新形勢(shì)下高職院校辦公室行政管理工作探析

摘要：高職院校辦公室作為一個(gè)綜合的行政管理部門，對(duì)應(yīng)于不同的工作職責(zé)，它具有以下四大職能：參謀咨詢職能、溝通協(xié)調(diào)職能、服務(wù)管理職能、協(xié)查督辦職能。教育深化改革對(duì)辦公室行政管理工作提出了更高的要求，本文闡述了改善行政管理工作成效的五大措施。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；辦公室；行政管理

中圖分類號(hào)：G717 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2016）48-0012-02

高職院校辦公室是高職院校行政管理的基層部門，同時(shí)也是核心部門，擔(dān)負(fù)著協(xié)助參謀、溝通協(xié)調(diào)、督查協(xié)辦、調(diào)研分析、處理學(xué)院日常事務(wù)等職責(zé)。當(dāng)前，隨著高等教育事業(yè)的迅猛發(fā)展和教育改革的深入展開(kāi)，高職院校辦公室行政管理工作也面臨著諸多挑戰(zhàn)與機(jī)遇，可以說(shuō)挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存。如何在新形勢(shì)下乘風(fēng)破浪，提升工作水平、創(chuàng)新管理機(jī)制是目前需要研究的首要問(wèn)題。

一、高職院校辦公室行政管理工作內(nèi)涵

行政管理是運(yùn)用國(guó)家權(quán)力對(duì)社會(huì)事務(wù)的一種管理活動(dòng)。現(xiàn)代行政管理多應(yīng)用系統(tǒng)工程思想和方法，以減少人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的支出和浪費(fèi)，提高行政管理的效能和效率。高職院校與企業(yè)是完全不同的主體，高職院校的辦公室行政管理工作是為了學(xué)校的辦學(xué)目的服務(wù)的，在這一指導(dǎo)思想下，行政工作應(yīng)該圍繞提高服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行。特別是新形勢(shì)下，教育改革對(duì)管理工作提出了新的要求，而努力提升是唯一途徑，以此為學(xué)校的發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

二、新形勢(shì)下高職院校辦公室行政管理工作的職能

高職院校辦公室是一個(gè)特殊的行政機(jī)構(gòu)，它是學(xué)校的中樞部門，起著承上啟下，連接左右的作用。對(duì)上要做領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，對(duì)下要傳達(dá)重要精神，對(duì)左要督辦協(xié)查，對(duì)右要溝通協(xié)調(diào)，這些工作賦予了它相應(yīng)的職能。在新形勢(shì)下，這些職能又會(huì)較以往有所轉(zhuǎn)變，筆者將結(jié)合多年實(shí)際工作中得到的體會(huì)進(jìn)行闡述。

1.參謀咨詢職能。當(dāng)前，高職院校的決策依據(jù)已不再是依靠經(jīng)驗(yàn)獲得，而更多的是通過(guò)民主討論，科學(xué)分析得來(lái)。在這個(gè)過(guò)程中，辦公室會(huì)有很多機(jī)會(huì)參與其中，辦公室人員不再只是被動(dòng)接受領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，更需要轉(zhuǎn)變觀念，主動(dòng)關(guān)心學(xué)院的重大事項(xiàng)，積極思考，提出新思路，想出新辦法，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參考。首先要注意材料以及信息的收集，這些離不開(kāi)實(shí)際調(diào)查，有調(diào)查才有發(fā)言權(quán)，因此辦公室人員要主動(dòng)與學(xué)院其他部門溝通，要多向兄弟院校學(xué)習(xí)交流，這些都要在平時(shí)工作中積累。辦公室人員要對(duì)收集的資料和信息進(jìn)行分析加工，將其中最能反映事物本質(zhì)的資料整理成案，提供給領(lǐng)導(dǎo)；其次是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策。公室人員要及時(shí)精準(zhǔn)的把握上級(jí)部門傳達(dá)的核心思想，時(shí)刻關(guān)注現(xiàn)階段學(xué)院工作重心的進(jìn)程，結(jié)合國(guó)家方針政策與學(xué)院的當(dāng)前狀況，提出切實(shí)可行的對(duì)策和思路。

