集裝箱碼頭企業借助SAP優化內部控制系統的實踐及啟示

莊宗磊

摘要：內部控制是企業進行自我調節和約束的重要內在機制。隨著ERP系統在集裝箱碼頭企業的廣泛應用，如何利用信息化手段整合和優化內部控制系統已成為眾多集裝箱碼頭企業信息化過程中面臨的突出問題。文章簡要分析了當前我國集裝箱碼頭企業信息化概況，并且結合實際情況，提出了集裝箱碼頭企業借助SAP優化內部控制系統的啟示。

關鍵詞：集裝箱碼頭企業 內部控制 SAP系統 啟示

完善、高效的內部控制系統是現代企業提升內部管理水平，提高運營風險防范能力的有力保障。隨著信息技術的不斷發展，ERP系統在集裝箱碼頭企業的廣泛應用，如何利用信息化手段整合和優化內部控制系統已成為眾多集裝箱碼頭企業信息化過程中面臨的突出問題。本文通過對集裝箱碼頭企業內部控制系統的關鍵業務控制程序進行分析，總結其利用SAP系統進行內部控制系統優化的實踐，以期為集裝箱碼頭企業運用信息系統優化內部控制系統提供借鑒。

一、集裝箱碼頭企業信息化概況

集裝箱碼頭企業主要經營集裝箱港口裝卸及海鐵聯運、倉儲、堆存、拆裝箱等集裝箱相關業務。隨著集裝箱運輸的高速發展，市場競爭壓力的不斷加大，為滿足碼頭作業及管理的需要，提高信息化管理水平已成為現代集裝箱碼頭企業必備的經營條件。因為諸多歷史原因，全國集裝箱碼頭企業管理信息化水平參差不齊，大部分企業都是在生產經營過程中逐步建立會計核算、物資管理以及碼頭管理相關信息系統，且相關系統各自獨立運行，系統間集成性不強，缺少集中統一的信息管理平臺。

鑒于之前的會計核算系統與其他業務管理系統沒有實現實時全面集成，導致集裝箱碼頭企業各信息系統之間出現了“信息孤島”現象，為此，相關企業非常重視ERP系統的應用。SAP因其強大的數據提取與集成功能，并且覆蓋了企業的財務、采購、庫存、生產、商務等各個方面，實現了上述模塊的全面集成，所以較多集裝箱碼頭企業均上線運行了SAP系統。在SAP實施過程中，相關企業對其原有的物資管理、商務計費系統等相關業務流程進行了重組與優化，以滿足SAP系統運行的控制要求。

通過實施SAP，集裝箱碼頭企業不僅實現了業務流程的有效集成，而且在內部控制系統優化上也取得了顯著效果。利用SAP系統的實時集成功能，將原有的物資管理、商務計費系統數據及時導入SAP，并對原系統核心業務流程進行全面重組與固化，同時將物資系統、商務計費系統的關鍵控制點前移，進一步強化了生產物資、業務收入的管控力度。通過SAP與內部控制的深度整合，集裝箱碼頭企業優化了內部控制系統，提高了內部控制系統運行的有效性。

二、集裝箱碼頭企業的物資管理、商務計費控制流程

因為集裝箱碼頭企業內部控制是以物料消耗、業務收入管控為重點，所以要實現內部控制系統的優化，必須要借助信息化手段對企業物資管理、商務計費控制流程進行重組與整合。相關企業在SAP項目實施過程中，對以上業務控制流程進行了全面梳理分析，重新制定了物資管理、商務計費業務流程，通過開發物資管理、商務計費系統接口，將相關業務系統控制流程嵌入到SAP系統中，實現了企業主要控制程序的集成化，強化了物資管理、商務計費的控制效果。

集裝箱碼頭企業物資管理、商務計費控制流程如下：

（一）物資管理控制流程

1、物資采購管理

一是企業所有供應商檔案必須上報集團進行審核，只有經審核批準后的供應商才能錄入SAP系統，進行日常物資采購業務；二是鋼絲繩、輪胎、潤滑油、柴油等大宗生產物資采購由集團指定供應商，進行物資集中采購管理；三是采購申請嚴格按照企業采購管理規定進行逐級審批，確保所有采購業務均得到有效控制；四是采購入庫物資必須與采購申請一一對應，并將采購入庫單實時傳入SAP系統，以有效控制庫存規模；五是供應商發票必須在SAP系統應付賬款模塊中與相關入庫單逐一進行校驗核銷，以確保應付賬款信息的準確性。

2、物資領用管理

一是所有生產物資的領用申請必須按企業物資領用管理規定進行相關審批；二是物資管理人員根據批準的申請單在物資系統中編制物資出庫單，同時將出庫單實時傳入SAP系統，傳入系統后，物資系統不能再對出庫單進行任何更改，若需更改，必須提交相關批準手續，并先將SAP系統信息進行更改后，方可在物資管理系統對物資出庫單進行相應更改。

