EXCEL在小微企業管理應收賬款中的運用

【摘要】利用EXCEL可以幫助小微企業對應收賬款數據處理、數據分析和輔助決策起作用。在處理龐大數據時，用手工方法統計需要花費大量時間，甚至出現錯誤，運用EXCEL可以快速、準確的得到計算結果，可以使復雜的工作變得簡單，提高工作效率。

【關鍵詞】EXCEL ?小微企業 ?應收賬款

一、應收賬款定義

應收賬款（Receivables）是指企業在正常的經營過程中因銷售商品、產品、提供勞務等業務，應向購買單位收取的款項。

應收賬款是伴隨企業的銷售行為發生而形成的一項債權。因此，應收賬款的確認與收入的確認密切相關。應收賬款賬戶在設置明細賬進行核算時可以按購入的不同種類貨物和接受勞務的各個單位來分類。會計人員做賬時，對收進的存款一般確認為應收賬款。

企業持續經營發生的各種資源耗費需要用收回的應收賬款來彌補虧空，而收不回來的壞賬企業也應采取相應措施，催收所欠賬款。當企業面臨無法收回所欠賬款的情況時，應早做準備，對符合壞賬條件的應收賬款按規定程序報批審核后，將該賬戶轉為壞賬損失科目處理。

二、應收賬款處理方式的現狀及問題

應收賬款管理是企業一項非常重要的工作，在以往手工方式下，這項工作非常繁雜。通過總結企業應收賬款管理的流程，能夠使用EXCEL快速、高效的完成工作，大大縮短工作流程，簡化工作步驟。

目前，大部分小微企業在處理應收賬款時還是停留在手工處理階段，數據處理復雜，浪費時間。還有部分企業購買專業系統軟件來進行處理，但是購買系統也存在問題，會存在不適合本公司財務處理的細枝末節，但是要進行自行開發也是困難重重：首先，成本高，投入資金大;其次，系統漏洞多，需要請專人維護系統，人力成本高。因此，使用EXCEL來進行應收賬款管理，操作簡便，方便管理，而且使用EXCEL能夠根據公司情況設置工作表，自行增減項目。但是使用EXCEL處理應收賬款，如果基礎表格設計不正確，必要項沒有設計錄入，數據錄入后沒有進行規范整理，復雜計算還是使用原始手段，沒有靈活運用函數簡化計算，對數據沒有進行分析，總結，那么，對應收賬款的處理也沒有幫助。因此要根據正確流程來處理應收賬款。

處理流程圖

三、EXCEL處理應收賬款流程

（一）設計基礎表格

1.客戶基本情況表。根據企業應收賬款管理需要，建立如表1所示的客戶基本情況表，統計客戶公司的基本信息，再根據基本情況表來進行設計后續的應收賬款匯總表，賬齡分析表。如表1所示中，新建一個表格命名為客戶基本情況表，然后在表中新建一個表格，輸入客戶名稱，地址，聯系人，電話號碼等相關信息。如果在實際的操作過程中，可以根據自己公司的情況進行適當的增加減少項，這張表格的資料填寫是否齊全是以后查詢客戶信息的必要條件。客戶信息表將與其他工作表建立關聯，減少重復輸入工作。

表1 客戶基本情況表

2.應收賬款匯總表。

應收賬款匯總表截圖

在EXCEL工作簿中新建工作表命名為應收賬款匯總表，第二行輸入序號、公司名稱、發票號碼、開票日期、付款期限、到期日期、應收賬款金額、已收金額、未收金額、到期提示等項，項目可以自行設計增減。

3.壞賬準備計提比例表。

表2 壞賬準備計提比例表

建立一張表格，在表頭處輸入標題，適當地調整一下行距。然后在表格第二行輸入逾期天數和計提比例，接著像表2那樣依次輸入天數和計提比例。

4.賬齡分析表。

賬齡分析表截圖

新建工作表命名為賬齡分析表，表名就是賬齡分析表，第二行依次為公司名稱、發票號碼、到期日期、未收金額、是否到期、過期天數和壞賬準備。要在建立表格時候注意的是第二和第三行要分析需不需要進行合并。