2.溝通協(xié)調(diào)職能。高職院校辦公室，作為連接校內(nèi)外的紐帶，其基本職能就是溝通與協(xié)調(diào)，即學(xué)校與上級(jí)主管部門、各兄弟院校、有關(guān)合作單位的關(guān)系，學(xué)校內(nèi)部各部門上下左右的關(guān)系，為學(xué)院的發(fā)展?fàn)I造一個(gè)良好的氛圍。首先要做到步調(diào)一致，在商討的過(guò)程中，對(duì)決策有不同意見(jiàn)的同志進(jìn)行解釋，交換意見(jiàn)，有效說(shuō)服；其次要能化解矛盾，如對(duì)對(duì)錯(cuò)分明的問(wèn)題，不能和稀泥，要旗幟鮮明的表明立場(chǎng)；部門利益與整體利益相沖突的問(wèn)題，有時(shí)需要對(duì)部門利益給予一定照顧；部門與部門利益相沖突的問(wèn)題，要對(duì)涉事雙方進(jìn)行勸解，要有大局意識(shí)，相互讓步。再次是需要安排得當(dāng)，每項(xiàng)工作在實(shí)施過(guò)程中能否運(yùn)作順利，在很大程度上取決于安排是否合理得當(dāng)。

3.服務(wù)管理職能。對(duì)于高職院校辦公室來(lái)說(shuō)，管理與服務(wù)是不可分割的。首先是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，做好參謀助手，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安、處理相關(guān)事務(wù)，認(rèn)真完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)；其次是為各部門以及所有教師服務(wù)，高職院校辦公室承擔(dān)著文件管理、檔案管理、印章管理、傳真收發(fā)、會(huì)議室安排等任務(wù)，所有這些都是具有服務(wù)性質(zhì)的工作，在工作中，每個(gè)辦公室人員都應(yīng)該樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，盡最大的努力讓服務(wù)對(duì)象滿意。再次是為學(xué)生服務(wù)，高職院校辦公室作為學(xué)校的行政管理部門，最要不得的就是“衙門作風(fēng)”，也就是說(shuō)在面對(duì)學(xué)生訴求時(shí)，不能“擺架子，甩臉子”，從某種意義上講，辦公室人員的態(tài)度將直接影響學(xué)生對(duì)學(xué)院行政管理部門以及教師的印象，這就要求辦公室人員在服務(wù)中應(yīng)做到一視同仁，熱情周到。

4.協(xié)查督辦職能。高職院校辦公室作為基層管理部門，在實(shí)際工作中行使著協(xié)查督辦的職責(zé)。首先要對(duì)各部門以及相關(guān)人員在現(xiàn)階段所負(fù)責(zé)的工作了如指掌，同時(shí)要立足于學(xué)校全局利益，隨時(shí)了解各項(xiàng)工作任務(wù)的進(jìn)展，并且要關(guān)注完成質(zhì)量；其次如果發(fā)現(xiàn)執(zhí)行部門或有關(guān)人員在無(wú)充分理由的情況下無(wú)故拖延工作，辦公室要做出適時(shí)提醒并督促實(shí)施，同時(shí)要如實(shí)的向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以便于領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況做出其他調(diào)整。

三、新形勢(shì)下高職院校辦公室行政管理工作的改進(jìn)措施

1.關(guān)注并重視辦公室工作。高等教育的發(fā)展使得高職院校辦公室的工作變得越發(fā)重要。作為領(lǐng)導(dǎo)層，尤其要重視辦公室工作，要認(rèn)識(shí)到辦公室行政管理工作對(duì)于整個(gè)學(xué)校發(fā)展的重大意義，要優(yōu)先建設(shè)和發(fā)展辦公室。辦公室因?yàn)槠渚C合性和全面性等特性，在實(shí)際工作中可委以重任，讓辦公室人員得到更多的鍛煉。高職院校辦公室行政人員地位低、待遇低、表彰少、評(píng)職稱難，這些從某種程度上都會(huì)影響辦公室人員的工作積極性，進(jìn)而影響辦公室行政管理工作的成效。因此要建立健全的考核制度，將考核結(jié)果與干部任用選拔、工資待遇以及職稱評(píng)聘掛鉤，從而激發(fā)辦公室人員的工作積極性。

