試析高校檔案信息資源集成服務

劉 揚陳 巖

1.哈爾濱學院檔案室 2.哈爾濱學院網絡中心

試析高校檔案信息資源集成服務

劉 揚1陳 巖2

1.哈爾濱學院檔案室 2.哈爾濱學院網絡中心

數字信息技術和網絡技術的發展支持著各行業高效運轉，本文在此背景下對高校檔案信息資源集成服務進行探討，提出從數字平臺、系統對接、標準化、人才儲備等方面構建高效檔案信息資源集成服務。數字信息技術和網絡技術的發展和成熟豐富了高校檔案信息資源，也形成了用戶對信息需求的個性化和多樣化。高校數字檔案信息集成服務是分析數字檔案信息資源、技術手段、數字信息服務，并以整體、優化、創新思想為指導，以數字信息技術、網絡技術為手段，保證用戶獲得檔案信息渠道，使信息資源各項功能最大發揮，排除“信息孤島”，滿足用戶個性化、多樣化的信息需求。

一、高校檔案信息資源集成服務面臨的困境

（一）人才資源匱乏。檔案信息集成服務需要一批強有力的人力資源力量做支持，他們應具備計算機技術、檔案管理技術雙重技術知識和雙方面才能，從目前來看這也正是高校檔案信息管理所面臨的一大挑戰。大多數高校目前缺乏類似的復合型人才，現有的檔案管理隊伍多為熟知基礎檔案業務流程卻缺乏信息技術或網絡技術知識之人，使得檔案信息數字化管理的實現步伐相對受阻，影響了檔案信息化建設建設。

（二）檔案管理系統與辦公自動化系統數據庫對接脫軌。當前各高校基本上實現了自動化辦公，創建了自行研發、設計的辦公自動化系統，有效確保了辦公效率，提高了辦公質量。這些辦公軟件系統多來自于校內自身的設計，檔案管理系統同樣來自于高校檔案部門設計，這使得檔案管理系統與學校辦公自動化系統之間存在數據庫對接脫軌情況，二者之間無法達成互動交流的局面，甚至也會影響檔案數字化管理優勢的發揮。

（三）檔案數字化形式單一。雖然部分高校已經啟動檔案信息資源數字化管理工程，甚至基本實現了庫存檔案數字化管理，但所謂的數字化管理還主要體現于紙介檔案的掃描。單一的檔案信息資源數字化形式使得檔案信息利用效果不佳，由辦公系統產生的電子文件歸檔滯后，缺乏有效管理，存在信息孤島。現有的信息資源無法得到充分利用，使檔案數字化管理模式的優勢無法完全展現出來。

二、實現高校檔案信息資源集成服務的對策

（一）創建數字平臺，營造良好信息環境。實現高校檔案信息集成服務需要一個健全的技術平臺，為檔案數字化管理創造一個有利的技術條件與和諧環境空間。數字平臺的設計、相關軟件的研發、檔案信息歸納、系統設計以及信息存儲備份等等都應有步驟、有目標地開展。結合自身特點研發適合其發展和管理的檔案管理系統，并配套對應的配置與硬件設備。因為高校的信息化任務繁瑣，每個工作日都可能出現大規模的檔案信息急需錄入、儲存等，所以最好在所建設的系統中引入雙服務器，高速掃描儀等設備，以便發揮良好的掃描、備份功能，維護檔案信息資料的安全。創建檔案信息查詢系統，從而實現檔案信息的有效核對、查詢等功能，確保高效利用檔案信息，促進檔案信息資源的共享。

（二）創設多數據庫集成接口對接。積極在辦公自動化系統與檔案管理系統之間創設數據庫集成接口對接。為解決其之間的有效鏈接問題，在查詢接口程序中設置檔案信息查詢項目，以此來確保檔案信息管理同高校的自動化辦公系統、人力資源管理系統、教務系統以及財務系統等之間的有效鏈接，為這些部門在辦公過程中，查詢檔案信息資料的提供便利條件。也為檔案管理部門提供信息數據收集、整理與歸檔便利，從而實現自身檔案信息數據庫的優化整合。對電子文件、數據進行提前干預，將其納入檔案數字化管理監控范疇，并以合理、有效的方式予以保護和留存，確保數據的完整與安全。與此同時將檔案信息通過文本與影像兩種模式進行共存，并參照檔案管理數字化特點來編制出科學、完備、客觀的管理規范制度。例如電子文件歸檔規范、數字化檢測制度等等。

（三）打造標準化規范化體系。標準化與規范化已經成為高校檔案信息集成服務的基礎和條件。創建高校檔案的標準系統，其中涵蓋信息處理、錄入、傳播、檢索、調控等多方面內容。建立健全高校檔案信息資源集成服務的制度規范，并不是要求高校檔案部門完全依靠自身的能力獨自制定每一部制度規范，創立一整套制度規范體系，而是更多的充分整合、利用現有的國家、行業、地方制度規范，并結合學校實際制定具有針對性的制度規范，最終完成制度規范體系的構建。

（四）優化人才隊伍結構。檔案信息集成服務的前提之一是要擁有一批合格的信息技術人才，在描述構建檔案相應系統或程序時能夠及時、準確的反饋意圖與思路，甚至能夠自主研發符合本部門需求的相關程序、應用。這樣才能確保信息化技術在檔案信息管理與服務中得到充分合理的利用，才能確保檔案數字化管理優勢功能的發揮。因此必須加大檔案管理人才隊伍結構優化力度，重點培養并培訓具備檔案管理專業能力，同時又精通計算機信息技術的復合型人才。

（五）構建特色檔案信息數據庫。檔案信息資源集成服務必然離不開信息數據庫的支持，有必要構建一個與檔案信息資源相適應的，能夠發揮查詢、檢索以及其他多功能的檔案信息數據庫。開發特色檔案庫，依托本地元數據倉儲，根據調度策略導出特定資源，按模板、指定主題形成專題資源庫。特色檔案庫既可以根據館（室）藏數字檔案資源不同的形式、內容特征進行組織和歸類，又可以按照主題或專題的知識組織方式來形成，然后統一存儲于獨立的數據庫中。

［1］陳巖.高校檔案信息數字化建設探析［J］.電腦知識與技術，2014（11）.

［2］劉揚.高校數字檔案館（室）建設的任務與目標［J］.黑龍江檔案，2015（3）.

［3］周秀英，陳健.高校檔案館數字檔案信息資源建設［J］.紹興文理學院學報自然科學版，2012，26（8）：110-112.

［4］劉翠紅.等知識創新與高校檔案資源信息化建設［J］.中國檔案，2012（8）.

［5］馬海群.影響數字信息資源建設的關鍵因素及對策分析［J］.檔案學通訊，2012.（04）.

注：本文系黑龍江省檔案科技項目《高校數字檔案信息資源集成服務機制研究》（HDK2014-14）成果之一。