基于高校學生檔案管理中隱私權保護的問題

◎趙靜

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基于高校學生檔案管理中隱私權保護的問題

◎趙靜

高校學生檔案管理中的隱私保護問題，不僅局限于檔案的公布，在學生檔案材料的搜集、利用過程中都涉及隱私權保護的問題。在學生檔案管理中，針對隱私權保護機制的規范與完善，建議通過不斷加強檔案立法工作、建立檔案利用管理制度、建立高校個人檔案專門機構，保護學生的檔案隱私。

高校檔案信息不斷開放，已為社會廣泛利用，但“檔案作為一種特殊的信息載體，在管理利用過程中不僅涉及到利害關系人的知悉權，更關系到當事人的隱私權”。檔案管理過程中，檔案部門作為管理者，其職責不僅包括滿足查閱人對檔案信息的合法查閱和利用需要，也包括有效保護檔案主體的隱私權，防止信息的不當泄露。因此，在信息化的今天，檔案資料的網絡化，檔案信息當事人的隱私問題也日益凸顯。

高校學生檔案管理的現狀

高校學生的隱私權是指高校大學生在校期間依法享有的與社會公共權益無關的對自身學習、工作和生活等私人信息、私人活動和私人空間自主支配的人格權。比如，每個人的身份證號、家庭出身、父母收入、生理缺陷、疾病及不幸遭遇等都屬于個人隱私，這些均記載與體現在個人檔案中。

我國法律對個人信息隱私權的保護采取的是一種間接的、零散的保護方式，這就導致了高校檔案管理中對學生隱私保護的薄弱。近年來，隨著高校自主管理權的擴大，高校基于管理和教育的需要，從學生檔案中了解個人信息，就要保證檔案的保密性。然而，部分高校存在著泄露學生檔案信息的情況。不管是檔案管學生檔案材料的收集出現擴大化、缺失、偽造等情況，雖然這些問題只是局部理部門無意泄露學生的檔案信息，還是個別檔案管理者的有意為止，學生檔案被不合理公開和利用的現狀在客觀程度上或多或少地損害了學生的隱私權。法律的空白，理論的缺失，現實的無奈，使得高校加強檔案隱私管理與保護工作迫在眉睫。

調查發現，雖然檔案相關立法不盡完善，但是高校從提升檔案管理人員素質和加強業務管理的角度采取了相應的措施，切實保護了學生的隱私權。

該措施可分類總結如下：

在學生檔案整體管理方面，高校檔案管理部門建立了學生檔案材料接收、查閱或借閱、移交登記等有效的管理制度。

在學生檔案查閱程序方面，高校檔案管理部門嚴格執行，要求所查閱學生檔案的個人或部門，須持有關部門的證明、介紹信并經學院負責人簽字審批方可查閱的目的性審查程序。借鑒一般檔案的管理要求，規定閱檔時不得涂改內容、勾畫、添加批語、損壞檔案材料；不得將檔案內容向無關人員傳播；未經允許不得轉抄或復印；不得查閱與其沒有利害關系的他人檔案。

在學生檔案整理移交方面，學生檔案管理部門要求學生檔案歸檔材料的相關職能部門或組織在向檔案館移交學生檔案材料時，必須當面點清、核查，登記備查，對出現的毀損、滅失等情況，由當事人負責處理。

在學生檔案日常管理方面，學生檔案材料的出具者與管理者不得隨意涂改、杜撰、增刪、抽取學生檔案材料。

此外，各高校也普遍加強了對高校學生檔案管理工作者的管理力度。學校為檔案管理工作者提供檔案業務培訓，明確對從業人員的專業要求，客觀上減少了學生檔案信息外泄的機率。各高校還加強了對檔案管理工作者的監管力度，陸續建立、完善了相關的管理制度，對故意非法泄露學生檔案信息的行為予以嚴厲制裁。

學生檔案管理中的隱私權問題

檔案收集、整理和傳遞等環節受到侵害的問題現象，但是對學生個體和學校群體有著不同程度的影響。對個體學生而言，檔案材料收集范圍的擴大化，容易侵犯學生的隱私權。有些學校在收集檔案材料時，就要求學生明確注明對社會沒有威脅的某些健康狀況，此即對學生隱私權的侵犯和學生心理的傷害。而學生檔案的缺失、偽造，不利于體現其檔案的完整度、真實性，對于需要學生檔案的部門單位而言是不具有參考價值的。

高校檔案館使用的檔案管理軟件，都普遍存在著或多或少的安全漏洞，系統的安全性能存在缺陷，黑客攻擊系統更容易造成信息外泄，學生信息被不法分子利用，其隱私權也就無法得到保證，加之高校檔案館很少有專門負責管理和支持系統網絡的專業技術人員，學生隱私權保護工作更顯薄弱。

在學生檔案的轉遞與托管上，檔案館要負責組織和實施學生檔案轉遞與托管工作中的一切事務，畢業學生就業派遣方案的詳細名冊和檔案轉遞與托管移交具體準確的部門或單位地址等信息學校就業部門向檔案館提供，兩部門的交接不當也容易造成學生檔案信息的泄露。

