淺談新形勢下電子文件問題與對策

劉潤芳

【摘要】本文以作者所在單位為研究背景，調(diào)研了解了同行業(yè)內(nèi)電子文件管理現(xiàn)狀，對電子文件的利用方式和安全策略進行分析探討，為檔案資源的開發(fā)利用提供思路。

【關(guān)鍵詞】電子公文；文書檔案；前端控制；文檔一體化

在信息化進程中，社會信息資源愈來愈多地以電子化的形式存在。電子文件已經(jīng)越來越廣泛和深入地滲透和影響著人類社會生活的幾乎所有領(lǐng)域。伴隨著現(xiàn)代辦公環(huán)境的變化，各個單位已基本普及辦公自動化系統(tǒng)（OA）、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)（PDM系統(tǒng)）等業(yè)務(wù)系統(tǒng)，電子文件大量涌現(xiàn)，電子文件逐漸成為檔案管理工作的主題，這給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來新的挑戰(zhàn)。

一、電子文件的特點

電子文件是指借助電子設(shè)備生成、傳遞、保存和/或訪問、存儲于電子載體的文件。電子文件具有自身的優(yōu)越性，如信息存貯高密度、信息傳遞速度快，電子文件還具有非人工識讀性、對技術(shù)和系統(tǒng)的依賴性、信息與載體的可分離性、易更改性，這些屬性給傳統(tǒng)的文書檔案管理帶來了巨大的沖擊。最明顯的就是檔案載體的變化，從原來有形的、靜態(tài)的載體，逐漸變?yōu)闊o形的、動態(tài)的電子文件，從用草稿、初稿、審簽稿、定稿多種版本記錄文件的形成過程，變?yōu)閼{借業(yè)務(wù)系統(tǒng)只用一個版本來記錄文件的形成過程，其原始性無從考證。檔案最基本的屬性是真實、完整、可靠，在新環(huán)境下電子文件的這些屬性如何保證成為檔案工作面臨的最大挑戰(zhàn)。

二、電子文件管理現(xiàn)狀

（一）電子文件類型格式五花八門。各個單位內(nèi)部業(yè)務(wù)紛繁復(fù)雜，一些職能部門都擁有自己專用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，這就造成各種類型的電子文件“百花齊放、百鳥爭鳴”。筆者所在單位的業(yè)務(wù)系統(tǒng)也呈現(xiàn)多樣化，需要用專用的軟件才能瀏覽，如財務(wù)管理系統(tǒng)形成.jio格式文件，PDM系統(tǒng)形成二維圖紙和三維數(shù)模（CATDrawing、.CATPart、.CATProduct），電子公文系統(tǒng)形成.gd格式文件，還有一些圖像、音頻、視頻格式的文件，這些五花八門的電子文件格式，給檔案管理工作帶來很大的影響，由于檔案管理系統(tǒng)中全文瀏覽器的局限性，某些格式的電子文件無法進行全文瀏覽。

（二）電子文件命名規(guī)則及版本控制缺失。筆者所在單位科技檔案有專門的電子文件命名系統(tǒng)，具有詳細規(guī)范的命名標準。在文件設(shè)計、校對、審核、審定、標準等業(yè)務(wù)流程中有嚴格的執(zhí)行標準，這就形成了比較規(guī)范統(tǒng)一的電子文件。但是還有許多電子文件是在業(yè)務(wù)流程之外的，由于缺乏統(tǒng)一標準的電子文件命名規(guī)則以及有效的監(jiān)控，導(dǎo)致形成的電子文件相對比較隨意，給歸檔管理和數(shù)據(jù)備份帶來一定的困擾。

（三）紙質(zhì)文件的歸檔整理滯后于電子文件。PDM系統(tǒng)和OA系統(tǒng)形成的電子文件，流程結(jié)束數(shù)據(jù)凍結(jié)后，目錄信息和全文信息可以實時在線歸檔到檔案管理系統(tǒng)中，在檔案管理系統(tǒng)中對電子文件的鑒定分類整理相對比較方便快捷。但是由于電子文件管理制度缺失，現(xiàn)階段紙質(zhì)文件的保管仍是重點，紙質(zhì)文件仍然有著不可替代的作用，還需要整理一套或者兩套于電子文件一一對應(yīng)的紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)文件檔案的整理過程相對比較繁瑣，周期較長，一般是第二年6月份之前完成歸檔整理工作，紙質(zhì)文件歸檔整理工作明顯滯后于電子文件。

三、新環(huán)境下電子文件管理策略

（一）基于文件生命周期理論，對電子公文進行前端控制。為有效地管理電子文件，必須實施前端控制，盡可能把文件在生命周期的各個階段的管理需求融入文件管理系統(tǒng)中去。首先要對單位內(nèi)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行梳理，制定宏觀的電子文件管理策略，合理劃分文件類別，制定電子文件編號規(guī)則。其次要提高電子文件質(zhì)量，電子文件質(zhì)量高低直接影響著檔案的質(zhì)量，第三要對電子文件的形成過程進行監(jiān)控，確保文書檔案的真實有效。