（二）整理不規范數據

應收賬款匯總表中的數據是根據公司交易所發生的賒銷記錄進行填寫的。在操作過程中需要注意的是單元格格式的設置，像開票日期和到期日期這些都是需要設置日期格式的，因為到期日期=開票日期+付款期限，所以要正確設置單元格格式。選中目標單元格，對單元格格式進行修改，把格式改為“日期”。付款期限加上開票日期就是到期日期，對計算到期日期很關鍵，且付款期限作為天數，把它設置為大于0的整數。因此，根據這些需求，我們在設置付款期限時可以設置數據有效性。具體操作為：先選中付款期限這一列，然后單擊“數據”菜單下的“數據有效性”，有效性條件為允許“整數”，數據“大于”，最小值為“0”。在此基礎上還可以設置出錯警告，在輸入不符合條件的數據時，會彈出提示信息“請輸入大于0的整數”。設置數據有效性給在未來操作時對輸入正確的付款期限數值提供了保障，在出錯時能夠及時發現，大大降低了手工輸入錯誤的概率。應收賬款金額和已收金額都是手工輸入的，但是未收金額是需自行計算，只要設置一個公式就可以完成計算，即未收金額=應收賬款金額-已收金額。

賬齡分析表中的數據大部分可以引用之前應收賬款匯總表中的數據，公司名稱、發票號碼、到期日期和未收金額都在應收賬款匯總表中出現過，對數據進行引用，減少重復輸入，減輕工作。公司名稱=應收賬款匯總表D20，D20是在應收賬款匯總表中的單元格地址。

僅僅把數據填寫到EXCEL表格中還不行，要對數據進行規范整理。適當美化及刪除不需要的行列。擁有規范的應收賬款匯總表對之后的數據提取和數據的分析都有著至關重要的作用。可以通過“排序和篩選”，選擇“自定義排序”，對公司名稱進行升序排序。整理出信息不全的行列，進行完善。還可以套用EXCEL中的表格樣式，進行適當調整，可以讓表格更加美觀。選中表格數據區域，單擊“套用表格格式”，選擇美觀的表格樣式，然后再對行列進行適當調整。

（三）使用EXCEL函數計算指標

Excel中為我們提供了很多內置函數，在應收賬款數據計算時發揮至關重要的作用，減輕了計算壓力。

1.IF函數在Excel中使用頻率較高，它可以對值和目標值進行邏輯比較。IF函數內容符合條件，則執行某些操作，否則就執行其他操作。在使用IF函數時往往會使用嵌套（嵌套是指一個公式中一起加入多個函數）。TODAY函數是返回系統當前日期的函數。

“是否到期”的判定可以使用if函數嵌套一個today函數來確定。具體公式為=IF（$D5>TODAY（），“否”，“是”），如果到日期大于系統確定的當前日期，那么函數會返回“否”，如果小于則返回“是”。需要注意的是絕對引用，在公式自動填充過程中，可能會出現問題，所以通過絕對引用把列進行固定。

2.在計算應收賬款的過期天數即賬齡時，就可以充分利用AND函數。AND函數可以對多個條件進行判斷。

應收賬款的過期天數與之后計算壞賬準備金額有關聯。系統日期減去到期日期如果小于0，把未收金額填寫到“未逾期”，否則顯示空值。如果系統日期減去減去到期日期大于0或者小于30，把金額填寫到“30”單元格下，其他三種過期天數情況也是類似填寫。G5= =IF（TODAY（）-D5<0，E5，""），H5=IF（AND（TODAY（）-D5>0，TODAY（）-D5<30），E5，""），I5=IF（AND（TODAY（）-D5>30，N5< 60），E5，""），J5=IF（AND（TODAY（）-D5>60，TODAY（）-D5<90），E5，""），K5=IF（（TODAY（）-D5）>90，E5，""）。公式填寫之后可以使用自動填充功能，把表格填充好。

3.利用VLOOKUP函數使賬齡分析表與之前設置的壞賬準備計提比例表掛鉤，這樣就可以壞賬準備計提比例表中自動讀取的賬期數據。VLOOKUP函數的功能是，搜索首列滿足條件的元素，返回單元格的值取決于你col_index_num輸入的數字，輸入1時，返回 table_array第一列的數值，值為2時，返回table_array第二列的數值，以此類推。