非法公布和利用學生檔案中隱私內容的問題

非法公布學生檔案中的隱私內容。檔案保管機構的工作人員在檔案管理工作中，違反相關規定，在未經檔案主體同意的情況下，擅自對外提供檔案資料，使學生的隱私權遭到損害。

非法利用學生檔案中的隱私內容。這一方面表現為未經檔案主體收集、復制、利用的行為。例如，檔案機構或者其他主體為實現自身的某些目的，未經許可擅自使用他人檔案中的隱私信息；另一方面表現為商業機構通過信息比對實施的濫用個人隱私，對其展開針對性的促銷活動等行為。

檔案隱私權保護的建議和對策

盡管在高校學生檔案管理實踐中，諸多以加強檔案業務管理為目的的舉措，在客觀上起到了對學生隱私的保護作用，但是仍需要從宏觀上思考學生檔案管理中隱私權的保護規范與機制的完善。具體而言，可以從以下幾個方面入手。

不斷加強檔案立法工作

目前，我國還沒有一部專門針對高校人事檔案知情權和隱私權方面的法律法規，使得高校人事檔案管理部門在處理兩者之間具體問題的時候，常常無所適從，只能依靠檔案管理者個人主觀意愿的判斷，這樣無法對高校檔案主體的隱私權和利益提供完善的保護。特別是涉及學生個人職業生涯、發展前途、就業生活等切身利益的問題，需要一個專門的法律法規加以解決。因此，檔案管理的立法工作迫在眉睫。

建立檔案利用管理制度

把好收集存儲關。對如何收集個人檔案，什么內容的個人資料能夠存儲，收集到的個人檔案如何開放利用等應該做出詳細的規定。

要把好查閱利用關。查閱利用個人檔案時，對必須遵守的規定要做出詳細的要求，任何查閱個人隱私檔案的人都必須有完整的記錄（包括利用的時間、目的和對象等）。當然，在下列情形下，高校公開和利用個人的檔案記錄，不需取得權利人的同意，沒有構成對公民隱私侵犯，如國家安全機關、公安機關等部門為了國家利益、公共利益，必須調閱某人的材料；用人單位核實畢業生身份的真偽；各國大使館、外國院校核實某人的學籍、身份等。

要把好檔案開放關。高校檔案可根據現行法規如《各級國家檔案館館藏檔案解密和控制范圍的暫行規定》，對進入開放期限的檔案嚴格鑒定審查，對任何檔案的公開都必須有完整的記錄，對公開的時間、性質、目的等都必須寫清楚。未達到個人隱私開放期限的要列入控制使用范圍，確保個人隱私不受侵犯。需要強調的是，高校所有學生都應享有隱私權，每個學生在校學習期間的成績、操行評定、違規記錄等與個人有關的檔案，不能隨便公開。檔案機構不得將學生在校學習期間產生的隱私材料透露給無關的工作人員或機構，學生在校檔案只能提供需要知情的合法利用者。

建立高校個人信息保護專門機構

由于高校與學生之間存在管理與被管理關系，學生處于相對弱勢地位。因此，針對高校學生隱私權保護應設立專門的監督機構，才能有效的監督高校對隱私權保護法律法規的實踐情況，及時糾正高校在學生檔案管理工作中侵犯或者可能侵犯學生隱私的行為。可以賦予專門監督機構如下職能：

負責起草檔案隱私權保護辦法。獨立職能部門的重要職能之一就是起草和制定高校學生檔案信息保護辦法。同時，對學校制定的與學生隱私權有關的規章制度，提出意見和建議，避免高校因行為不當導致學生個人信息的泄露而發生沖突。獨立職能部門也可以通過公布案例，向師生員工和社會提出自己對某些涉及個人信息的爭議問題的觀點。

負責處理投訴和組織調查。協助學生維護自己的權利。學生在認為發生違法行為時，即可向獨立職能部門提出投訴。獨立職能部門不僅應當有權向校內各信息系統管理人索取信息，而且還應當有權不事先通知管理人而獨立進行調查，以確認個人信息法的規定是否被遵守。相應地，管理人有義務不得阻撓獨立職能部門進行合法活動并有義務提供所有的檢查便利。獨立職能部門在調查過程中發現違法行為時，有權要求信息系統管理人消除違法行為。

進行學生隱私保護宣傳教育活動。宣傳教育是獨立職能部門的主要活動之一。在全校范圍內宣講個人隱私權、個人信息權的基本概念、與其他權利和自由的關系等、保護被侵犯人權利的方法等。

檔案是公民穩私的重要載體,檔案利用與保護公民隱私是一個對立統一體。因此，我們應該更加重視檔案的隱私權保護問題，遇到侵權行為，學生也要積極拿起法律武器保護自己的合法權益不受侵害。

（作者單位：忻州職業技術學院）