做好醫(yī)院檔案信息服務(wù)工作的有效措施

唐智慧

木蘭縣大貴衛(wèi)生院

做好醫(yī)院檔案信息服務(wù)工作的有效措施

唐智慧

木蘭縣大貴衛(wèi)生院

醫(yī)院是以防治疾病為主要任務(wù)的醫(yī)療預(yù)防機(jī)構(gòu)，在疾病預(yù)防、治療和行政管理等職能活動(dòng)中形成了醫(yī)療護(hù)理、預(yù)防保健、科研教學(xué)、藥學(xué)管理、行政管理等多種門(mén)類(lèi)、多樣載體的綜合檔案系統(tǒng)，這些檔案資料是做好醫(yī)院各項(xiàng)工作的依據(jù)，是醫(yī)院管理工作開(kāi)展的重要條件。醫(yī)院檔案管理的最終目的是檔案最大限度地服務(wù)于科研與臨床，服務(wù)于所需用戶(hù)，只有以多樣的、及時(shí)的、方便的、有效的檔案信息服務(wù)，才可能充分滿(mǎn)足多層次用戶(hù)對(duì)檔案信息多層次的需求，從而達(dá)到有效利用的目的，充分實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。

一、更新服務(wù)觀念

在我國(guó)的經(jīng)濟(jì)體制由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變過(guò)程中，醫(yī)院檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，深化改革，從封閉、為少數(shù)人服務(wù)的保守、傳統(tǒng)的守?cái)傂团f理念中走出來(lái)，要樹(shù)立大市場(chǎng)、大檔案、大服務(wù)觀念，樹(shù)立效益意識(shí)、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)，建立面向市場(chǎng)、面向生產(chǎn)，多渠道、多形式、多方位的服務(wù)機(jī)制。首先，要明確深化改革的目的和指導(dǎo)思想，即在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，進(jìn)一步繁榮和發(fā)展檔案事業(yè)，更好地履行檔案部門(mén)的職能，最大限度地發(fā)揮檔案部門(mén)的作用，為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)，為社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)服務(wù)。其次，要解放思想、轉(zhuǎn)換腦筋、樹(shù)立市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)意識(shí)、效益意識(shí)、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和協(xié)作意識(shí)等一系列發(fā)展社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)所必需的新觀念，克服“檔案工作無(wú)為”的思想，要真正認(rèn)識(shí)到檔案信息是一種有價(jià)資源，且蘊(yùn)含著巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

二、轉(zhuǎn)變服務(wù)方式

檔案作為潛在的有歷史價(jià)值的信息，開(kāi)發(fā)及時(shí)，應(yīng)用得法，會(huì)很快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，幫助醫(yī)院在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取勝，如果缺乏系統(tǒng)、及時(shí)、準(zhǔn)確無(wú)誤的檔案信息依據(jù)，看不到檔案在振興醫(yī)院發(fā)展中的這種巨大作用，領(lǐng)導(dǎo)的決策和方針政策的制定就成了無(wú)源之水，無(wú)本之木，所以，檔案的利用工作有必要從一般的提供利用向主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案資源方面轉(zhuǎn)移。利用醫(yī)院檔案資源主動(dòng)服務(wù)的主要方式：一是跟蹤服務(wù)，及時(shí)反饋信息。二是根據(jù)需求，開(kāi)發(fā)專(zhuān)業(yè)性信息。

三、優(yōu)化服務(wù)氛圍

（一）完善激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)醫(yī)護(hù)人員開(kāi)展科研。隨著醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展，科研不單是高層科研機(jī)構(gòu)的任務(wù)，也已成為基層醫(yī)院主要任務(wù)之一。醫(yī)院檔案資源服務(wù)的對(duì)象主要是醫(yī)護(hù)人員，調(diào)動(dòng)他們科研的積極性，是開(kāi)發(fā)利用病歷檔案信息資源的一條主要途徑。各醫(yī)院應(yīng)建立健全激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)、支持醫(yī)護(hù)人員開(kāi)展科研活動(dòng)，為廣大醫(yī)護(hù)人員開(kāi)展科研創(chuàng)造一個(gè)寬松的外部環(huán)境。

（二）加強(qiáng)檔案信息資源的交流。當(dāng)今的時(shí)代是最有效地運(yùn)用信息資料的時(shí)代，誰(shuí)的信息資料掌握的多，誰(shuí)的科研成果就來(lái)得快，取得多。但醫(yī)學(xué)研究所需要的臨床數(shù)據(jù)，不像有些科學(xué)數(shù)據(jù)那樣，由人工試驗(yàn)來(lái)提供，它受病種病人來(lái)源諸因素的限制。在臨床科研中，其周期的長(zhǎng)短取決于病歷檔案資料的豐富與否。如果我們擴(kuò)大病歷檔案來(lái)源，無(wú)疑會(huì)縮短科研周期，提高科研效率。因此，檔案管理應(yīng)走出狹小、封閉的小圈子，在院與院之間建立檔案相互交流制度，定期地進(jìn)行檔案信息交流，以彌補(bǔ)某病種病歷檔案資源的不足，這樣才能更好地為本院醫(yī)、教、研提供有價(jià)值的信息資料。

