ERP環境下存貨內部控制問題的探究

文/姜明遠

ERP環境下存貨內部控制問題的探究

文/姜明遠

本文在對企業的 ERP 實踐案例進行分析，以存貨的對賬為中心，對ERP系統進行完善，通過對這一系統的完善，進行會計方面的存儲監督控制體系的構建，這樣就能將企業供應鏈的信息實現共享，從而就能是數據信息的質量得到有效的保證，為最終的管理工作也能提供更有利的條件，此外，還可以為企業的決策提供依據準確的存貨信息，使最終決策的可行性得到充分的保證。

ERP；存貨內控管理；商貿企業

ERP是企業資源計劃(enterprise resource planning)的英文縮寫，這一計劃主要應用在制造行業的企業信息管理中，能夠將信息資源、物質資源以及資金資源實現綜合管理，企業在運行管理中使用這一系統，能夠有效的實現對企業內部的人員、信息、貨物以及資金的統籌規劃和管理，是一種將制造、辦公、人力資源管理、財務管理、項目管理、供應鏈管理、客戶服務等實現一體化的企業信息管理系統，供應管理是其中一個分支，是其中的一個應用系統。在需求者以及供應者之間形成一種資金、物流信息共享和經營協調的系統稱之為供應鏈管理，這一系統能夠使供應者和需求者之間的供需關系保證穩定、高效的發展。

供應鏈管理思想是基于物流管理之上的一種模式，不過從起涵蓋的內容來說，已經遠遠超出了物流的范圍，要想第一時間掌握客戶的需求，并且進行相關資源的組織以及供應，及時的為客戶提供服務，就必須對供應鏈上的所有資源進行充分的認識，供應鏈上鎖包含的資源通常情況下包含資金流、物流以及信息流，除此之外，工作流、業務流、以及價值流等也是其中重要的組成部分，供應鏈管理就是將這些內容形成一個完整的系統。

作為企業運運營中最重要的流動資產——存貨，在實際的運行過程中，企業要想保證正常的經營，就需要保證足夠的存貨，但是由于存貨勢必會造成資金的占用，這種情況下，企業的運營成本就會相應的增加，此外，對于存貨的管理以及儲存也會產生一定的成本。因此在企業為了在保證正常運營的情況下，有效的提高經濟收益，就需要將存貨的收益以及成本進行比較，在充分發揮存貨功能的同時降低成本、增加收益，實現收益與成本的最佳組合。

一、ERP環境下存貨管理的特點

ERP系統的出現和應用，強化了部門之間的連接，為所有部門構筑了一個基于ERP統一運作平臺，促進了企業對存貨的管理，主要體現在以下幾個方面：

(一)集成客戶訂單信息。所有的業務信息統一在單一的軟件系統而不是分散在許多不同的、不能相互通信的系統中，這樣企業能實現在同一時刻、不同地點對訂單的追蹤管理，并協調生產、庫存和調配。

(二)標準化存貨編碼使每一種存貨編碼唯一。原始數據只需唯一的一次輸入，就能被有權限的人員共享，且一旦被錄入就不能隨意更改，更改就會留下記錄，大大減少存貨管理中的舞弊現象。

(三)降低庫存。ERP使得生產流程更加流暢，并盡可能提供訂單在企業處理流程中的可視化。這能減少用于生產的原料庫存及在產品庫存，并通過與客戶的協同，減少成品庫存。

(四) 集成財務信息。在實施ERP的企業中，由于每個人都在使用同一套系統，可以創建單一的、不會引起質疑的財務信息。

二、ABC公司實施ERP存貨管理過程中的問題

ABC公司是某上市公司所屬全資子公司。注冊資本6.6億元人民幣。在職員工1500多人，公司主要從事國內外建材貿易，大宗物資交易，住宅精裝修業務。范圍遍及華北、華東、東北、西北地區，在全國擁有廣泛的經營渠道。目前存貨管理中主要存在以下問題：

(一)供應鏈結賬時間與財務結賬時間不一致，造成資產負債表中存貨項目的金額不真實。公司按業務類型分為五大事業部，各部門負責人主管本部經營管理工作，根據部門經理的要求時間結賬。廚衛事業部和新型建材部經營衛浴產品，產品類別多型號復雜，盤點有一定難度，所以部門規定每月二十日盤點，二十日之后的單據則不再交財務做賬。而物流事業部和國際貿易部經營大宗商品，一般情況都是直運業務，月末偶爾會有發出商品。根據以往習慣每月結賬到二十五日，二十五日之后單據則下月再交財務做賬。能源事業部全部都是直運業務，業務與財務結賬時間一致。各分公司的結賬時間由各分公司自行決定。

