高校校友檔案管理的價值、問題和對策

◎呂璐璐

高校校友檔案管理的價值、問題和對策

◎呂璐璐

高校校友檔案管理應該具有服務于學校和校友的雙重價值功能。當前校友檔案管理中缺乏對校友檔案的常態(tài)化收集管理，對校友檔案的開發(fā)利用不足以及校友檔案管理的功利性凸顯等問題。校友檔案管理需要注重檔案資料的收集，強化檔案資料的開發(fā)利用和提升檔案資料的服務功能。

高校校友檔案管理具有重要的價值

高校校友檔案管理就是把高校的在校生和畢業(yè)生的各種信息資料通過收集歸類整理成規(guī)范的檔案信息的過程，包括校友在校學習工作期間形成的各種歷史記錄檔案的收集整理，校友離校后的工作生活事業(yè)狀況以及校友向?qū)W校捐贈的個人檔案等。高校校友校檔案管理有著重要的價值功能，完整的校友檔案管理對學校和對校友都有著重要的價值。

利用校友檔案，服務于校友發(fā)展。完善的校友檔案記錄了校友在校期間的成長過程，是對校友在學校期間表現(xiàn)的一種肯定和證明。校友在離開學校以后的工作生活中可能還會需要有學校提供其在校期間的一些原始檔案記錄，比如學籍注冊、學業(yè)成績等相關(guān)資料信息。如果缺乏完善的檔案資料管理將會增加校友在以后工作的困難。特別是在當前整體就業(yè)比較困難的情況下，通過對校友檔案信息的整理收集，可以為校友提供一系列跟蹤服務，比如持續(xù)關(guān)注那些在就業(yè)工作中的弱勢群體，為其提供力所能及的幫助就有利于校友的快速成長。而且校友本身也有一種內(nèi)在歸屬感的需求，雖然離開學校但是他仍然在不停的關(guān)注于學校的發(fā)展，如果學校檔案管理部門能夠通過一定的方式告知校友學校正在發(fā)生的點滴變化，必然會增加校友的內(nèi)在歸屬感。

利用校友檔案，服務于學校發(fā)展。校友是學校發(fā)展的一種重要資源，不僅可以利用校友捐贈為學校發(fā)展提供資金支持，而且可以利用校友檔案促進學校發(fā)展。學校可以利用優(yōu)秀校友檔案為在校學生樹立一種榜樣，增強其學習動力。學校檔案管理部門把優(yōu)秀校友在學校期間的和工作期間的風采、先進事跡、工作業(yè)績等信息資料，制成展板、光盤、圖文畫冊， 并以各種形式組織師生觀看， 讓在校生了解校友取得的優(yōu)異成績， 進一步增強成才的信心，為在校大學生樹立了學習的好榜樣。優(yōu)秀的校友是學生的楷模學習的對象，通過收集到的檔案資料反饋給在學的學生能夠增加其學習的動力。學校還可以從校友檔案中了解校友綜合情況， 邀請優(yōu)秀校友回母校參與教學、管理工作， 聘請合適的校友擔任校外輔導員， 參加學校組織的學生座談會， 對在校生進行人生教育、就業(yè)指導、傳授工作經(jīng)驗， 介紹他們的創(chuàng)業(yè)經(jīng)歷， 盡可能幫助學生解決一些思想問題和實際問題。