壞賬準備計算公式為L5=I5*VLOOKUP（I4，壞賬準備計提比例！$A$2：$B$7，2），用賬齡分析表中的未收金額乘以壞賬計提比例，壞賬計提比例通過VLOOKUP函數在壞賬準備計提比例表中查找。在使用VLOOKUP函數時要注意需要查找的數值位于查找區域表格中第幾列。

（四）數據分析

數據分析在應收賬款管理過程中占據很重要的作用，可以給公司經營者提供制定決策有關數據，能夠讓經營者制定合理的措施以降低經營風險。

1.創建餅圖。①打開應收賬款匯總表，按照公司名稱對應收賬款金額進行求和項分類匯總。②Fn+F5定位，對可見單元格進行定位，選中匯總項進行復制，粘貼到空白處。③選中粘貼后的表格，插入餅圖，設置數據標簽格式，把標簽選項中類別名稱打勾。

從餅圖截圖可以看出C公司應收賬款金額占所有客戶應收賬款總額比重最大，D公司占比最小，只有5000。通過餅圖，我們可以直觀明了的看到各公司所占比重，針對C公司占比最大的情形，要多關注C公司應收賬款回收情況，掌握C公司的詳細客戶信息，對其的償債能力營運能力和盈利能力也要進行了解，及時制定保障機制，減少因壞賬導致的損失。對于D公司這樣的情況，可以不用進行重點監督。

餅圖截圖

2.插入數據透視表。數據透視表是集合了數據排序，篩選分類匯總等常用數據分析方法的優點，可以從不同角度去分析數據。數據透視表通過字段在不同位置的放置，能夠得到不同類型的報表。此外，數據透視表也能夠解決EXCEL公式計算速度上遇到的瓶頸。對賬齡建立數據透視表，可以一目了然的看到哪個公司賬齡最長，需要引起重視。①選中數據區域，插入“數據透視表”，放置到新工作表中。②在“選項”中可以啟用經典數據透視表布局，這樣可以把字段在網格中進行拖動，方便操作。③把“公司名稱”、“發票號碼”字段放到行標簽中，右擊“公司名稱”，取消分類匯總公司名稱。把“過期天數”設置為列標簽，右擊“過期天數”，單擊“創建組”，建立0～90的組合，步長為30。把“未收金額”放入數值區域，作為求和項。④套用表格格式，調整表格。

數據透視表截圖

如數據透視表截圖所示，我們能夠清楚看到各個公司的賬齡和未收金額，在此基礎上還可以增加一個字段，就是每個公司未收金額的占比。從表中，不難發現31～60天中的未收金額最多，>91天的次之。因此，該公司要加強對長期應收賬款的管理，防止出現壞賬。

四、總結

EXCEL對管理應收賬款帶來便利，利用EXCEL在對大型數據處理中所起的作用是不言而喻的。EXCEL的分類匯總功能可以快速地對多級同類數據進行分類統計，數據量多時，用手工方法統計需要花費大量時間，甚至可能出現錯誤，運用分類匯總功能可以得到準確的計算結果。EXCEL函數可以進行各種復雜的數學運算和邏輯運算，運用EXCEL函數可以使繁瑣的工作變得簡單，大大提高了工作效率。如果只利用工作表的簡單功能，編制類似賬齡分析表表格也需要耗費大量時間，利用數據透視表功能，可以快速而準確地獲得了想要的表格。數據透視表具有的透視和篩選能力使它的數據分析能力極為強大。EXCEL中的圖表功能也能夠直觀有效的看到分析結果。EXCEL在應收賬款管理中將會發揮越來越重要的作用。

參考文獻

[1]趙妍.淺談企業應收賬款管理.《時代經貿：下旬》，2014.

[2]呂志明.利用Excel加強應收賬款管理.《中國管理信息化》，2005.

[3]倪慶萍.利用Excel數據透視表進行應收賬款分析.《中國會計電算化》，2002.

[4]李世琦.淺談應收賬款風險的成因及解決對策.《中國電子商務》，2014.

[5]袁斯萍.項目群管理中應收賬款管理探討.《現代商貿工業》，2014.

作者簡介：葉景（1995-），女，漢族，浙江金華人，就讀于寧波大紅鷹學院，財務管理專業，研究方向：財務信息化。