基于校園網的高校固定資產清查工作探討

孔 濱

曲阜師范大學資產管理處　山東曲阜　273165

基于校園網的高校固定資產清查工作探討

孔 濱

曲阜師范大學資產管理處山東曲阜273165

網絡技術的發展與應用，對實現固定資產的動態化、精細化管理提供了技術保障。結合工作實踐，闡述了高校開展固定資產清查的意義，探討了應用基于校園網的固定資產管理系統，實施高效、規范、常態化資產清查的工作流程，進而以清查促管理，提高固定資產管理水平。

校園網；固定資產管理系統；固定資產清查；固定資產管理

加強固定資產管理，強化資產使用效益，已成為高校內涵發展科學管理的重要組成部分[1]，做好固定資產清查是提高資產管理水平的關鍵一環。網絡技術的應用，實現高校固定資產管理的網絡化和信息化，方便了各院系及職能單位對固定資產的日常管理及查詢等工作，使高校的資產管理工作提高到一個新的水平[2]。因此，在基于校園網的高校固定資產管理模式下，探討便于操作的固定資產清查工作流程，深化資產精細管理，對防止國有資產流失，提高資源配置效率具有重要意義。

1　B/S版高等學校固定資產管理系統的應用

2002年11月，山東省教育廳與濟南國子數碼科技有限公司合作，順利完成高校固定資產管理系統的開發任務，并在全省范圍內推廣應用。我校自2003年開始使用C/S版，于2012年升級為B/S版。

C/S結構，即客戶端和服務器結構，B/S結構為瀏覽器和服務器結構。B/S結構下，用戶工作界面通過WWW瀏覽器實現，大大簡化了客戶端計算機載荷，方便使用，易于維護、升級[3-5]。總的來說，B/S版本的高校固定資產管理系統主要有以下特點。

1.1全面性

按教育部的分類要求，高校的全部固定資產被分為了十六大類。將物質屬性不同的十六大類資產全部納入本系統進行管理，不僅方便了用戶操作，而且能生成反映全部十六大類固定資產全貌的賬、表、卡體系。

通過校園網，學校資產管理處可以利用該系統對固定資產實施有效的管理和掌控，并且與各二級單位的資產管理員利用同一套軟件系統參與固定資產管理，徹底解決了原來部門之間資產管理脫節的難題。

1.2高效性

通過校園網實施業務管理操作，提高了工作效率。用同一套軟件，可以實現教育部的十六大類資產分類與財政部的十大類、六大類資產分類的自動轉換，使得資產管理處與財務處的賬表之間保持一致，從而徹底解決了學校資產管理部門與財務部門之間對賬難的問題。系統可以將數據根據用戶的要求導出成Excel文件，方便用戶的編輯和對數據的統計。

1.3嚴密性

根據“人人都管物，物物有人管”的理念，建立嚴密的賬、表、卡體系，將職責、權限落實到每一個單位和使用人；從業務流程到管理范圍，從權限分配到數據庫管理，都建立了嚴格的內控制度。

資產管理處設置系統管理員，負責維護管理系統，并與人事處教職工數據庫對接，保證系統內人員信息的完整和變動及時。為做好“物物有人管”提供前提條件。每一件資產落實到負有管理職責的教職工名下后，就納入了學校的實時管理與監督體系。

1.4規范性

嚴格遵照國家有關財務管理與固定資產管理制度要求，制定了規范的體系結構、業務流程、管理信息項。保證每一件資產都“來源清，去向明”。

2　高校固定資產清查的意義

2.1提高資產使用單位的管理意識

長期以來，高校固定資產管理中不同程度地存在著“重購置、輕管理”現象，較多考慮滿足教學、科研等工作的使用需求，重視對固定資產的采購，而輕視對固定資產的管理。另外，各單位的資產管理員均為兼職，如果沒有資產清查這種具體的工作任務做督促，需要較多時間和較強責任心的資產管理工作就容易被忽視，逐漸形成資產管理邊緣化[1]。對資產使用部門開展資產清查，可以切實提高從學校領導到資產使用人對資產管理的重視程度，提升資產管理員的業務水平。

2.2及時糾正賬、卡、物不一致的現象

近年來，由于高校快速發展，院系合并、搬遷，機構調整，人員流動頻繁，使得固定資產建賬賬戶比較混亂，賬、卡、物不一致問題較為突出，給固定資產管理帶來比較大的難度。只有定期對固定資產進行實地實物清查梳理，把發現的問題及時解決，才能保證管理系統內的信息(賬)、條碼標簽(卡)以及實物三者一致，為學校摸清了家底，為進一步提高資產管理效率提供保障。