當前高校校友檔案管理中存在的問題

缺乏對校友檔案的常態(tài)化收集管理。校友日常學習生活工作中的檔案資料的收集是完善檔案信息資料的前提，校友在校期間的各種原始檔案資料詳細記錄了學生在學校期間的學習和生活情況，對于學生來說是一種寶貴的回憶和記錄。但是當前我們的檔案管理部門在檔案收集上存在一些問題。首先，校友檔案資料數(shù)據(jù)不完善，檔案資料的收集過于簡單粗暴。對于校友檔案資料的收集主要側(cè)重于學生學籍等重要信息檔案的收集管理，而忽視了日常生活的一些重要原始檔案資料的收集，比如學生在大型藝術(shù)節(jié)、運動會、科研活動、社會實踐活動等具有代表意義的活動照片等同樣具有重要的檔案價值。只側(cè)重于文字資料檔案收集而忽略了圖片、視頻、語音等原始檔案資料的收集，只側(cè)重于特殊時期（比如校慶時期）檔案資料的收集而忽視常態(tài)化檔案資料的收集。其次，檔案收集后缺乏檔案資料的及時整理歸類保存和檔案資料的信息更新。對于收集的檔案資料如果不及時歸類整理保存就容易遺失，就體現(xiàn)不了檔案資料的原始價值，如果不對校友的各種處于變動中的檔案資料進行更新就會出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資料的錯誤。再者，缺乏對已畢業(yè)校友檔案資料的保存管理收集。當前學校在校友檔案管理中存在一些不負責任，對校友的檔案管理漫不經(jīng)心，缺乏對校友檔案的跟蹤管理。比如學生一旦畢業(yè)無論其是否落后工作崗位或有新的檔案接受部門，學校為了減輕檔案管理的負擔就會直接把其檔案退回原籍，可能會造成學生檔案資料的丟失。

對校友檔案的開發(fā)利用不足。校友檔案資料的收集整理只是校友檔案管理工作的一方面，校友檔案的開發(fā)利用才是校友檔案收集的最終目的。高校校友檔案的開發(fā)利用對于學校來說是一種寶貴的資源，不僅能提供學校改革發(fā)展需要的人才智力資源，還能提供物力、財力、信息、社會關(guān)系與社會美譽等資源。當然這一切都是潛在的資源。如果我們對于收集起來的檔案資料置之不理讓其處于沉睡狀態(tài)，那就是對校友檔案資料的極大浪費。比如學校管理部門可以利用優(yōu)秀校友檔案資料再現(xiàn)優(yōu)秀校友當年的學習生活工作風采，給予在校大學生更多的正能量的思想政治教育，可以邀請優(yōu)秀校友回到學校開展講座服務于學校的科研教學，同樣也可以聯(lián)絡(luò)校友對學校進行捐款等。同樣也可以利用校友檔案對畢業(yè)的校友進行跟蹤服務，繼續(xù)為其職業(yè)發(fā)展提供幫助等。原始的各種檔案資料只有充分的利用讓其服務于學校服務于校友發(fā)展才能使得檔案資料的收集保存管理具有真正的價值。

校友檔案管理中服務功能不足，功利化傾向嚴重。由于高校校友工作往往把校友視為高校的人力資源、教育資源、財力資源，因此偏重于強調(diào)校友檔案在爭取校友支持、開展學生思想政治教育、豐富校園文化等方面的現(xiàn)實利用價值和利用手段，體現(xiàn)了以高校自身為指向的校友檔案價值觀。因此學校在校友檔案的開發(fā)利用中，相對于利用檔案資料服務于校友的功能，學校更傾向于校友對學校的回報功能，從校友身上索取挖礦的功能凸顯，都是以母校需求來指導工作，工作目的功利化十分明顯。當前在校友檔案的管理工作中更多的強調(diào)利用校友檔案開發(fā)校友資源、服務學校發(fā)展，具體的校友工作是以以母校的需求來開展，如校慶時需要校友捐錢捐物，每年安排畢業(yè)生實習、安排工作等，在校友檔案管理中我們更多的強調(diào)高校校友資源是高校取之不盡、用之不竭、世代延續(xù)的寶貴資源，是高校的一種無形資產(chǎn)，希望能夠充分利用校友資源服務于學校的發(fā)展。因此在實際的檔案管理工作中，檔案管理部門更注重整理收集具有一定社會地位的校友檔案信息，主要下大功夫整理從學校走出的名人校友的檔案，而有意或無意的忽視了一般校友的檔案管理工作，這是典型的嫌貧愛富功利化的檔案管理行為。當然從學校的角度，建立校友檔案，開發(fā)校友資源服務于學校并沒有過錯，畢竟優(yōu)秀校友的檔案有著更多的價值，但是還應該從校友主體性的角度，滿足廣大校友的需求，避免檔案管理功能的單一化。一方面我們利用校友檔案服務于學校，另外我們也需要利用校友檔案更好的服務于校友，檔案管理工作既要滿足于學校發(fā)展的需要，同時也要滿足于校友的需要，特別是從學校走出來的處于弱勢群體層面的校友更需要學校對其未來發(fā)展的持續(xù)關(guān)注以及提供力所能及的幫助。如果學校能夠及時的掌握校友的各種檔案資料且伸出援助之手，解決校友生活工作的困頓，就會增加校友對學校的認同感和歸屬感。實際上一般校友檔案資料的收集和整理才體現(xiàn)學校檔案管理工作中的以人為本服務于校友的理念。

