辦公自動化在檔案管理中的運用

[摘 要] 伴隨著經濟的發展，社會的進步，我國的電力企業規模在不斷地壯大，業務能力也有所增強，因此信息化對電力企業的檔案管理有了更高的要求。企業需要急切對原有檔案管理系統進行完善，建立起科學高效的新型管理系統，以此提高企業工作效率，從而真正實現以資本為紐帶的管理模式。

[關鍵詞] 辦公自動化；電力企業；檔案管理

[中圖分類號] C931.4 [文獻標識碼] A [文章編號] 1002-8129（2017）02-0063-03

檔案對于企業有著非常重要的作用，是企業的重要信息資源。就目前情況來說，我國企業的檔案管理工作，已由原來的單一管理慢慢地發展到多種類型的檔案管理。近幾年，隨著信息化程度加強，企業越來越重視檔案管理工作，也對其提出更高的要求。

辦公自動化是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，是新技術革命中一個技術應用領域，屬于信息化社會的產物 [1] 。辦公自動化系統主要是為了達到辦公自動化、信息資源化和流程規范化的目的，這樣可以提高企業工作人員的工作效率，給企業檔案管理避免不少麻煩，還可以增加企業利潤。辦公自動化管理系統的核心，是企業公文的處理和行政事務的管理，還包括負責提供信息通知和服務等，因此在企業的檔案管理中發揮著重要的作用。

一、辦公自動化運用對電力企業檔案管理的影響

電力企業在管理人員信息時，通常會采取建立檔案的方式，有的會買一些特定的管理軟件。這些軟件有的并不符合我國的電力企業發展情況，不僅在操作方面有些難度，往往還會出錯，常常達不到預期效果。建立檔案的方法屬于傳統的紙質辦公方式，在科技如此發達的今天，不免顯得落后、效率低下、速度慢，更重要的是較難協調，跟不上日常快節奏的工作，因此在電力企業中，檔案管理的方式運用得效果并不理想，必須加快檔案管理的辦公自動化進程。辦公自動化對于檔案管理的影響如下：

（一）提高檔案管理的效率和質量

在電力企業中，檔案管理的工作主要是對檔案進行搜集、整理、鑒定、統計、收錄等。工作人員在管理時，工作量大，容易出錯，如果把辦公自動化運用到檔案管理中，工作人員就可以利用計算機實現辦公自動化管理，可以提高工作效率。并且，利用計算機處理過的檔案信息存儲在計算機中，回訪資料也變得簡單方便，這都是傳統手工記錄檔案所不可及的。

（二）實現檔案管理的現代化轉型

以前的電力企業，對于檔案的管理有采取保密的方式，一般是檔案的接收和保管，缺乏主動性。而傳統的檔案管理方式讓檔案信息不能被共享，查閱起來困難較大，這樣檔案就被擱置，沒有多大現實意義，而利用辦公自動化技術，可以實現對檔案的共享。檔案管理實施辦公自動化之后，可以避免對檔案進行再描述的麻煩，還可以直接被使用，改變了檔案利用率低的情況，有著很大的現實意義。

二、辦公自動化技術在電力企業中的現實意義

在當今世界經濟和社會發展中，信息化是趨勢所向。信息化可以保障企業從原來的粗放型經驗管理模式轉向以信息技術為基礎的新型管理模式，不僅可以進行科學的數據分析，減少失誤，并且也可以幫助企業在變幻莫測的市場中爭得一席之位，實現企業資源的合理配置，最終實現經濟效益最大化的目標。現代電力企業管理的核心是決策，信息化的自動系統能有效幫助企業領導分析相關數據，做出科學合理的決策，幫助企業降低在決策中的風險 [2] 。

企業在實施辦公自動化的過程中，需要結合企業的實際情況，不僅要考慮到企業的整體架構、技術實現思路和功能細節等，還要做出相應的規劃。因此可以看出，只有把辦公自動化技術應用到電力企業檔案管理中，才可能建立科學合理的管理系統，把工作人員和相關工作統一到一個平臺內，才能實現信息平臺建設，從而提高工作人員的辦公效率和企業領導者的管理水平。

三、辦公自動化運用到檔案管理的建設目標和原則

根據電力企業檔案管理的情況，實施辦公自動化可以幫助領導者有效管理企業的工作人員，保證企業的管理方式可以得到貫徹落實，保障所有的管理都有章可循，這樣可以提高企業的管理水平，全面提高企業的綜合競爭力。同時，辦公自動化的管理系統要求堅持以人為本的理念。

（一）建設目標

1.提高個人辦公效率。根據電力企業的實際人員狀況，把辦公自動化技術運用到檔案管理中，可以對企業人員自動進行的信息篩選，堅持以人為本的理念，選擇最合適的人選去辦公，從而促使電力企業人員提高工作效率。

2.提升工作人員的執行能力和應變能力。企業還需要提高執行力和應變力。辦公自動化運用到檔案管理中，初步實現了信息自動化，但在這其中難免會出現一些突發事件，比如計算機出故障、被病毒入侵等，所以，還要有一定的應變能力。比如，使用“工單管理”的功能，就可以對工單事項進行管理，更可以有效地避免遺漏和疏忽的問題，但還要對工單工作進行監督，從而提升業務部門的執行能力和應變能力。

（二）建設原則

辦公自動化系統是一個信息量大、使用頻率較高的內部系統，在運用到企業檔案管理的過程中，一定要全面考慮，保證系統順利運行。

在辦公自動化系統的設計時，要結合電力企業自身特點和業務要求，要滿足統一規劃，加強合作原則、可升級等需求，還必須適應企業未來的發展需求。為了保障系統實施的安全和規范，在系統實施中必須嚴格符合電力行業的國際和國家標準，并且，還要考慮各種各樣的風險，采取相應的措施，再根據風險的大小，采取相對應的措施，提出最優性能價格比的方案 [3] 。

綜上所述，在電力企業的檔案管理中使用辦公自動化技術是時代發展的趨勢，其不僅改變了傳統的檔案管理方式，具有一定的創新意義，更重要的是還提高了工作人員的工作效率和企業領導者的管理水平，從而節省人力資源，推進電力企業單位“無紙化辦公”的進程。

[參考文獻]

[1]何英.電力企業文書檔案的管理及利用分析[J].黑龍江檔案，2013，（06）.

[2]耿慶峰.辦公自動化在電力企業管理過程的應用[J].信息與電腦（理論版），2013，（10）.

[3]管大力. 辦公自動化在電力企業檔案管理中的應用[J]. 中國科技投資， 2016，（30）.

[責任編輯：曾 菡]