規范會計檔案管理的重要舉措

摘 要：本文以會計檔案管理作為研究主題，探討規范會計檔案管理的重要舉措及相關問題。首先結合新的會計制度改革后及目前的發展情況對其進行了簡述；主要針對會計檔案管理現狀進行了說明，分析了造成這些問題的相關因素，并以此為基礎，提出了一些具體的解決措施。希望可以透過本文初步討論，引起更多研究者的注意與關注，從而擴大交流范圍，為該方面的理論研究工作與實踐規范工作提供一些有價值的建議，以供參考。

關鍵詞：規范；會計檔案管理；重要舉措

檔案管理工作重在數據，隨著目前大數據分析方法的實踐應用，研究者對于檔案管理給予了重新審視，并提出了新的管理方法與思路；在我國財務會計管理方面的改革也有力的促進了會計檔案工作的革新；但是，從現階段的會計檔案管理工作情況分析，其中也存在著一些問題，是發展過程中的問題，也就是說，會計檔案工作還有待進一步去完善，以使檔案管理工作的功能性得到有效發揮。以下就結合存在的問題分析，對規范會計檔案管理的重要舉措展開具體說明。

1 概述

會計檔案屬于經濟檔案，在我國的檔案管理中占據著重要的位置，因為在當前金融市場不成熟、產業轉型、企業由專業化向多元化過渡、資本型運用方式多樣的緊迫形式之下，財務管理、會計核算、檔案管理等工作皆在不斷的變化之中。比如，以上市公司為例，牽涉到必要的信息披露，也關聯著廣大股民的利益，而只有完善的會計檔案，才能將其財務信息、經營狀況、業務項目、成果等進行有效的存檔、披露，為司法部門查詢，以及相關部門對經濟數據進行審核等提供重要依據。

2 現狀分析

新時期我國經濟市場處于極大的變動之中，經濟地位不斷上升的同時，國內的金融市場也進行著巨大的改革，通過一系列現象發現，由于市場的變動性而產生了諸多不正規的經濟行為、甚至違法的行為；而在處理此類事件時，要通過會計檔案中的各項財務數據記錄等進行查詢，尋找證據；通過對這個時期的會計檔案的調查，發現了諸多問題。

比如，在檔案管理中，保存不完整致使數據丟失、電子信息改革僅僅停留于紙質文檔向電子文檔的形式轉化、重視程度低且缺少嚴格的管理意識、在期限與銷毀過程中不規范，尤其是對于會計檔案的價值認識不夠，還有離任后自行存放檔案的行為致使相關信息泄露的問題。從這些淺顯的問題暴露過程中，可以認識到其原因主要是在制度方面、機制運行方面，具體體現在管理執行力不足、專業化程度低、缺少責任意識、監督舉措不力等多個方面。

3 規范措施

1、積極轉變管理思路

根據經濟學家林毅夫的理論，確立了經濟發展中思路決定出路的大原則；所以，在規范會計檔案管理中，需要統一思想，轉變管理理念，從新的思路開辟新的管理路徑；具體建議，以系統論思想進行一般化的構建，從而對會計檔案管理在新時期的不足之處加以反思，并利用各種不足之處實施針對性的思考，構建起一個可操作性強的會計檔案管理體系；

細致的措施需要從制度方面引入責任制度，而在機制中，將評估機制、激勵機制、技術管理機制等進行關聯，以細致的會計檔案管理原則、規范、條例，進行評估指標的確立，然后，以完善、詳細的評估機制，對應性的進行指標復核，以確保會計檔案管理工作的有效性、執行力；也可以在各機制的聯動中增加監督力度，提升管理水平。需要注意的是，這種體系化的構建思路，需要以實際的問題為基礎，進行調查分析；并且，通過對會計檔案本身的內部討論、公開辯論來提升認識，將其價值充分的體現出來，才能更好的使管理體系目標設置明確、實踐有理有據，以達到降低管理成本、提高管理水平的目標。

2、完善會計檔案管理過程

針對以上的問題分析，需要從檔案立卷、保管、信息化革新措施完善、期限管理與銷毀管理、崗位培訓與專業化程度等整個過程進行有效規范。

首先，檔案立卷要以當前的市場經濟行為為導向，如上市公司、資本的不同運行方式等為前提，嚴格執行我國的相關法律規定條例，做好裝訂、蓋章、目錄編寫、日期排列、數據填寫，完成賬簿使用登記表等，在每個環節分清職責；

其次，在保管中，要注意手續的完整性、相關信息的保留，做好移交，保管的專用箱應該細致檢查，確保其防盜、防火、防毒、防潮、防蛀功能；針對離任人員，要做好交接，審查工作，禁止其自行存放檔案，并做好移交工作，妥善辦理完整離任手續；

第三，對于期限已過需要進行銷毀的檔案，需要按照保管期限的不同類型給予處理，并將銷毀的內容、銷毀意見、銷毀信息進行記錄，注重手續、步驟、審批等；

第四，根據現狀，制定成套的培訓課程，提高專業化程度，必要時引進新的人才，以確保在電子信息化轉型的過程中，能夠做好系統防護、操作熟練，提高專業化技能與綜合素質。具體需要依據現狀與解決措施，立足實情，編制基礎的有用課程，并針對不同的崗位實施專門化的崗位培訓，保證其持證上崗。以上這些具體管理過程的實踐要結合上面所說的制度、機制，整體構建、局部落實，保障其持續性。

4 結束語

總之，在會計檔案管理工作中，根據不同的發展階段、應用范圍，也會呈現出一些新的特點，一方面，要針對這些基本特征、應用需求進行一些適當的調整；另一方面，要不斷的反思會計檔案管理工作的功能性、作用、價值，從而采取有力的舉措，改善發展過程中遇到的一些實際問題，然后，使其獲得完善；另外，制度、機制聯動、管理工作審核、監督工作也非常重要，所以，在整體上的規范過程中，要統籌規劃，從系統化的思路，構建起會計檔案管理工作的體系，提高其可操作性，提升專業化管理水平，最終達到對會計檔案的高效利用。

作者簡介

楊桃（1986-），女，戶縣財政局工作，研究方向財政機關案管理（主要在會計檔案管理方面）。