（二）商務計費控制流程

1、計費賬單管理

一是所有碼頭作業賬單計費后，均實時傳入SAP系統，確保作業收入確認的及時性；二是計費賬單傳入SAP系統后，商務計費系統即不能對原賬單進行修改，若需進行修改，必須提交相關批準手續，且須先將SAP系統信息修改后，方可在商務計費系統中對原賬單進行修改，以保證計費賬單信息的一致性。

2、費用發票管理

一是所有碼頭作業費用發票開具后，均實時傳入SAP系統，確保應收賬款確認的及時性；二是費用發票開具后，實時將相關發票號寫入SAP系統對應計費賬單中，以動態監控費用發票開具的及時性；三是客戶賬款回收后，須在SAP系統應收賬款模塊中按發票號逐一進行應收賬款核銷，以強化客戶應收賬款的管理。

三、集裝箱碼頭企業內部控制系統優化的顯著效果

集裝箱碼頭企業之所以能夠實現內部控制系統的全面優化，主要是因借助于SAP系統，利用信息化手段整合和優化內部控制系統關鍵業務控制流程，實現了以下內部控制目標：

（1）通過SAP系統，對企業信息系統進行了全面、整體的科學規劃與設計，構建了高度一體化的信息管理平臺，消除了信息孤島，提高了企業經營管理效率。

（2）優化、重組了企業主要業務流程，將生產經營管理流程、關鍵控制點和處理規則融入企業業務管理系統中，實現了手工環境下難以實現的控制功能。

（3）通過SAP系統，完成了企業各業務模塊之間的銜接，強化了內部信息集成和共享，完善了內部信息報告系統，提升了企業經營管理決策水平。

（4）利用SAP系統的靈活性與開放性，實現了企業內部控制系統與原有信息系統嵌入式的全面集成，為企業內部控制工作的持續完善和優化奠定了堅實基礎。

四、集裝箱碼頭企業內部控制系統優化的啟示

（一）科學規劃，有序推進

對于集裝箱碼頭企業而言，因為企業所處發展階段的差異性，信息化水平與內部控制體系建設基礎的多樣性，企業應根據自身的特點與生產經營情況，科學制定企業內部控制系統建設目標，合理規劃企業信息化發展藍圖，有序實現企業管理信息系統的全面集成。切不可一味追求信息系統的先進性與內部控制系統建設的完善性，進而導致企業的生產經營缺乏靈活性，最終成為制約企業科學發展的障礙。

（二）重組流程，有的放矢

鑒于集裝箱碼頭企業原有內部控制系統沒有與業務流程實現完全融合，要借助ERP系統實現內部控制系統的全面優化，勢必需要對企業原有業務流程進行全面梳理分析，并對不符合內部控制要求的關鍵業務流程進行重組，以充分利用信息系統的可集成性，將內部控制融入公司經營管理和業務流程中，進而提高內控制系統建設的效率和效果。不能本末倒置，對原有業務流程不進行有效重組，而讓ERP系統去適應原本不符合企業內部控制要求的業務流程，出現“為了上ERP而上ERP”的現象。

（三）全員參與，從心出發

內部控制貫穿于企業決策、執行與監督的全過程，覆蓋了生產經營的所有業務和事項，可以說全員參與是決定企業內部控制成敗的關鍵。特別是在實施ERP系統后，企業原有內部控制程序及業務流程的改變是在所難免的。在此過程中，企業必須高度重視全體員工的培訓教育工作，讓所有員工都積極參與到“改變”中來，統一員工思想，提高內控意識，使所有員工從內心真正接受“改變”。

（四）強化領導，爭做表率

內部控制系統建設事關企業經營發展目標的順利實現，ERP實施項目亦是企業的“一把手”工程。在利用信息系統進行企業內部控制系統優化過程中，從信息系統規劃設計、系統選型，到業務流程重組、權限控制等工作，都需要企業領導的科學決策。為確保SAP系統的順利實施、內部控制系統的不斷優化，除企業領導的高度重視與鼎力支持外，企業也成立了由領導擔任組長，信息、財務、物資、操作以及商務等相關部門經理擔任副組長，上述部門指定專人擔任組員的SAP項目工作組，企業領導定期參與解決相關工作中出現的問題與困難。正是這種領導帶頭表率作用帶動了企業全體員工參與SAP項目實施與內部控制系統優化工作的積極性，并將企業內部控制系統優化的思想融入到每個員工的工作實踐中。

（五）資源整合，信息共享

利用信息化手段整合和優化內部控制系統是企業內部控制體系建設的重要內容。SAP系統將企業的碼頭管理系統、物資管理系統以及商務計費系統同內部控制系統進行整合，形成企業整體的管控體系，實現信息共享。在該整合模式下，SAP系統徹底打通內部控制系統與業務管理系統的阻隔，將內部控制完全融入到企業的管理決策和日常經營活動之中。

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