檔案管理工作的規范化和標準化

◎王瑜

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檔案管理工作的規范化和標準化

◎王瑜

檔案管理工作是一個相對復雜的檔案整理工作，檔案管理工作的規范化和標準化有助于提高檔案管理水平，提高工作效率和質量。檔案管理的主要工作意義是便于以后工作中需要查找檔案，實現檔案規范化和標準化是現代化檔案管理工作的必然要求。本文從多個方面對檔案管理工作的規范化和標準化進行了深入的分析研究，總結出了檔案管理的重要措施，以促進檔案管理工作現代化的發展。

檔案整理工作相對比較繁瑣，且枯燥無味，主要的工作內容是對檔案資料和數據的收集及整理，并對檔案數據的完整性和安全性進行日常的維護。傳統的檔案管理工作主要是靠管理人員人工分類整理，工作量較大，隨著科學技術的不斷發展，計算機技術得到了很大的應用，檔案管理工作現代化的發展要求，需提高檔案管理工作的規范化和標準化，提高檔案管理工作的效率和質量。

檔案管理工作規范化和標準化基礎工作研究

檔案管理工作繁瑣性提高了檔案管理工作的難度，對于檔案管理工作要遵循其規范化和標準化管理原則，保證檔案資料和數據的完整性和安全性，便于檔案資料和數據的搜尋。檔案的前身是公文，公文制發對檔案管理有著一定的影響力。公文紙質的質量決定著檔案資料的存放時長，對檔案資料的安全性和完整性有著重大影響。檔案紙質的尺寸規格要統一規范，便于存放和檔案室資料質量的整潔性。在檔案的標準過程中不易使用容易褪色的筆種或墨水，要考慮到后續長久保管，保證字跡經過長時間保存仍然清晰如初。

公文檔案標題要明確，不可采用簡化的形式進行標注，要經過多方審核審批公文標題的準確性，根據公文標題對檔案進行分類整理。根據檔案整理需求，對檔案的文中要規范化和標準化，制定統一的標準，方便后續檔案的查找。

檔案管理工作人員的規范化管理

檔案管理工作人員是檔案整理的執行者，其工作素質的培養將關系著檔案管理的規范化和標準化。首先是檔案管理人員專業素養的管理，現代化的檔案管理工作隨著計算機科學技術的應用，進入了信息時代，檔案管理人員要具有專業的操作技術，能夠很好的完成檔案管理工作需求。然后是檔案管理工作的交接，檔案管理人員在工作交接時務必要具有明確性，確保交接工作的完整性，避免交接工作中出現遺漏，不利于檔案資料和數據的完整性。最后要提高檔案管理工作人員的責任感，對于檔案的管理不可馬虎，敷衍了事，要嚴格按照檔案管理的規范性和標準性進行檔案整理，方面以后的檔案查找，保證檔案的安全性及完整性。

管理人員要對管理數據進行及時的清理，一些過期的檔案應及時清理掉，以保證檔案管理的實效性。檔案管理工作的過程是收集數據資料，將數據資料進行整理歸檔、保存管理檔案、檔案清理，這是一個從產生到銷毀的過程。檔案整理過程中也分為多個階段，每個階段都具有相應的實效性和價值作用，對于不同的檔案要采取相應的管理措施，對于失去價值性的檔案及時清理掉，提高檔案管理的工作效率和準確性。檔案管理人員要明確自己的工作內容和目標，規范化管理工作人員的日常工作內容，制定系統化的管理標準，提高檔案管理工作的規范化和標準化。

推進檔案管理工作的現代化管理

檔案管理工作的現代化要求就有必然性，檔案管理工作的繁瑣性和重復性比較嚴重，采用現代化的計算機技術可有效的提高管理工作的效率。制定完善的計算機系統，根據檔案管理的重要程度、層次性、類別性、效率性，制定一套適合檔案管理工作的管理系統，由管理工作人員進行數據錄入和整理，最大程度的完成了檔案管理的規范化和標準化要求。

根據檔案管理的輕重程度逐步推進。計算機在對檔案進行管理時，首先要根據檔案的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所用的卷宗進行順序排列，在檔案使用中可提高搜尋效率，及時的找出所需檔案。檔案管理采用計算機技術的最主要目的，就是要使檔案為社會所用，提高檔案的利用率。

檔案管理層次著錄分析研究。檔案管理著錄要具有層次性，可根據檔案的情況分為案卷級著錄、文件組合級著錄、文件級著錄。分層標準是案卷級著錄的，是一些利用價值不高，反映問題相對單一的檔案；文件組合級著錄的是多個文件反映同一個問題的檔案，這些問題具有相似性，可分為組合的形式進行著錄；文件級著錄是一個文件反映多個問題，以及文件具有較高的利用價值。分層著錄極大程度的降低了檔案管理的人力、物力、財力的使用，提高了管理工作的效率。

根據檔案類別進行分類管理。檔案管理分類根據檔案的屬性：時間、內容、標題、人名、地址等，按照一定的規律進行分類，這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎，可減少著錄環節的工作內容，大大提高了著錄的效率。

尋找關鍵詞代替主題詞，提高管理工作效率。檔案管理關鍵詞代替出題詞，很大程度的提高了工作效率，在檔案搜尋過程中對于檔案的主題詞往往沒有關鍵詞來的熟悉，從提名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯關鍵詞進行標識。

通過上述現代化計算機技術在檔案管理工作中的應用，可見檔案管理工作的規范化和標準化的重要性，它決定著檔案管理的整潔性、完整性和安全性，以及檔案管理工作的效率。

計算機科學技術的應用于檔案管理工作，不僅提高了檔案管理工作的效率，對檔案資料的完整性和安全性有著重要的作用。加強檔案管理工作人員的規范性，提高管理人員的工作素質，規范化和標準化的管理檔案，保證了檔案的質量。對檔案數據及時進行更新清理，將過期的檔案清理出去，保證檔案的實效性。完善計算機檔案管理系統，采用高科技的檔案管理技術，減輕了檔案管理人員的工作壓力，提高了工作效率，最大化的保證了檔案數據的完整性、實效性和安全性。

（作者單位：鎮賚縣人力資源和社會保障局）