檔案管理在促進婦幼保健機構持續發展中的作用

文/山東省日照市莒縣婦幼保健計劃生育服務中心 姚鳳娟

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檔案管理在促進婦幼保健機構持續發展中的作用

文/山東省日照市莒縣婦幼保健計劃生育服務中心 姚鳳娟

【摘要】當前，檔案管理在醫療、科研、行政管理以及教學等活動中發揮著至關重要的作用，跟婦幼保健機構的整體發展緊密聯系在一起。本文主要對檔案管理在促進婦幼保健機構可持續發展的作用進行了簡單探討，希望為相關領域的研究者和工作者提供參考和借鑒。

【關鍵詞】婦幼保健機構；檔案管理；可持續發展

婦幼保健機構的檔案能夠站在不同的角度詳細記錄婦幼保健機構在各個時期、各個背景下發生的重大事件、參與的互動以及取得成績模，是歷史的見證，也為婦幼保健機構的領導者和管理者做出決策作支持，也為婦幼保健機構提高自身醫療技術水平提供了大量的參考資料。

一、檔案管理在促進婦幼保健機構持續發展中發揮的作用分析

（一）有助于婦幼保健機構領導層做出正確決策。通過匯編婦幼保健機構的病例檔案、數字信息等醫療信息和制度，有助于量化分析婦幼保健機構的各個科室工作情況，進而便于對醫療質量、醫患醫療費用的變化進行統計，有助于婦幼保健機構的領導層及時掌握重要數據資料，制定并實施措施，實現婦幼保健機構全面、健康發展。

（二）有助于促進婦幼保健機構的精神文明建設。婦幼保健機構精神文明建設是踐行“三個代表”重要思想，促進自身“三個文明”建設的重要途徑，而醫務人員的醫德和工作積極性的提高又跟醫德醫風建設緊密聯系在一起。而檔案能夠直接反映出每一個婦幼保健機構醫務人員的服務態度、服務質量以及道德水平，有助于婦幼保健機構的管理者及時掌握醫務隊伍的整體情況。

（三）有助于促進婦幼保健機構的后勤建設工作。在婦幼保健機構各項工作開展中，基礎建設是重要的組成部分之一。而基礎建設檔案不僅能夠為婦幼保健機構的規劃、建設以及管理提供詳細的歷史數據，還有助于為各類醫療糾紛和查閱歷史文獻提供基本素材。因此，檔案管理有助于促進婦幼保健機構的后勤建設工作。

二、婦幼保健機構加強檔案管理的策略

（一）從思想上高度重視檔案管理工作。婦幼保健機構要想切實開展好檔案管理工作，首先必須從思想上高度重視該工作。特別是幾年來，隨著我國醫療衛生體制改革的不斷深入，廣大群眾越來越注重檔案信息資源的時效性和價值性，并對運用網絡實現檔案信息資源共享的需求也不斷增多，對檔案的信息化服務要求也越來越高，然而傳統的管理檔案管理模式已經無法滿足人們的需要。在這種形勢下，婦幼保健機構的領導層要順應時代發展趨勢，提高對醫院檔案管理的重視程度，并廣泛利用院內的報刊、電視、廣播、宣傳手冊等積極宣傳檔案管理的重要性和意義，爭取在全院上下營造檔案管理的氛圍，以提高檔案管理人員對檔案管理的認識程度，促使檔案管理工作更加符合新形勢的發展需求。

（二）從管理隊伍建設上提高檔案管理水平。檔案管理水平的高低還在很大程度上取決于檔案管理隊伍整體素質高低，特別是在當前信息社會背景下，信息技術廣泛應用對檔案管理工作人員提出了更高要求，要求其不僅應該具備檔案學、信息傳播學等方面知識，還應該熟悉計算機、信息管理以及辦公室自動化等知識。所以，加強檔案管理必然離不開一支思想素質過硬、專業能力過強的專業人才隊伍。一方面要高度重視對檔案管理專業人才的引進，保證從事檔案管理工作人員必須具備管理相關專業知識和實踐經驗，另一方面婦幼保健機構應該加強檔案管理人員的培訓，要定期組織廣大檔案管理人員參與到檔案管理相關知識的培訓中，幫助其加強計算機技術、檔案數據管理、網絡知識以及信息設備等相關知識，以便更好地為現代檔案信息化建設服務。

（三）實現婦幼保健機構檔案管理的現代化。實現婦幼保健機構檔案管理的現代化可以從以下幾個方面著手：一是要加強婦幼保健機構檔案的保管基礎設施建設，可以設置專門的檔案庫房用于檔案的管理，并配置相應的安全保管設施；二是要加強檔案管理的信息化，摒棄傳統落后的管理手段，充分運用計算機程序管理，并對檔案的收集、整理、產生以及開發利用環節進行監控，實現檔案資源內部局域網，逐步實現檔案資源的共享，全面提高檔案管理的現代化水平；三是構建對應的檔案掃描系統，將傳統由人工錄入資料的方式轉變為由檔案掃描系統掃描錄入，全面提高檔案管理的水平和質量，另外還應該注重對現代化各種信息的收集和整理工作，并充分借鑒其他醫院或者行業信息檔案管理先進經驗，促使婦幼保健機構的檔案管理工作更加規范化和現代化。

（四）從管理制度上加強檔案管理。首先，婦幼保健機構應完善現有的檔案管理制度。檔案部門必須將婦幼保健機構患者病例、文書文件、科研、設備、財務、教學等案卷集中起來，實現統一保管。檔案管理人員要明確檔案集中統一管理制度，自覺樹立起網絡安全意識，保證婦幼保健機構檔案信息安全性，保證檔案能夠得到安全管理和有效利用；其次，要構建科學的管理標準和規范，檔案管理人員要嚴格按照制度和檔案分類標準進行收集、歸檔以及整理，保證醫院檔案管理的標準化和規范化。最后，婦幼保健機構要高度重視電子文件管理制度的建設，并重視電子文件和數據備份管理工作，避免電子文獻和數據被破壞而帶來嚴重損失。

三、結語

綜上所述，婦幼保健機構檔案管理作為記錄婦幼保健機構發展的重要記錄，不僅能夠真實反映出其在不同時期的發展情況，而且還對其未來規劃具有重要的指導作用。不管什么時候，婦幼保健機構都應該高度重視檔案管理工作，并采取有效措施加強檔案管理，進而促進婦幼保健機構的健康、持續、穩定發展。

【參考文獻】

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