2.建立完善的規(guī)章制度。高職院校辦公室的工作繁雜、頭緒多且面廣，還常常會(huì)面對(duì)很多突發(fā)性和臨時(shí)性的任務(wù)。完善的規(guī)章制度可以幫助辦公室人員做到忙而不亂，井井有條。結(jié)合OA系統(tǒng)，辦公室行政管理工作的流程建設(shè)是勢(shì)在必行的，印章使用、檔案查詢、文件運(yùn)轉(zhuǎn)、會(huì)議室安排、車輛管理等，一旦制定出完備的工作須知以及辦事流程，發(fā)文至全院范圍，都將大大提高辦公室行政管理工作的效率以及效用，真正做到有章可循。同時(shí)也要注意在實(shí)際的使用過(guò)程中，聽(tīng)取各方面的意見(jiàn)和建議，根據(jù)實(shí)際狀況進(jìn)行調(diào)整、改善。

3.明確辦公室職責(zé)。在討論高職院校辦公室職能時(shí)，都知道辦公室具有參謀助手的作用，而在實(shí)際工作中，大部分辦公室工作都是被動(dòng)的，遇到問(wèn)題時(shí)，更多的是選擇緘口不言或者附和領(lǐng)導(dǎo)意愿。在服務(wù)過(guò)程中，關(guān)注細(xì)節(jié)，抓小放大，督辦不力是一直存在的問(wèn)題。辦公室作為同等行政級(jí)別的部門，在進(jìn)行溝通時(shí)常常會(huì)有無(wú)力感。因此辦公室行政管理工作要想高效完成，必須要明確職責(zé)。職責(zé)明確，辦公室人員才能放心大膽的干，工作熱情高漲，精神面貌煥然一新，業(yè)務(wù)能力得以提升，這些對(duì)于學(xué)校各部門的行政管理工作都具有指導(dǎo)意義，對(duì)學(xué)校的全面發(fā)展有著不可低估的作用。

4.規(guī)范辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置以及分工。大部分高職院校都是由以前的中專校升格而來(lái)的，很多都是根據(jù)傳統(tǒng)沿用以往的機(jī)構(gòu)設(shè)置。通常是黨委辦公室和院長(zhǎng)辦公室合署辦公，甚至有的還會(huì)包括外事辦。在復(fù)雜多樣的機(jī)構(gòu)設(shè)置下，辦公室人員常常身兼數(shù)職，特別是遇到臨時(shí)任務(wù)，往往會(huì)一邊負(fù)責(zé)文件運(yùn)轉(zhuǎn)以及督辦工作，一邊還要負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)接待；一邊做著會(huì)議記錄，一邊還要做會(huì)場(chǎng)服務(wù)。多重身份、職責(zé)不明晰就會(huì)造成工作混亂的局面，出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)相互推諉，因此要求辦公室要層次化管理、崗位設(shè)置規(guī)范化、分工明確化。例如有的學(xué)校在辦公室下面設(shè)行政科、綜合科、秘書(shū)科，在科室下面又會(huì)設(shè)置具體崗位，做到人與責(zé)相對(duì)應(yīng)。這樣才能做到權(quán)責(zé)明晰，杜絕推諉，有效提升辦公室行政管理工作的效用。

5.加強(qiáng)對(duì)辦公室人員的培訓(xùn)。高職院校辦公室作為一個(gè)學(xué)校的職能部門，不僅是從事行政管理工作，還是學(xué)校的形象和窗口部門，即首先是教師，然后才是行政管理人員。辦公室人員的素質(zhì)直接反映出一個(gè)學(xué)校行政管理水平以及辦學(xué)水平的高低。校領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)辦公室人員參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)給予肯定和支持，拓寬眼界，提升能力，強(qiáng)化素質(zhì)，才能更好為學(xué)校的發(fā)展提供服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

高職院校在從中專校升格以后，經(jīng)歷了全速發(fā)展時(shí)期，在這個(gè)過(guò)程中，高職院校的辦公室行政管理工作摸索出了一些經(jīng)驗(yàn)，但是還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。新形勢(shì)下，如何更好的為實(shí)現(xiàn)學(xué)校的辦學(xué)目標(biāo)服務(wù)、如何促進(jìn)學(xué)校的全面發(fā)展等問(wèn)題的思索，對(duì)辦公室行政管理工作提出了新的要求。只有關(guān)注并重視辦公室工作、建立完善的規(guī)章制度、明確辦公室職責(zé)、規(guī)范辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置以及分工、加強(qiáng)對(duì)辦公室人員的培訓(xùn)，才能真正建立起一支“能戰(zhàn)斗、會(huì)戰(zhàn)斗”的辦公室行政管理隊(duì)伍。

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