高校校友檔案管理的策略

注重校友檔案的收集整理。收集工作是開發(fā)利用的前提和基礎(chǔ)， 要保證校友信息數(shù)據(jù)庫資料的完整和準確， 需要有大量的歷史數(shù)據(jù)和匯總數(shù)據(jù)。這就要求在校友檔案資料的收集中需要注意靜態(tài)檔案信息整理和動態(tài)檔案信息并重，重要檔案信息和一般檔案信息并重，確保檔案信息的翔實完整。在檔案資料收集的過程既要關(guān)注學籍學業(yè)等原始重要檔案的收集，還要注意日常生活中體現(xiàn)校友風貌風采的檔案資料的收集，既要關(guān)注文字文本資料檔案的收集，還要關(guān)注語音視頻圖片等資料的收集，既要關(guān)注在校校友檔案資料的收集還要注意已離開學校校友的檔案收集，既要關(guān)注知名校友的檔案資料收集還需要注意一般校友檔案資料的收集。既要注意保存已經(jīng)收到的各種校友檔案資料還需要對校友檔案資料信息進行動態(tài)更新。特別是隨著校友持續(xù)不斷的流動，需要密切關(guān)注校友檔案信息的變化，不斷更新檔案資料使這些檔案信息具有真實的價值。而且由于檔案是更易受損的物質(zhì)，而且一旦發(fā)生實體破壞的現(xiàn)象，將造成無法挽回的損失。原始的書面校友檔案一般只能起到通訊錄的作用，在編研校友檔案的基礎(chǔ)上，還需要建立并應用校友檔案開發(fā)校友檔案互動網(wǎng)絡(luò)平臺， 校友檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化。

注重校友檔案的開發(fā)利用。校友檔案管理中要注意檔案資料的收集保存和利用并重。完整的檔案資料只有得到充分的利用才能體現(xiàn)檔案存在的價值，校友檔案管理的價值在于其得到有效利用，在于服務于學校發(fā)展，服務于校友發(fā)展。當前校友檔案管理中要兩手并重，一方面強化校友檔案信息的收集整理保存，檔案部門要通過各種方式各種手段完善校友檔案的數(shù)據(jù)資料，另一方面強化檔案信息的開發(fā)利用，讓具有靜態(tài)特征的檔案資料充分發(fā)揮動態(tài)的功能，通過檔案資料增加校友和學校之間的良性互動，不斷服務于學校發(fā)展和校友發(fā)展。

注重校友檔案的雙重服務功能。校友檔案管理中要服務于校友和服務于學校并重。在校友檔案管理中要以人為本，以服務于校友作為建立校友檔案資料的第一要務，其次才是服務于學校發(fā)展。服務于校友就需要充分的關(guān)注校友生活學習工作中的點滴，加強對校友的情感關(guān)懷，加強對校友工作生活的支持，時刻關(guān)注校友的發(fā)展，加強校友與學校之間的溝通與互動，讓已經(jīng)畢業(yè)的校友能夠享受于在學校時同等的待遇。特別是對于處于發(fā)展低潮期困惑期迷茫期的校友亟須母校在多方面予以關(guān)懷，如果母校能夠幫助他們在人生的道路上走得更順利， 通常而言，老校友都會非常感懷，一旦母校需要，大都會盡心盡力。所以服務于校友本身也就是服務于學校，兩者并不矛盾，因此在檔案的開發(fā)利用，應以校友為本，一切從校友的需求出發(fā)，為校友提供熱誠服務，幫助校友建功立業(yè)。當然服務于校友的同時也增加校友對學校的認同歸屬感，最終服務于學校發(fā)展，實現(xiàn)校友和學校的合作共贏。

（作者單位：南陽農(nóng)業(yè)職業(yè)學院學生工作處）