（三）檔案管理人員要積極參與檔案內(nèi)容的研究。目前，基層醫(yī)院的檔案管理人員只局限于對(duì)檔案的收集、整理、編目、存取工作，對(duì)檔案內(nèi)容的深層次研究缺乏必要的手段和措施，檔案的利用絕大多數(shù)處于被動(dòng)提供狀態(tài)。要解決檔案利用率偏低的矛盾，需要通過(guò)多種途徑培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其不僅具有管理檔案的能力，又具有檔案內(nèi)容研究的能力，這樣，除保證對(duì)醫(yī)療、教學(xué)、科研等正常調(diào)用檔案外，還通過(guò)檔案內(nèi)容研究開(kāi)發(fā)新課題，有目的地指導(dǎo)科研工作，促進(jìn)檔案利用，使保存的檔案價(jià)值真正體現(xiàn)出來(lái)。

（四）擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域

①開(kāi)展咨詢(xún)服務(wù)：開(kāi)展咨詢(xún)輔導(dǎo)工作，可以正確引導(dǎo)利用者有重點(diǎn)有目的地查詢(xún)自己所需的資料。②定期跟蹤服務(wù)：檔案工作要全面服務(wù)于臨床、科研，滿(mǎn)足廣大用戶(hù)的需求。除了“坐”等用戶(hù)上門(mén)外，還必須有延伸服務(wù)的意識(shí)，深入到臨床第一線和科研教學(xué)活動(dòng)中去。同時(shí)，還應(yīng)建立檔案利用效果的反饋制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的不足，不斷完善服務(wù)內(nèi)容，提高檔案利用率。③進(jìn)行檔案情報(bào)研究：檔案情報(bào)研究是在檔案進(jìn)行調(diào)查研究的基礎(chǔ)上進(jìn)行的一項(xiàng)高層次的服務(wù)工作，這是開(kāi)發(fā)檔案資源為臨床、科研及醫(yī)院管理服務(wù)工作中最佳而又必須做好的工作。④開(kāi)展用戶(hù)教育：為了讓醫(yī)護(hù)人員更好地利用和了解檔案，掌握科學(xué)的方法和途徑來(lái)利用檔案資源，應(yīng)實(shí)現(xiàn)被動(dòng)的“享受服務(wù)”向“自我服務(wù)”型轉(zhuǎn)化，加強(qiáng)對(duì)用戶(hù)的教育培訓(xùn)。⑤實(shí)現(xiàn)檔案資源共享：檔案利用要由傳統(tǒng)的封閉型管理轉(zhuǎn)變到開(kāi)放式管理，打破院際、省際、國(guó)際界線，在上級(jí)部門(mén)統(tǒng)一組織和協(xié)調(diào)下，構(gòu)筑區(qū)域網(wǎng)醫(yī)院檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，做到互通有無(wú)，資源共享，提高醫(yī)院檔案信息服務(wù)工作的深度、廣度。

四、強(qiáng)化服務(wù)效果

（一）開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源為醫(yī)院管理服務(wù)。在從事醫(yī)院管理過(guò)程中，信息管理起著重要的作用。通過(guò)對(duì)檔案資源的分析、研究、開(kāi)發(fā)，將其轉(zhuǎn)換成醫(yī)療信息為醫(yī)院管理服務(wù)。通過(guò)檔案資源的提取，獲得大量的醫(yī)療信息，對(duì)深入研究醫(yī)院管理及合理評(píng)價(jià)醫(yī)療質(zhì)量，強(qiáng)化醫(yī)院管理工作起決定性的作用。為使檔案資源有效的開(kāi)發(fā)利用，必須合理調(diào)整檔案人員結(jié)構(gòu)，首先在三級(jí)甲等醫(yī)院中采取硬性規(guī)定，檔案管理人員應(yīng)按比例引進(jìn)醫(yī)學(xué)院校、衛(wèi)生信息專(zhuān)業(yè)或醫(yī)院管理人員，從事檔案資源的分析、研究、開(kāi)發(fā)利用工作。其次，要掌握衛(wèi)生行政事業(yè)管理，醫(yī)院管理的發(fā)展目標(biāo)，根據(jù)其目標(biāo)的需要，確定檔案資源開(kāi)發(fā)項(xiàng)目。

（二）開(kāi)發(fā)利用檔案資源為臨床醫(yī)、教、研服務(wù)。醫(yī)院檔案管理人員要更新觀念，適應(yīng)醫(yī)學(xué)科學(xué)的高速發(fā)展，改變傳統(tǒng)檔案管理被動(dòng)的提取服務(wù)方式，增強(qiáng)檔案管理信息意識(shí)，疏通檔案管理渠道，開(kāi)拓檔案管理新形式，走出檔案室，經(jīng)常與臨床科室溝通，聽(tīng)取意見(jiàn)，密切關(guān)注學(xué)習(xí)動(dòng)態(tài)，了解臨床醫(yī)、教、研內(nèi)容，確立正確的檔案資源研究課題，開(kāi)發(fā)可利用檔案資源，為臨床醫(yī)、教、研服務(wù)。為了拓寬檔案資源開(kāi)發(fā)利用的領(lǐng)域，檔案管理人員應(yīng)具備預(yù)測(cè)意識(shí)，注意研究總結(jié)不同目的的利用特點(diǎn)與規(guī)律，提高利用需求預(yù)測(cè)能力。