2.3做好資產預算的前提條件

按照“以存量定增量”的理念，為科學制定全校的資產預算，必須對固定資產清查和定期盤點，及時發現閑置(損壞嚴重)、待報廢等類型的固定資產，第一時間收回并處置，核實各單位資產的有效存量情況，為學校資產預算的編制提供科學、可靠的依據。資產清查出可用的且閑置的固定資產，可以及時進行調劑，從源頭控制資產的投入，進而優化資源配置，減少資產重復購置和浪費現象。盤虧處理工作，可以有效防止民用性強的固定資產成為個人物品的可能，并減少因頻繁轉借造成資產中途遺失，不知所蹤的現象。

3　方法原理

3.1前提條件

基于校園網的高校固定資產管理系統的應用，為實現固定資產的動態化、精細化管理提供了技術保障，提高了工作效率。財務處、資產處、設備處、圖書館等歸口單位共同把關，將符合固定資產標準的每一件資產都準確錄入管理系統，確保學校固定資產的無遺漏入賬，責任到人。

3.2實施原理

學校固定資產的數量可利用數學公式描述：

式(1)中，n表示名下有資產的教職工的人數，C表示每人名下的資產數，n和C都可以從管理系統內提取。

由公式可以看出，將每人名下的固定資產(C因子)清查清楚以后，固定資產清查工作即可宣告結束。實施固定資產清查時，以使用人為綱，動員全員，全員參與，教職工自掃門前雪，可以提高固定資產清查效率和準確性。

4　基于校園網的固定資產清查的工作流程

4.1確定固定資產清查的模式

按照“由簡到繁，逐步推進”的原則，選擇資產總量相對較小的機關部處，進行詳細認真的清理清查，再清理文科院系，最后清查實驗較多的理工科院系。梳理清楚在帳固定資產的狀態(分為：在用、閑置、待報廢、丟失等)，對在用資產做到賬、卡、物一致；對閑置資產進行調劑；對待報廢資產及時走報廢程序，收回處置；對丟失資產進行登記上報。

4.2實施固定資產清查的步驟

第一步：布置工作。發通知給單位負責人，同時，從資產管理系統里面打印出其單位每位教職工名下的資產明細(見表1)，將通知和明細一起交予受清查單位。

表1　資產卡片列表

第二步：單位自查。根據打印出的資產明細，固定資產使用(管理)人找到自己名下的實物資產，并在前面劃“√”；未找到的劃“×”。

第三步：確定固定資產現狀。實物資產找到后，資產信息發生變化的，在資產列表的相應位置的空隙處進行標注(涉及使用人和存放地點)；條碼標簽脫落的，到資產處補打標簽。

第四步：資產處核查驗收。驗收組對已完成自查的單位進行檢查驗收。驗收方式：固定資產使用(管理)人和資產管理員隨同驗收組成員清查，對每人名下劃“√”的資產進行逐件清點，核實資產卡片列表的信息。(賬、卡、物信息核對)確定資產的性質，分為：在用、閑置、待報廢、丟失等。

第五步：反饋信息。驗收結束后，由管理員操作高校固定資產管理系統，將資產明細表中標注改動的信息反映到資產管理系統中，辦理資產信息變動。

第六步：出清查報告。內容包括：(1)賬上資產總數；(2)確定在用資產數，并調整精確這部分資產的信息；(3)確定閑置和待報廢資產數，并進行單位間調劑和報廢處置，做好賬務處理；(4)列出丟失資產數，進行匯總上報學校。

4.3解決固定資產管理方面的具體問題

在清查過程中應做到以賬查物，以物核賬，賬物相對。

(1)確保固定資產責任到人。學校人事調動、職工退休等工作進行后，有些單位未及時辦理資產交接，使得有些固定資產無法找到責任人[6]；另外，個別資產管理員錄資產建賬時不認真，新購置固定資產隨意放在某一教職工名下，這些現象都極易造成管理混亂。因此，清查時應明確每件(批)固定資產的責任人，確保責任人清楚自己名下的資產和應擔負的管理職責。

(2)明確固定資產存放地點。由于使用單位多次搬家等原因，一些固定資產的存放地點改變，尤其部分儀器設備，更是經常被搬動，而資產管理員沒有及時跟蹤了解，這樣不利于固定資產的交接與日常管理。清查過后，應確保固定資產的存放地點準確無誤。