以O(shè)A系統(tǒng)電子公文為例，文書檔案常用年度—保管期限—機構(gòu)（問題）的方式進行分類整理，因此可以在文件編號登記時，按照機構(gòu)（問題）來確定電子公文的編號規(guī)則，這樣不僅可以規(guī)范電子公文編號，還給后期文書檔案的分類整理工作節(jié)省了大量的鑒定時間。公文有著嚴格的、固定的格式，規(guī)范的公文格式直接影響公文的嚴肅性、權(quán)威性，文書檔案質(zhì)量也與之息息相關(guān)。可結(jié)合本單位實際工作，依照《黨政機關(guān)公文格式》，分不同文種制作常用的公文模板，并將公文模板嵌入OA系統(tǒng)中去。這樣可以減少重復(fù)勞動，節(jié)省公文排版時間，避免格式錯誤發(fā)生，形成比較規(guī)范、標準的電子公文，有利于提高工作效率和公文質(zhì)量。公文處理工作是指公文的收發(fā)、審核、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等一系列相關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理過程也是文書檔案的形成過程，將發(fā)文和收文中的各項工作環(huán)節(jié)在OA系統(tǒng)中予以監(jiān)督，任何修改、流轉(zhuǎn)、閱示記錄都進行跟蹤記錄，防止文件被無意或者惡意更改、損毀，可以有效保障由此轉(zhuǎn)化而來的文書檔案的真實、有效。

（二）創(chuàng)新管理體制，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的文檔一體化管理。大部分檔案工作者的管理體制、管理思想還未完全跳出傳統(tǒng)的習(xí)慣和思維定勢，習(xí)慣于簡單模仿傳統(tǒng)手工做法，電子文件的管理大多停留在對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的復(fù)制和模仿。未真正實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的文檔一體化管理，大多是按傳統(tǒng)管理模式分別開發(fā)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中預(yù)留接口，后期實行簡單對接，檔案管理系統(tǒng)大多只是系統(tǒng)末端的獨立模塊，未與業(yè)務(wù)流程有機結(jié)合，系統(tǒng)開發(fā)缺乏合理定位，未提出全面看、恰切的一體化管理軟件的功能需求，無法將檔案管理需求有機地嵌入前端。1.將檔案管理需求融入到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中。單位內(nèi)既懂檔案理論知識、又有工作經(jīng)驗，還懂得計算機專業(yè)知識的人員相對較少，檔案管理人員對計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、信息技術(shù)即使有所了解，但畢竟不是專業(yè)人員，對系統(tǒng)開發(fā)和數(shù)據(jù)庫建設(shè)應(yīng)用起來也不會那么得心應(yīng)手。因此，在OA系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)之初，檔案管理部門可以根據(jù)自己專業(yè)需要提出自己的功能需求，在OA系統(tǒng)設(shè)計中考慮到歸檔工作，同時，在檔案管理系統(tǒng)開發(fā)時，明確自己的功能需求后，讓OA系統(tǒng)開發(fā)人員和檔案系統(tǒng)開發(fā)人員直接對話，兩個系統(tǒng)開發(fā)方同時為完善檔案管理工作服務(wù)。2.制定安全策略，加強監(jiān)督管理。對數(shù)據(jù)和用戶按照安全等級劃分標記，訪問機制通過比較安全標簽來確定授予還是拒絕用戶對資源的訪問。根據(jù)安全策略劃分角色，為每個角色分配操作許可，為用戶指派角色，從而獲得相應(yīng)角色的訪問權(quán)限。為確保強制訪問控制達到安全策略所確定的安全目標，防止由于系統(tǒng)管理員或者特權(quán)用戶的權(quán)限過于集中帶來安全隱患，將系統(tǒng)的常規(guī)管理、安全管理以及審計管理等，分別由系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)安全管理員和系統(tǒng)審計員按最小授權(quán)原則，分別授予他們?yōu)橥瓿筛髯猿袚蝿?wù)所需的最小權(quán)限，并在相互之間形成制約關(guān)系。3.設(shè)計完善的元數(shù)據(jù)采集方案，進行流程再造，實現(xiàn)文檔一體化管理。對文件工作和檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，制定詳細的元數(shù)據(jù)方案，將電子公文處理流程和文書檔案歸檔管理流程進行梳理整合，針對所需的元數(shù)據(jù)，商討哪些元數(shù)據(jù)放在哪個環(huán)節(jié)生成比較合適?？梢詫n案管理的某些環(huán)節(jié)前置，在OA系統(tǒng)中實現(xiàn)，減少檔案人員重復(fù)不必要的工作，設(shè)計出銜接有序、規(guī)范合理的流程。當然也要換位思考，站在文件形成者的角度，前端控制并不是將所有工作都置前，由文件創(chuàng)建者完成，不能為了減少自己的工作而增加OA系統(tǒng)用戶的負擔。屬于檔案系統(tǒng)屬性的盡量由檔案部門完成，避免因OA系統(tǒng)用戶對檔案業(yè)務(wù)不熟悉造成數(shù)據(jù)五花八門，不夠規(guī)范，浪費用戶時間也不能達到預(yù)期的效果。4.建立門戶網(wǎng)站提高利用效率。檔案工作的根本目的還是開發(fā)利用，系統(tǒng)開發(fā)部門和檔案部門花費大量的精力做了很多工作，但是不能以合適有效的方式提供給用戶使用，就失去檔案工作的意義。應(yīng)分門別類建立專題數(shù)據(jù)庫、進行檔案資源二次開發(fā)、提供檔案咨詢服務(wù)，通過合適的搜索引擎來為用戶服務(wù)，發(fā)揮檔案價值。