(二) 財務對存貨的監督職能失效。供應鏈中的存貨明細賬不與財務存貨明細賬對賬，甚至于季末、年末一次也沒有核對過。造成采購發票和入庫單、銷售發票和出庫單的差異被忽略或由于串通舞弊使庫存商品流失。在存貨管理上明顯不足。

盤點是為了保證企業庫存資產的安全和完整，做到賬實相符，對存貨進行定期或不定期的清查，查明存貨盤盈、盤虧、損毀的數量以及造成的原因，并據以編制存貨盤點報告表，按規定程序相關領導審批。批準后做相應調整單調整存貨賬的實存數，以達到賬實相符。

由于有期末存貨的兩部門都為二十日盤點，盤點報告出具后由部門經理審批，自行制作調整單將供應鏈存貨數量與實際數量調整一致，當財務在系統中見到調整單時并不問其具體原因，只是按系統設置模版生成

借：主營業務成本或借：庫存商品

貸：庫存商品貸：主營業務成本的憑證。這不僅造成部門人員串通舞弊無人監督，還會造成采購發票和入庫單、銷售發票和出庫單的差異被忽略。

(三)操作人員操作失誤致使數據錯誤，業務人員不會使用系統，管理人員一直等到財務人員的報表才看本月存貨的變化。這一切都說明對系統的培訓工作不到位。

三、存貨內部控制改進策略

(一)統一各事業部和分公司結賬時間。統一各事業部及分公司供應鏈中存貨系統的結賬時間和財務賬中存貨科目的結賬時間，在季度末和年末必須進行盤點，并查明盤盈、盤虧或損毀原因后進行調整。核實資產負債表中存貨科目的金額。將直采直銷業務錄入供應鏈進行管理，流程按直運業務流程，不僅在各業務節點能進行控制，防止舞弊的發生，并且能為以后的業務分析積累數據。

(二)啟用系統中“庫存管理”中“盤點單”功能，盤點時系統提供多種盤點方式，如按倉庫盤點、按批次盤點、按類別盤點、和對滯銷品盤點等，還可以對各倉庫或批次中的全部或部分存貨進行盤點。盤點單是用來進行倉庫存貨的實物數量和賬面數量核對工作的單據，可以使用空盤點單進行實盤，然后將實盤數量錄入系統，與賬面數量進行比較。

盤點時庫房人員和采購人員進行盤點，財務人員進行監盤，有盤盈或盤虧財務人員要進行復盤。對損毀的商品要明確責任人，經庫房管理者確認責任人賠償金額后，將其調入殘損庫。做如下分錄：借：其他應收款(賠償) 庫存商品(殘損庫) 貸：庫存商品(正常庫)

出具的盤點報告由庫房人員、采購人員和參加監盤的財務人員共同簽字確認后交由主管領導審批，做調整單。同時生成憑證時不能沖減主營業務成本，要先進入待處理資產損溢——待處理流動資產損益科目，領導審批后盤盈沖管理費用，盤虧走管理費用或營業外支出。有供應商多發或少發商品，財務人員應及時與供應商對賬，確認后補發或退還商品，同時調整往來帳金額。

(三)啟用需求計劃模塊精準采購計劃。啟用物料需求計劃模塊，物料需求計劃是用友NC的重要組成部分，是供應鏈的入口，根據預測單和銷售訂單，按供需平衡公式進行運算，確定企業的采購計劃，解決企業采購什么、采購多少、什么時候下采購訂單和需要什么時候到貨等問題。物料需求計劃不僅在采購的數量上給予參考，還可以根據多種單價查看采購計劃所需要的資金預算。在實際采購入庫后，選擇“采購計劃與實際采購差額表”命令，系統列出查詢結果，列明計劃數量與實際數量、計劃金額與實際金額的差額，供采購人員分析使用。

四、結論與展望

基于 ERP 系統的存貨內部控制實際上是借助于強大的信息化手段，在過去手工傳統方式下無法實現的存貨內部控制相關的問題有了解決的可能性，二者的結合，給存貨的管理工作帶來了改善。

(一)從企業對存貨的管理角度看，實現庫存實時信息的跟蹤，管理者可以跟蹤到業務的每一步操作，隨時發現存在的問題，公司的管理成了一個環環相扣的動態的系統。

(二)從決策的角度看，能夠公正客觀的反映出存貨的庫存水平，為管理及決策層對存貨管理的評價及對存貨內控管理的發展提供有益的參考。

[1]林晴.ERP環境下中小制造企業作業成本法的應用研究[D]. 華北電力大學(北京)， 2011.

[2]柳志強.ERP環境下會計信息系統內部控制研究[D].首都經濟貿易大學, 2008.

[3]陳國青,毛基業.管理信息系統—基礎、應用與方法[M].清華大學出版社,2011.

(作者單位：吉林市眾新醫藥有限公司)