(3)做好查缺及查閑置工作。對有賬無實物的固定資產進行賬面盤虧整理，記錄詳細原因，做好備案，并同時告知使用單位和使用人，清查結束后統一追究責任；對已損壞或因陳舊無法滿足正常教學、科研等工作需要的資產，驗收組應督促各單位走報廢程序，避免積壓，占用寶貴的辦學空間；對閑置不用或使用率極低的資產，需在清查表上明白標注，待清查結束后，將該類資產從使用單位剝離，并由資產管理處統一調劑或收回存放，調撥給需要的單位使用，提升資產使用效益和資產配置效率。

(4)保證條碼標簽的完備。條碼標簽是聯系賬表與實物的橋梁，是資產清查的重要依據之一，需要嚴格要求條碼標簽的完備性。對因年代久遠或搬動過程中揉搓等原因造成條碼標簽脫落的固定資產，認真核對其他指標性信息后，用記號筆在實物上標出其資產編號，需立即到資產管理處進行補碼，并粘貼到實物上。

5　鞏固資產清查成果　提升資產管理水平

5.1建立和完善各項規章制度強化執行力度

解決好資產清查所暴露出的問題，必須加強制度建設，做到有章可循，并強化對規章制度的執行力度。為此，學校出臺了《曲阜師范大學固定資產管理辦法》《曲阜師范大學固定資產損壞、丟失賠償辦法》。對清查單位發放資產清查告知書，分清問題類別與性質，區分責任歸屬，提請責任單位和使用人注意。根據規定，對屬個人責任或單位管理不善造成損壞、丟失的，采取兩種賠償方式：一是賠償現金，二是賠償實物，即按同型號資產的現行市場價賠償，也可以買同規格型號的實物補上。

5.2表彰資產管理的先進單位與個人提高管理積極性

固定資產的管理實際上是對人的管理，即強調人的因素和責任意識。資產管理工作只有得到高校各級領導和廣大教職員工的支持，各項工作才能順利進行。在學期末或年終開展資產管理員培訓與交流活動，共同熟悉業務，交流心得，總結教訓，為進一步做好資產管理工作積累經驗。清查結果作為考核、評價各單位及其資產管理員對固定資產管理情況的重要依據，將各部門固定資產管理情況納入部門、科室、個人年終考核指標，表彰與獎勵先進，通報批評落后[7]，切實提高單位和使用人的資產管理積極性。

6　結束語

固定資產的清查不應是一項臨時性任務，而應該制度化與常態化，納入資產管理的常規工作范疇。每次固定資產清查，從宣傳動員，到實施清查，再到清查后的工作總結，整個過程起到很好的宣傳和教育作用，可以強化領導和教職員工的資產管理意識和產權意識。基于網絡化平臺的固定資產管理系統的應用，為實施嚴密的資產清查提供了技術保障，在清查的實踐過程中，不斷總結經驗，探索事半功倍的操作方式，必將使固定資產的管理趨向科學、規范、高效、全面。借助計算機網絡，采用一些新技術，如射頻識別(RFID)技術[8]，進一步提高資產清查的效率與準確度將是未來的發展方向。

[1] 王曉華.高等學校固定資產清查工作探析[J].實驗室研究與探索,2011(8):118-120.

[2] 鄒鴻雁,閆雯玲,楊洛.基于校園網的高校固定資產管理系統的探索與研究[J].科教文匯,2010(10):178.

[3] 張良銀.淺論C/S和B/S體系結構[J].工程地質計算機應用,2006(4):20-23.

[4] 樊勝. C/S與B/S的結構比較及Web數據庫的訪問方式[J].情報科學,2001(4):43-445.

[5] 劉紅梅.基于C/S和B/S體系結構應用系統的開發方法[J].計算機與現代化,2007(11):52-54.

[6] 左玉生,林俐,孫岳明.強化資產清查工作，提高資產管理水平[J].實驗技術與管理,2011(9):210-212.

[7] 焦海山,賈文圣,金振宏.應用資產管理軟件開展高校儀器設備資產清查與長效管理[J].中國現代教育裝備,2012(5):38-41.

[8] 由繼紅.RFID技術在高校固定資產管理中的應用[J].實驗技術與管理,2012(8):200-202.

Discussion on the Checkup of Universities' Fixed Assets Based on Campus Network

Kong Bin
Assets Management Department, Qufu Normal University, Qufu, 273165, China

With the development and application of network technology, there is technical support to realize dynamic and meticulous management of fxed assets. Combining the working practice, the signifcance of the checkup of universities' fxed assets is described, and discusses how to make use of the fxed assets management system of university based on campus network, to check fxed assets effciently, standardly and routinely. Meanwhile, the level of fxed assets management should be improved by these kind of work.

campus network; the fxed assets management system; the checkup of fxed assets; fxed assets management

2015-11-16

孔濱，碩士，實驗師。

曲阜師范大學科技計劃項目(編號：xkj201528)。