管理策略探討

吳麗艷

摘 要：檔案是事業單位必不可少的資源，檔案的收集以及有效管理對于事業單位的日常管理以及長足發展具有重要意義。通過科學合理的檔案管理能夠為事業單位提供更為便捷的信息資源服務，而隨著信息技術的發展和應用程度的加深，事業單位檔案管理也逐步實現了數字化，極大縮短了檔案查詢信息查詢時間，提高了檔案管理效率。本文將重點就新形勢下事業單位的數字化檔案管理策略進行探討。

關鍵詞：新形勢；事業單位；數字化；檔案管理

檔案管理在事業單位管理工作中占有重要地位，有利于單位內部信息資源的方便利用，也能夠加強事業單位的日常管理。隨著信息化時代的到來和信息技術的廣泛應用，數字化檔案管理逐步應用到事業單位檔案管理的工作環節當中，并為檔案管理提供了極大便利，促進了一體化管理的實現。新形勢下事業單位要積極探究數字化檔案管理的有效策略，提高檔案管理水平。

1 事業單位數字化檔案管理的價值

1.1 提升工作效率

將信息技術應用到事業單位檔案管理當中能夠大大提升辦事效率，確保檔案管理的各項工作有序開展。在數字化檔案管理全面推進的過程中，事業單位的檔案管理工作效率的提升十分顯著，例如在處理人事檔案的過程中，需要對職工的入職、調動、退休等方面的信息進行動態了解和準確統計，這就需要對他們的檔案進行歸檔，之后再進行查詢。采用數字化的檔案管理模式能夠將人事檔案的相關資料詳細呈現，達到不出門知曉天下事的效果。

1.2 創造更大效益

在事業單位的發展和運行當中，時間就是效益，節省時間和降低時間成本就能為事業單位的發展創造更大效益。新形勢下事業單位，實現數字化的檔案管理能夠全面提升但管理工作的效率以及辦事速度，大大縮短檔案管理時間，這就使得檔案管理流程能夠順利進行，代替了原有的紙質檔案管理模式，形成了以計算機利用為基礎的機讀檔案，降低了事業單位開展檔案管理的成本消耗，也能提高對用戶資料的優化利用效益。

1.3 發揮使用價值

新形勢下事業單位的數字化檔案管理模式應用使得各項檔案資料的使用價值得到了更大程度的發揮，提高了檔案資源的優化利用，也為廣大用戶創造了極大的檔案資料使用價值。傳統的檔案管理采用的是紙張載體，并將其保管在檔案室當中，在查詢使用到時候極為不便。在數字化檔案管理模式實施之后，事業單位能夠為廣大用戶提供更為便捷準確的檔案信息查找方式，擺脫了原有的空間和時間限制，極大提高了檔案信息的利用率。

2 事業單位數字化檔案管理策略

2.1 創建系統

事業單位數字化檔案管理帶來極大的工作便利，但必須認識到的是數字化發展趨勢需要才開展檔案管理工作的過程中進行綜合考慮，考慮到多方面的檔案管理內容，并根據新形勢，數字化檔案管理的實際需求創建完善的數字化檔案管理系統，通過這一系統的全面管理來進一步提高檔案管理工作質量。在創建數字化檔案管理系統的過程中要從總體設計著手，合理選擇檔案管理設備和管理軟件，有效借助電子設備以及相關檔案處理軟件進行檔案整理、掃描，同時也要做好對系統的安全管理和光盤備份，同時也要設計相應的系統安全管理措施，確保檔案管理的便利性和安全性。事業單位在日常的檔案管理中，需要對文字檔案進行定期更新，同時也需要對信息進行及時的錄入和保管，那么在建設數字化檔案管理系統的過程中，要靈活地選擇雙服務器，采用磁盤陳列存儲，并選用高速掃描儀進行集中性掃描。

2.2 文書處理

文書處理是事業單位檔案管理工作的重要環節，文書處理的質量會對事業單位整體檔案質量產生決定性影響，也影響到檔案信息資源的價值發揮。因此，在信息時代影響下，事業單位，在推進數字化檔案管理模式的過程中，必須在文書處理方面進行創新改革，要及時根據單位內檔案的變動情況，有效借助計算機對收到文件進行登記和處理，同時也要按照批辦次序將收到的文件進行事業單位局域網內部的傳閱，同時也要設定好催辦以及傳閱的時間，確保文書處理效率。數字化的文書處理需要在特殊情況處理方面加大重視程度，及時清理和解決瑣碎的檔案管理問題，保障檔案管理的有效性。傳統的文書處理形式要完成發文處理的相關操作需要經過較長的時間，而采用計算機數字化的處理方式則能夠借助計算機快速地將文稿和檔案信息進行歸檔處理，極大程度上促進了文書處理工作的效率。

2.3 優化性能

事業單位的數字化檔案管理系統性能提高是確保檔案管理工作有序開展的保障，因此必須在優化性能方面做出更大的調整和改進。第一，升級能力。事業單位在演進網絡控制系統的過程中必須對該系統的使用性能進行全面了解，保證其使用性能優越性，確保數字化檔案管理工作的效率，滿足高效處理檔案信息的要求，可以通過擴展模塊以及優化磁盤陣列的形式，增強系統性能和存儲容量，提高整體檔案管理系統的升級能力。第二，高可靠性。在推進數字化檔案管理系統建設時要合理選擇磁盤陣列產品，確保企業在硬件組成以及結構方面符合設計標準，以便保證系統的可靠性，同時也能夠確保后期升級功能的有效發揮。磁盤陣列可以選擇不同形式的RAID 保護級別，從而在系統使用過程中獲得可靠結果以及處理效果，同時硬件必須支持熱插拔，確保系統作用的有效發揮，在具體使用中可以根據事業單位處理檔案信息的實際需要對相關信息進行協調處理。

2.4 完善銜接

新形勢下事業單位的數字化檔案管理系統要和辦公自動化系統銜接起來，在設計方案的過程中需要增加資料查詢功能，確保不同檔案資源之間的有效銜接。事業單位要對數字化檔案管理的實際需求進行全面分析和了解，并對網絡管理制度進行實時更新，確保數字化檔案管理系統在科學規道上運行，為檔案管理效率的提升提供制度保障。電子文檔安全管理制度是推進事業單位數字化檔案管理工作的關鍵內容，這是由檔案的特殊性決定的，檔案資料信息只有少部分是公開的而大部分需要保密。數字化檔案管理制度的貫徹落實能夠有效保障檔案信息，資源的安全，最大化地發揮檔案信息價值。事業單位要不斷完善辦公自動化和檔案管理，數字化的銜接，并設置專門的管理人員對軟件和硬件系統進行安全控制和管理，不斷增強系統保密性，避免系統被破壞或者非法篡改。

總之，隨著信息時代的到來以及信息技術的全面發展，事業單位的檔案管理走向數字化發展道路是必然選擇，能夠有效提高檔案管理的工作效率，為事業單位的發展創造更大效益，也能充分發揮檔案的使用價值，促進檔案管理工作的長效發展。新形勢下事業單位要不斷探究和創新數字化檔案管理策略，通過創建系統、加強文書處理、優化系統性能以及完善連接等策略確保數字化檔案管理的持續性發展。

參考文獻

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